von Michael Konetzny, veröffentlicht in Controlling
Buchführung und Inventar beim Jahresabschluss
Buchführung und Inventur sind Basis des Jahresabschlusses. Die Vorschriften zur Buchführung finden Sie im Ersten Abschnitt des Dritten Buches des Handelsgesetzbuches (HGB).
Danach sind gemäß §§ 238 ff. HGB alle Kaufleute i. S. des § 1 Abs. 1 HGB zur Buchführung verpflichtet. Lediglich die sogenannten Kleingewerbebetriebe, bei denen ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb nicht erforderlich ist, sind von der Buchführungspflicht ausgenommen (§ 1 Abs. 2 HGB).
Beachten Sie: Sofern Sie sich als Kleingewerbebetrieb allerdings auf eigenen Antrag in das Handelsregister eintragen lassen, sind Sie als Kaufmann ebenfalls zur Buchführung verpflichtet.
Handelsgesellschaften sind nach § 6 HGB Kaufleute. Zu den Handelsgesellschaften gehören Personengesellschaften des HGB, d. h. die Offene Handelsgesellschaft (OHG) und die Kommanditgesellschaft (KG), ferner die Kapitalgesellschaften, d. h. die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die Aktiengesellschaft (AG) und die Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA). Genossenschaften sind nach § 17 Abs. 2 GenG Kaufleute. Sie sind somit ebenfalls nach den §§ 238 ff. HGB zur Buchführung verpflichtet und haben ein Inventar aufzustellen.
Sind Sie Einzelkaufmann, sind Sie nicht zur Buchführung verpflichtet und müssen auch kein Inventar aufstellen, sofern Sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren Umsatzerlöse von nicht mehr als 500.000 Euro und einen Jahresüberschuss von nicht mehr als 50.000 Euro erzielt haben (§ 241a HGB).
Zwischen den handelsrechtlichen Bestimmungen zur Buchführung und zum Inventar (§§ 238 - 241a HGB) und den Vorschriften zum Jahresabschluss (§§ 242 - 256 HGB) besteht eine deutliche Trennung. Gemäß § 238 Abs. 1 HGB muss Ihre Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage Ihres Unternehmens vermitteln kann. Ihre Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Beachten Sie: Zwar schreibt das Handelsrecht für die Buchführung kein bestimmtes Buchführungssystem vor. Da allerdings zusätzlich zur Bilanz auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt werden muss, empfehle ich Ihnen, nach dem System der doppelten Buchführung zu bilanzieren. Ein einfacher Bestandsvergleich ist nicht ausreichend. Vielmehr sollten Sie den Gewinn beziehungsweise Verlust durch Bestands- und Erfolgskonten ermitteln.
Die Verpflichtung zur Erstellung eines Inventars ist einschließlich der hierfür geltenden Vereinfachungsverfahren und Bewertungserleichterungen in den §§ 240, 241 und 241a HGB geregelt. Danach sind in dem Inventar die Vermögensgegenstände und Schulden grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen.
Das Inventar ist zu Beginn des Handelsgewerbes und danach jeweils zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres "innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit" aufzustellen.
Die Inventur - also die körperliche Bestandsaufnahme - hat grundsätzlich am Bilanzstichtag zu erfolgen. Da sich eine solche Stichtagsinventur in vielen Fällen nicht durchführen lässt, können Sie die Inventur auch in Form einer sogenannten "ausgeweiteten" Stichtagsinventur durchführen, die innerhalb eines kurzen Zeitraums vor und nach dem Bilanzstichtag stattfindet (in der Regel sind 10 Tage vor und nach dem Stichtag üblich und als ordnungsgemäß anerkannt).
Darüber hinaus sind auch die vorverlegte oder nachverlegte Stichtagsinventur sowie die permanente Inventur (vgl. § 241 Abs. 3 HGB) zulässig.
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