Im Rahmen des "Gesetzes zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts" wurde ab Januar 2014 auch die Abrechnung des Verpflegungsaufwandes neu geregelt. Bisher galten folgende Pauschalen bei Abwesenheit vom Heimatort:
- 8 Euro bei 8 bis 14 Stunden Abwesenheit
- 12 Euro bei einer Abwesenheit von 14 bis 24 Stunden
- 24 Euro bei einer Abwesenheit von 24 und mehr Stunden
Diese Pauschalen gibt es nicht mehr. Es wird nur noch ein einheitlicher Satz von 12 Euro gezahlt, wenn die Abwesenheit vom Heimatort mindestens 8 Stunden beträgt. Dennoch muss das Vereinsmitglied keinen Nachteil erleiden, wenn es für den Verein längere Zeit außerhalb des Heimatortes ehrenamtliche Arbeit leistet. Im Prinzip kann jeder Verein frei entscheiden, welche Pauschalen er gewährt. Das Steuerrecht ist jedoch gnadenlos und schlägt im Ehrenamt auch dann zu, wenn es sich um eine Tätigkeit für einen Verein und nicht um eine entlohnte Arbeit für ein Unternehmen handelt.
Wird die Einheitspauschale überschritten, muss das Mitglied unter Umständen die vom Verein gezahlte höhere Pauschale versteuern. Allerdings sind 20 Euro Entschädigung ohne Nachweis bei mindestens einer Übernachtung steuerfrei.
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Abrechnung nach Vorlage von Quittungen
Wenn der Verein es ganz korrekt verbuchen will, wird er nach Vorlage der Belege abrechnen, wobei der Kauf einer Tageszeitung oder ein Strafzettel wegen Falschparkens nicht erstattungsfähig sind. Abgerechnet werden können
- Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bahn und Bus, auch Taxikosten sind erstattungsfähig, zum Beispiel vom Bahnhof zur Unterkunft, wenn keine öffentlichen Verkehrsmittel zur Verfügung stehen. Wer seinen eigenen Pkw für die Anfahrt benutzt, können pauschal 30 Cent pro Kilometer geltend machen.
- Reisenebenkosten wie beispielsweise Autobahn-, Maut- und Parkgebühren.
- Mehraufwendungen für Verpflegung. Je nach Dauer der Abwesenheit können die tatsächlichen Übernachtungskosten über die Vereinskasse abgerechnet werden, notfalls auch geschätzt, wenn die Sachlage klar und glaubwürdig ist. Zu den Übernachtungskosten zählt aber nicht das Frühstück.
Aufwandsspende für den Verein
Wenn Sie als Vereinsmitglied ihrem Verein die Kosten nicht berechnen wollen, haben Sie immerhin die Möglichkeit einen Steuervorteil für sich geltend zu machen, indem Sie eine Aufwandsspende leisten. Sie listen die Kosten auf, verzichten aber auf die Auszahlung. Bei dem Verzicht auf den Ersatz der Aufwendungen handelt es sich nicht um eine Spende des Aufwands, sondern um eine Geldspende, wo Geld fließen muss. Sie gehen auf Nummer Sicher, wenn Sie sich vom Verein zunächst den Betrag überweisen lassen, um ihn dann wieder zurückzuerstatten.
Wenn Sie als Vereinskassier erwägen, eine Spendenquittung für eine Aufwandsspende für erlassene Reisekostenerstattung auszustellen, sollten Sie auch folgenden Artikel lesen:
Spendenbescheinigungen bei gemeinnützigen Vereinen ausstellen.