Pflege

Fehlzeitengespräche – Schritt für Schritt zu Lösungen

Ein strukturiertes Fehlzeitengespräch ist eine gute Ausgangsbasis, um die Fehlzeitenquote zu reduzieren und Mitarbeitern den Wiedereinstieg zu erleichtern. Für den Vorgesetzten hat es sich bewährt, bestimmte Regeln und Ablaufschritte einzuhalten. Lesen Sie im Folgenden, wie ein solches Gespräch gegliedert sein könnte.

Ziel des Gesprächs

Bei Mitarbeitern mit häufigen oder langandauernden Fehlzeiten durch Krankheit haben sich gezielte Fehlzeitengespräche von Vorgesetzten mit den betroffenen Pflege-Mitarbeitern als bewährtes Instrument bei der gemeinsamen Suche nach Möglichkeiten der Gesundheitsfürsorge erwiesen.

Ziel eines Fehlzeitengesprächs ist es, die besonders belastenden Gründe und Anteile berufs- oder arbeitsplatzbedingter Rahmenbedingungen zu ermitteln. Vielfach haben solche Gespräche zur Folge, dass Fehlzeiten reduziert werden können.

Durchschnittliche Fehlzeitenquote

Eine Krankheitsquote über fünf Prozent an der Bruttoarbeitszeit aller Mitarbeiter im Unternehmen kann als kritisch angesehen werden. Wenn es gelingt, diese Quote unter drei Prozent zu senken, dann ist dies als ein Indikator für ein besonders gutes Betriebsklima zu werten. Darüber hinaus ist damit eine nicht zu unterschätzende Auswirkung auf die Kosten der Einrichtung verbunden, die letztlich auch den Mitarbeitern zu Gute kommt.

Lösungen und Verantwortungsübernahme

Auf der Grundlage einer wertschätzenden Haltung wird nach Lösungen für ein verantwortungsvolles Arbeiten und nach Gründen für mögliche krankheitsauslösende Bedingungen oder Einschränkungen gefahndet. In dem Fehlzeitengespräch gilt es vor allen Dingen krankheitsverursachende Arbeitsbedingungen zu klären und zu benennen.

Aber auch die individuellen Belastungsgrenzen von Mitarbeitern sollten zur Sprache kommen. Oft ist das Fehlzeitengespräch ein erster Schritt in eine systematische Wiedereingliederung. Nicht zuletzt kann durch die Beratungsleistung der Führungskräfte die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Eigenverantwortung gesteigert werden.

Indikation und Umstände

Nach einer längeren Erkrankung, aber auch nach mehreren kürzeren Erkrankungen, wird ein Gespräch zwischen dem erkrankten Pflege-Mitarbeiter und der Pflegedienstleitung oder dem unmittelbar Vorgesetzten stattfinden. Dauer und Inhalt des Gespräches hängt von folgenden Faktoren ab:

  • die Länge der Abwesenheit
  • die Häufigkeit bisheriger Abwesenheiten
  • ob der Grund für die Abwesenheit mit der Arbeitsumgebung zusammenhängt

Das Gespräch findet unter vier Augen statt. Auf Wunsch kann der betroffene Mitarbeiter eine Person seines Vertrauens hinzuziehen. Das Gespräch ist streng vertraulich.

Vorbereitung des Fehlzeitengesprächs

Gliederung

Beschreibung

Bemerkung

Einladung

Nach der Rückkehr des Erkrankten vereinbart der Vorgesetzte mindestens einen Tag vorher einen Gesprächstermin.

 Mitarbeiter ist einverstanden.

Gesprächsvorbereitung

Das Gespräch findet in entspannter Atmosphäre in einem störungsfreien Raum unter Einhaltung der Zeitvorgabe statt.

Gesprächsdauer maximal 30 Minuten

Durchführung

1. Eröffnung
2. Hauptphase
3. Schluss

 

Ablauf des Fehlzeitengesprächs

Gliederung

Beschreibung

Eröffnung

  1. Begrüßung
  2. Erkunden nach dem derzeitigen Befinden
  3. Anlass des Gesprächs erläutern

Hauptphase

Wichtige Dinge, die während der Abwesenheit passiert sind, erläutern, um den Wiedereinstieg zu erleichtern.

 

Ursachen der Abwesenheit unter Berücksichtigung der Länge und Häufigkeit und/oder spezielle Gründe klären.

 

Klären, ob der Grund für die Fehlzeit mit der Arbeitsumgebung zu tun hat.

 

Je nach Dauer der Abwesenheit verdeutlichen:

  1. Konsequenzen für den Betrieb
  2. Auswirkungen auf die Kollegen

 

Aufzeigen, dass der Mitarbeiter als Mensch geschätzt und in der Einrichtung gebraucht wird

 

Suche nach gemeinsamen Lösungen um Fehlzeiten zukünftig zu reduzieren (Arbeitsbedingungen, Führungsstil)

 

Konkrete Handlungsschritte formulieren:
Was können Vorgesetzte tun?
Was kann/will der Mitarbeiter tun?

 

Welche Hilfestellungen können angeboten werden? (Betriebsarzt, Stundenreduzierung)

 

Vereinbarungen treffen

 

Gegebenenfalls Wiederholungsgespräch terminieren

Schlussphase

Zusammenfassung der Ergebnis und Lösungen

Rückmeldung über Gesprächsverlauf

Verabschiedung

Ergebnissicherung

Ergebnisse zusammenfassen: (Gesprächsnotiz)

  1. Termin zu einem Wiederholungsgespräch
  2. Konkrete Rückmeldungen
  3. Vereinbarungen
  4. Lösungen
  5. Art der Hilfestellungen
  6. Spezielle Fortbildungsangebote

Die Aufzeichnung verbleibt beim Vorgesetzten. Der Mitarbeiter kann eine Kopie erhalten. Sie kann bei Wiederholungsgesprächen als Grundlage dienen und wird nach zwei Jahren vernichtet.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Michael Thomsen