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Ziele vom Personalentwicklungs-Controlling erreichen

Lesezeit: 3 Minuten Ziel des Personalentwicklungs-Controllings ist es, den langfristigen Qualifikationsbedarf Ihrer Mitarbeiter auf allen Ebenen Ihres Unternehmens zu sichern. Dabei richtet sich der Qualifikationsbedarf nach Ihren strategischen Zielvorgaben für das Gesamtunternehmen.

3 min Lesezeit

Ziele vom Personalentwicklungs-Controlling erreichen

Lesezeit: 3 Minuten

Hauptaufgabe des Personalentwicklungs-Controllings ist es, vorhandene Qualifikationsdefizite zu erkennen und Qualifikationslücken zu schließen.

Mit dem Personalentwicklungs-Controlling Weiterbildungslücken schließen

Das Personalentwicklungs-Controlling ist eng mit dem Personalcontrolling verzahnt. Ersteres legt den Schwerpunkt darauf, das Ist-Anforderungsprofil der Mitarbeiter mit dem Soll-Profil zu vergleichen und erkennbare Qualifizierungslücken zu schließen. Die erforderlichen Maßnahmen sind dabei vorrangig aus dem Interesse des Unternehmens an Effizienz und Effektivitätssteigerungen zu beurteilen. Allerdings dürfen auch die Interessen der Mitarbeiter nicht außer Acht gelassen werden, da von einer "erzwungenen" Personalentwicklung kontraproduktive Wirkungen zu erwarten sind.

Das Personalentwicklungs-Controlling sollte sich immer von der
Überzeugung leiten lassen, dass – insbesondere bei hochspezialisierten
Arbeitsplätzen – der einzelne Mitarbeiter die speziellen Anforderungen
seiner Tätigkeit am besten kennt und seine frühzeitige Einbeziehung in
geplante Entwicklungsmaßnahmen den Lernerfolg deutlich erhöhen kann.

Die Laufbahn- und Karriereplanung beim Personalentwicklungs-Controlling

Im Rahmen des Personalentwicklungs-Controllings sollten die individuellen Maßnahmen zumindest bei Führungskräften durch eine möglichst klar strukturierte individuelle Laufbahn- und Karriereplanung ergänzt werden. Durch eine solche Kopplung von kurzfristig wirkenden Weiterbildungsmaßnahmen und einer mittel- bis langfristigen Karriereplanung wird die erforderliche Zieltransparenz geschaffen, die für den Mitarbeiter hochmotivierend sein kann.

Dabei sollte sich das Augenmerk des Personalentwicklungs-Controllings sowohl auf die Kosten als auch auf den Nutzen von Weiterbildungsmaßnahmen richten. Weiterbildung um jeden Preis bringt Sie nicht weiter, sodass die Kostenwirtschaftlichkeit von Personalentwicklungsmaßnahmen analysiert werden muss.

Controlling der Personalentwicklungskosten

Die anfallenden Kosten von Qualifizierungsmaßnahmen sollten im Rahmen des Personalentwicklungs-Controllings immer einer genaueren Analyse unterzogen werden. Hierzu bietet es sich beispielsweise an, die jeweiligen Maßnahmen (z. B. externe Schulungen, interne Informationsveranstaltungen etc.) als eigenständige Kostenträger zu definieren.

Hierdurch ist es Ihnen möglich, alle relevanten Kostenarten auf diese Kostenträger zu kontieren und damit sämtliche Einzelkosten der Weiterbildungsmaßnahme zu erfassen. Auf eine Zurechnung der Weiterbildungs-Gemeinkosten sollte das Personalentwicklungs-Controlling hingegen verzichten, damit Fehlentscheidungen durch unnötige Kostenschlüsselungen vermieden werden.

Kostenanalyse im Rahmen des Personalentwicklungs-Controllings

Bei der Analyse der Weiterbildungskosten sollte das Personalentwicklungs-Controlling allerdings berücksichtigen, dass die Gesamtkosten einer Maßnahme in der Regel deutlich höher sein können als die Teilnahmegebühren eines Seminarveranstalters.

In der Regel sind die tatsächlichen Kosten einer Qualifizierungsmaßnahme deutlich höher, wenn man in die Analyse auch die anfallenden Opportunitätskosten mit einbezieht. Zu diesen Opportunitätskosten gehören vor allem die Lohn- und Gehaltsfortzahlungen an die Schulungsteilnehmer während der "unproduktiven" Laufzeit der Schulung.

Bei Inhouse-Veranstaltungen können beispielswiese Raumkosten oder die Kosten des Inhouse-Dozenten zu den Opportunitätskosten gehören. Auch ein entgangener Umsatz kann zu den Opportunitätskosten gehören, die das Personalentwicklungs-Controlling berücksichtigen sollte. Die Gesamtkosten einer Weiterbildungsmaßnahme setzen sich damit zumeist aus den folgenden Positionen zusammen:

  • Honorare (des Seminaranbieters, Trainers etc.)
  • Teilnahmegebühren
  • Reise- und Übernachtungskosten
  • Raumkosten
  • Sachkosten (Übungsmaterial, Literatur)
  • Opportunitätskosten

Bis auf die Opportunitätskosten können Sie in der Regel alle Kosten den jeweiligen Kostenträgern relativ problemlos über die entsprechenden Belege direkt zurechnen.

Die Abweichungsanalyse als Aufgabe des Personalentwicklungs-Controllings

Der kostenträgerbezogene Soll-Ist-Vergleich der Personalentwicklungskosten und die sich anschließende Abweichungsanalyse gehören zu den weiteren Aufgaben des Personalentwicklungs-Controllings. Ohne eine entsprechende Analyse ist eine systematische Wirtschaftlichkeitskontrolle von Maßnahmen der Personalentwicklung nicht möglich.

Abweichungen wird das Personalentwicklungs-Controlling vor allem bei den direkten Personalentwicklungskosten feststellen, beispielsweise bei den Honoraren oder Teilnahmegebühren, aber auch in Form von Zeitabweichungen bei den Opportunitätskosten, wenn die Dauer einer Maßnahme den vorgesehenen Zeitbedarf  überschreitet.

Hat sich die Weiterbildungsmaßnahme gelohnt?

Die Frage, ob sich eine Weiterbildungsmaßnahme gelohnt hat, lässt sich nur schwer beantworten, da objektiv messbare Kriterien nur selten zur Verfügung stehen. Das Personalentwicklungs-Controlling steht daher vor dem Problem, dass sich Nutzengrößen in der Regel nicht direkt erfassen lassen. Nicht immer werden Sie in der Lage sein, quantifizierbare Ziele, wie zum Beispiel die Erhöhung des Umsatzes in einem Verkaufsgebiet durch den Besuch einer Vertriebsqualifizierung zu definieren.

Meine Empfehlung: Das Personalentwicklungs-Controlling sollte bei der Erfolgskontrolle vor allem auf Feedback-Gespräche, Mitarbeiterbeurteilungen durch Vorgesetzte, aber auch Mitarbeiterbefragungen und Lernkontrollen setzen. Auf diese Weise können auch qualitative Ziele der Personalentwicklung beurteilt werden.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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