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Die Organisation großer Projekte mit externen Mitarbeitern bewältigen

Lesezeit: 3 Minuten Viele Aufträge werden heutzutage in Unternehmen in Projektform abgewickelt. Das hat den großen Vorteil, dass sich eine Projektgruppe dezidiert um die Umsetzung eines Auftrages vom Anfang bis zum Ende kümmert. Doch gerade bei großen Projekten reicht oftmals weder die Zahl der Mitarbeiter noch die fachliche Kompetenz im eigenen Unternehmen aus. Dann ist es notwendig, externe Mitarbeiter für eine begrenzte Zeit zu engagieren.

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Die Organisation großer Projekte mit externen Mitarbeitern bewältigen

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Die Projektplanung muss gerade bei großen Projekten sehr detailliert vorgenommen werden. Erst durch eine ganz konkrete Planung ist es möglich, die Anforderungen präzise zu formulieren. Manchmal stellt sich nach der Projektplanung heraus, dass es gar nicht nötig ist, externe Mitarbeiter zu engagieren.

Wenn sich aber zeigen sollte, dass ein Projekt ohne externe Hilfe nicht realisierbar ist, liefert ein Projektplan detaillierte Vorgaben für die Suche nach den passenden externen Mitarbeitern. Auf dieser Basis ist es dann möglich, die passenden Kandidaten anzuwerben und zu engagieren. Das Auswahlverfahren ist besonders wichtig für den Erfolg des Projekts.

Die richtigen externen Mitarbeiter auswählen

Nur durch eine sehr präzise Aufgabenbeschreibung ist es möglich, bei dem Auswahlverfahren die richtigen Bewerber für das Projekt zu finden. Je ungenauer die Aufgabenbeschreibung ist, desto größer ist die Chance, dass letztlich externe Mitarbeiter engagiert werden, die nicht optimal zum Projekt passen.

Bevor also irgendeine Stellenanzeige geschaltet wird oder Headhunter beauftragt werden, sollte die Projektleitung ganz genau definieren, was die externen Mitarbeiter an Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringen müssen. Ein Stellenprofil, so wie es auch bei der Anwerbung interner Mitarbeiter üblich ist, sollte auch bei externen Angestellten auf Zeit die Regel sein.

Durch eine klar umrissene Aufgabenbeschreibung können Sie zudem vermeiden, dass sich die falschen Freiberufler auf Ihre Stellenanzeige bewerben. Das vereinfacht das Auswahlverfahren, denn Sie müssen nicht im Nachhinein zahlreichen Bewerber aussortieren, die überhaupt nicht für das Projekt infrage kommen.

Da ein Bewerbungsverfahren nicht wenig Geld kostet, sollten Sie daran interessiert sein, schon vor den Bewerbungsgesprächen den Kreis der infrage kommenden Bewerber auf ein Minimum zu reduzieren. Das erspart Ihnen viel Arbeit und Zeit, die Sie in wichtigere Aufgaben investieren können. Wenn Sie das Bewerbungsverfahren strategisch planen und durchführen, reichen wenige Tage aus, um auch ein großes Projekt mit externen Mitarbeitern aufzufüllen.

Die fachliche Qualifikation ist nicht alleine entscheiden

Projektarbeit ist immer Teamarbeit. Deswegen ist es enorm wichtig, dass die externen Mitarbeiter sich in ein Team integrieren können. Wenn Sie die Wahl haben zwischen mehreren qualifizierten Kandidaten, sollten Sie deswegen auf die menschlichen Fähigkeiten des Bewerbers achten. Sympathie ist eine subjektive Kategorie, aber nichtsdestotrotz sollten Sie als Führungskraft bzw. Unternehmer dazu in der Lage sein, einen

Mitarbeiter auszuwählen, der vom Charakter her gut in Ihr Team passt. Auch wenn eine Projektarbeit vielleicht nur einige Wochen oder Monate dauert, können enorme Reibungsverluste entstehen, wenn die zwischenmenschliche Ebene im Projektteam nicht gut funktioniert.

Bei externen Mitarbeitern wird dieser Faktor oftmals übersehen, denn schließlich geht es nur um einen überschaubaren Zeitraum. Aber auch in wenigen Wochen oder Monaten ist es möglich, ein Projekt komplett in den Sand zu setzen, weil das Projektteam mit internen Querelen zu kämpfen hat. Oftmals treten diese Schwierigkeiten erst dann zu Tage, wenn es bereits zu spät ist, um noch entscheidende Verbesserungen vorzunehmen.

Die Auswahl eines menschlich und fachlich überzeugender Bewerber ist für das Gelingen eines großen Projektes ein enorm wichtiger Faktor. Da vor allem Achtsamkeit bei der Auswahl notwendig ist, aber kein zusätzlicher Aufwand entsteht, können Sie als verantwortlicher Leiter des Projekts bzw. des Unternehmens nur profitieren.

Mit klaren Aufgaben Strukturen vorgegeben

Ein Projekt kann nur dann effizient erledigt werden, wenn es eine klare Aufgabenverteilung gibt, in der jeder einzelne Mitarbeiter weiß, welche Arbeiten er durchführen muss. Bei externen Mitarbeitern fehlt aber die Erfahrung im Unternehmen, so dass eine besonders präzise Vorgabe notwendig ist.

Ein externer Mitarbeiter muss eine sehr viel klarere und detaillierte Aufgabenstellung bekommen als ein interner Mitarbeiter, der schon viele Jahre selbstständig im Unternehmen ähnliche Aufgaben erledigt. Wenn ein externer Mitarbeiter zu sehr darauf angewiesen ist, eigenständige Entscheidungen zu treffen, kann dies im negativen Fall schwerwiegende Folgen für das Projekt haben.

Eine gute Methode, um einen externen Mitarbeiter in die Strukturen des Unternehmens bzw. des Projekts einzubinden, ist die unmittelbare Zusammenarbeit mit internen Mitarbeitern. Eigentlich sollte dies in einem Projekt selbstverständlich sein, doch oftmals werden externe Mitarbeiter mit Aufgaben betraut, die keine direkte Anbindung erfordern. Dahinter mag der Gedanke stehen, keine zusätzlichen Probleme aufkommen zu lassen.

Letztlich ist es aber für große Projekte viel besser, wenn die externen und internen Mitarbeiter tagtäglich zusammenarbeiten. Dann können in der persönlichen Kommunikation viele kleinere Probleme gelöst werden.

Bei Projekten mit externen Mitarbeitern die private Ebene nicht vergessen

Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens haben täglich die Möglichkeit, sich auch privat näher kennenzulernen. Das ist sehr wichtig für einen verständnisvollen und konstruktiven Umgang miteinander. Da die externen Mitarbeiter diese Möglichkeit nicht bzw. nur sehr begrenzt haben, sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie nicht durch kleine Maßnahmen dafür sorgen, dass weitere private Kontakte entstehen.

Dafür kann ein kleines Firmenfest zum Projektstart sorgen. Vom privaten Verständnis der Mitarbeiter wird letztlich auch die fachliche Ausführung des Projektes positiv beeinflusst.

Viele Unternehmen setzen bei Projekten bevorzugt externe Mitarbeiter ein, die bereits durch frühere Projekte bekannt sind. Dadurch fällt nicht nur das Bewerbungsverfahren für die jeweiligen Positionen weg, sondern auch das Risiko, welches jede Neueinstellung mit sich bringt.

Deswegen sollten Sie daran interessiert sein, mit der Zeit einen größeren Stamm von externen Mitarbeitern aufzubauen, die perfekt für die Projekte geeignet sind, die in Ihrem Unternehmen regelmäßig anfallen. Gute externe Mitarbeiter sollten Sie immer gut bezahlen, denn qualifizierte Freiberufler sind gefragt. Wenn Sie zwischenmenschlich und finanziell überzeugen können, haben Sie gute Chancen, die besten Leute für sich zu gewinnen.

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