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Phasen des Kommunikationsprozesses – Wie Sie andere für Ihr Projekt gewinnen

Lesezeit: 3 Minuten Wie Paul Watzlawick bereits treffend formulierte, kann ein Mensch "nicht nicht kommunizieren". Da Sie und ich – und jeder andere – also im Umkehrschluss ständig und ununterbrochen kommunizieren, ist es doch durchaus sinnvoll, sich diesem Prozess einmal näher zu widmen. Im beruflichen kann eine gelungene Kommunikation sogar über ganze Karrieren entscheiden.

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Phasen des Kommunikationsprozesses – Wie Sie andere für Ihr Projekt gewinnen

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Möchten oder müssen Sie nun im Laufe Ihrer Karriere einmal ein Projekt leiten und für dieses vielleicht einen passenden Sponsor finden, so kann Ihnen das in diesem Artikel vorgestellte Kommunikationsmodell behilflich sein. Doch auch, wenn Sie Ihren Kollegen lediglich eine gute Idee mitteilen möchten, können Sie hier erfahren, wie Sie dies am besten bewerkstelligen.

Der positive Kommunikationsprozess ist in insgesamt sechs Phasen zu unterteilen. Diese Phasen verlaufen chronologisch, wobei für einen nachhaltigen Erfolg keine von Ihnen vernachlässigt oder sogar ausgelassen werden darf.

Phase 1 – Informationsangebot

An dieser Stelle soll eine fiktive Situation, in der Sie einen Sponsor für Ihr Projekt finden sollen, als Beispiel dienen.

Sie haben also eine Idee, einen Entwurf oder einen Businessplan entwickelt, von dem Sie nun Ihren Kommunikationspartner überzeugen möchten. Bevor Sie an Ihr Gegenüber herantreten, müssen Sie sich jedoch über ein paar Dinge klar werden:

  • Was sind die wesentlichen Informationen? Schmücken Sie die maßgeblichen Tatsachen nicht mit Anekdoten oder unnötigen Nebenbemerkungen aus. Ihr Gegenüber sollte sofort erkennen können, was Sie von ihm möchten.
  • Was ist besonders relevant für ihr Gegenüber? Analysieren Sie ihr Informationsangebot dahingehend, ob die enthaltenen Informationen nur für Sie selbst oder tatsächlich auch für Ihren Adressaten eine gewisse Relevanz haben. So legen Sie bereits an dieser Stelle den ersten Grundstein für einen positiven Verlauf. Denn wenn Ihr Gegenüber nichts mit der von Ihnen angebotenen Information anfangen und sie nicht zu sich in Beziehung setzen kann, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt.
  • Wie kann man die Informationen attraktiv darstellen? Nach der Filterung Ihres Materials nach den oben genannten Kriterien können Sie nun damit fortfahren, die wirklich wichtigen Dinge in ein attraktives Wortgewand zu kleiden. Damit soll Ihnen nicht zu Beschönigungen geraten werden, sondern lediglich zu einer enthusiastischen und überzeugenden Attitüde.

Phase 2 – Wahrnehmung

Haben Sie Phase 1 erfolgreich gemeistert und Ihrem Gegenüber alles Nötige in einer ansprechenden Art und Weise vermittelt, folgt nun die Phase der Wahrnehmung. Ihr Gegenüber verarbeitet nun die von Ihnen dargebotene Information und es wird der Grundstein zu seiner abschließenden Entscheidung gelegt.

Damit die Wahrnehmung möglichst erfolgversprechend ausfällt, sollten Sie hier bereits die richtigen Entscheidungen zu Zielperson, zentralen Botschaften und Darstellungsweise getroffen haben.

Die ersten zwei Phasen eines positiven Kommunikationsprozesses liegen also in Ihrer Hand. Wenn Sie sich hier keine groben Schnitzer erlauben, sollte es im weiteren Verlauf gut für Sie ausgehen. Im zweiten Teil dieses Artikels erfahren Sie, wie der Kommunikationsprozess zwischen Ihnen und Ihrem Kommunikationspartner weiter fortlaufen sollte, damit Sie Ihre Ziele erreichen können – im Idealfall gemeinsam. 

Kann das Gegenüber nicht in die Phase der Zustimmung eintreten, werden
Sie an dieser Stelle eine Irritation wahrnehmen, die den Erfolg Ihres
Vorhabens existenziell bedroht.

Phase 3 – Verständnis

Nachdem Sie Ihren Kommunikationspartner richtig gewählt, die relevanten zentralen Botschaften vermittelt und in ansprechender Weise dargestellt haben – und diese auch von Ihrem Gegenüber wahrgenommen wurden – folgt nun die dritte Phase.

In dieser Phase hat Ihr Kommunikationspartner den ausführende Part inne und Sie können sich nur darauf verlassen, dass das Gesagte die gewünschte Wirkung hat. Gewünscht ist, dass die Zielperson – zum Beispiel ein möglicher Sponsor oder Ihr Chef – Ihr Anliegen versteht und die Wichtigkeit der dargebotenen Informationen erkennt. Dies ist die unerlässliche Voraussetzung für Phase 4.

Phase 4 – Zustimmung

Im Idealfall sollte Ihre Zielperson jedoch nun in die Phase der Zustimmung übergehen. Dies ist der entscheidende Moment. Wenn Sie es bis hierher geschafft haben, haben Sie das tiefste Tal bereits durchschritten. Ihr Gegenüber sollte nun nicht nur die Wichtigkeit und den Inhalt der von Ihnen vermittelten Informationen verstanden haben, sondern Ihnen in beiden Angelegenheiten zustimmen. Erwarten Sie jedoch nicht immer schiere Begeisterungstürme, sondern würdigen Sie auch ein anerkennendes Nicken oder einen kurzen positiven Kommentar.

Ob Ihr Projekt im Endeffekt Erfolg haben wird bzw. ob Ihnen Ihr Gegenüber bei Ihrem Erfolg behilflich sein wird, stellt sich erst in der nächsten Phase heraus.

Phase 5 – Verhaltensanpassung

Hatte die von Ihnen angesprochene Person bis zu diesem Punkt Ihres Kommunikationsprozesses keinerlei Zweifel oder konnten diese vollständig beseitigt werden, kann Sie nun in die aktivere Phase der Verhaltensanpassung eintreten.

Gemeint ist derjenige Zeitpunkt, an dem Ihr Gegenüber die erhaltenen Informationen – zum Beispiel Verbesserungsvorschläge oder die Bitte um Finanzierungshilfe – aktiv unterstützt oder umsetzt. Hier endet auch Ihr Hoffen und Bangen um Ihr Projekt, denn nun kommen die Dinge ins Rollen. Freuen Sie sich! Ein voller Erfolg ist nun in greifbarer Nähe und nur noch die sechste und somit letzte Phase muss bewältigt werden.

Phase 6 – Reaktivierung der Information durch eigenes Engagement

Der letzte wünschenswerte Schritt, der nun seitens Ihres Kommunikationspartners folgt ist das persönliche Engagement und damit die Reaktivierung der von Ihnen dargebotenen Informationen.

Praktisch kann sich diese Phase äußern, indem die Person auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal an Sie herantritt oder indem sie mit anderen Mitarbeitern oder möglichen weiteren Zielpersonen – zum Beispiel bekannten Investoren – über Ihr Projekt spricht und somit Ihre Informationen auch anderen zugänglich macht. Doch auch eine tatkräftige Unterstützung im Sinne von Übernahme gewisser Aufgaben und Mithilfe bei der Planung weiterer Schritte fällt unter diesen Aspekt.

Fazit

Wie Sie nun wissen, ist ein positiver Kommunikationsprozess – vor allem im Geschäftlichen – harte Arbeit und muss gut durchdacht werden. Wenn Sie neben den gängigen Kommunikationsregeln jetzt noch ein Lächeln auf den Lippen haben, steht Ihrem Aufstieg nichts mehr im Wege. Viel Glück!

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