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Office-Dokumente archivieren

Lesezeit: 2 Minuten Mit einem kostenlosen Tool können Sie jetzt ganz einfach Ihre Office-Dokumente archivieren. So finden Sie auch solche Dateien schnell und effektiv, die nur selten benötigt werden.

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Office-Dokumente archivieren

Lesezeit: 2 Minuten

Gerade im Controlling fallen im Laufe der Zeit unzählige Office-Dokumente an. PP-Präsentationen, Excel-Tabellen mit Kalkulationen und Berechnungen, Berichte in Form von Word-Dokumenten usw. Da man sich von diesen Daten auch nicht trennen kann, ist der Wunsch, diese Office-Dokumente zu archivieren, im Controlling sehr groß.

Office-Dokumente archivieren
Natürlich werden auch ohne Tools Office-Dokumente archiviert. Doch geschieht dies nicht immer systematisch. Teilweise werden die Dokumente nach Dateiformat abgelegt, teilweise nach Monat und Jahr, teilweise nach Projekten, Kunden etc. Klar, dass man bei dieser Form der Archivierung eine Weile benötigt, bis man das gesuchte Dokument wiedergefunden hat.

Ein kostenloses Tool kann Ihnen dabei helfen, Ihre Office-Dokumente zukünftig systematisch zu archivieren. Es handelt sich dabei um ein Komplettpaket zur Archivierung von Office-Dokumenten, und zwar von Word, Excel, Access und PowerPoint (jeweils in den Versionen 2007, 2003 und 2002/XP). Mit der neuen Version 3.0 können Sie auch Office-Dokumente in der Version Office 2010 und archivieren.

Das Tool zum Archivieren von Office-Dokumenten
Um Office-Dokumente künftig effektiv zu archivieren, laden Sie sich das Programm zunächst auf Ihren PC. Nach Ausführen des Setup-Programms bindet sich das Tool automatisch in die von Ihnen ausgewählten Office-Anwendungen ein, um Office-Dokumente direkt aus der Anwendung heraus archivieren zu können.

Sie können das Tool zur Archivierung von Office-Dokumenten zum Beispiel nutzen, um Dokumente, Arbeitsmappen, Datenbanken und Präsentationen, auf die Sie wahrscheinlich nur noch selten zugreifen, in Unterordner nach Jahren und Monaten sortiert zu verschieben.

Office-Dokumente archivieren: Volle Kontrolle
Für die Archivierung der Office-Dokumente haben Sie die volle Kontrolle. Wählen Sie zunächst einen Standardordner aus. Anschließend wählen Sie je nach Office-Dokument in der Liste "Zu archivierende Dateitypen" aus, welche Office-Dokumente Sie archivieren wollen – zum Beispiel DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT usw. oder mit *.* alle Dateien.

Anschließend stellen Sie zur Archivierung der Office-Dokumente ein, welches Alter (wahlweise "Erstellung", "letzte Änderung", "letzter Zugriff") die Dokumente aufweisen müssen, damit sie archiviert werden.

Die Office-Dokumente können für das Archivieren wahlweise in Jahresordnern oder mit Unterordnern pro Monat archiviert werden. Wünschen Sie, einzelne Office-Dokumente von der Archivierung auszunehmen,  aktivieren Sie die Option "Einzeln bestätigen", denn dann können Sie für jedes Office-Dokument individuell entscheiden, ob Sie es archivieren möchten oder nicht.

Office-Dokumente archivieren: Download des Tools
Um künftig Office-Dokumente mit dem hier vorgestellten kostenlosen Tool zu archivieren, laden Sie sich den "SmartTools Archivierungs-Assistent 3.0 für Office" einfach von der Add-In World auf den PC.

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