Ein Archiv ist ein Aufbewahrungs- und Verwaltungsort für Dokumente oder Sachgegenstände. In Firmen handelt es sich dabei mehr oder weniger um Dokumentenarchive, wobei der Begriff auch Fotografien, Plakate, Flugblätter, Tonaufnahmen, Film und Videos, usw. umfasst.
Es handelt sich dabei um Dokumente, die für längere Zeiträume aufbewahrt werden müssen. Dokumente, die archiviert werden, nennt man Archivgut.
Die Funktion des Aufbewahrens hat dabei Vorrang vor der organisatorischen Ordnung wie wir sie von der Ablage kennen. Während die Ablage dazu dient, Dokumente so zu sortieren und abzulegen, um sie schnell wieder zu finden und jederzeit Zugriff darauf zu haben, wird dieser Funktion beim Archiv keine besondere Aufmerksamkeit mehr geschenkt. Ein Archiv hat Aufbewahrungsfunktion, auf welches jeder zugreifen kann.
Warum ein Archiv anlegen?
Sicherlich könnte man all das, was man nicht mehr benötigt, vernichten. Alle Platzprobleme wären beseitigt. Dies wäre jedoch falsch, denn die Dokumente der Vergangenheit bilden die Basis für eine sinnvolle zukünftige Planung. Vergangene Ereignisse können anhand von aufbewahrten Dokumenten korrekt nachvollzogen werden.
Zum anderen gibt es gesetzliche Vorschriften zur Datenaufbewahrung. Ein Archiv macht somit aus vielerlei Gründen Sinn, egal ob die Gründe organisatorischer, rechtlicher oder kultureller Natur sind.
Müssen alle Dokumente aufbewahrt werden?
Nein, nicht alle Dokumente müssen ins Archiv. Für einige Dokumente gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist und es gibt gesetzliche Vorschriften zur Datenerhaltung, die allesamt der Rechtssicherung dienen. Handels- und steuerrechtliche Vorgaben besagen, dass
- Eingegangene Geschäftskorrespondenz (Handelsbriefe) und Kopien von ausgehender Geschäftskorrespondenz, Stundenzettel oder Arbeitskarten, Geschäftspapiere, sämtliche Unterlagen, die eine kaufmännische und steuerrechtliche Bedeutung haben sowie alle Dokumente, die einen mögliche Streitcharakter haben sechs Jahre aufbewahrt werden müssen.
- Rechnungen, Inventare, Handelsbücher, Urkunden, Hypotheken und alles, was gebucht wird, muss zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Dauerhaft aufbewahrt werden müssen Gerichtsurteile und Baupläne.
Ansonsten entscheidet das Unternehmen selbst über die Aufbewahrungszeit. Somit ermöglicht man zukünftigen Generationen eine umfassende und gerechte Beurteilung vergangener Entscheidungen.
Was sollte archiviert werden?
Neben den Dokumenten, die laut Gesetz für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden müssen, kann alles, was archivierenswert ist, aufbewahrt werden. Das reicht von Korrespondenz, Verträgen, Urkunden, Auszeichnungen über Protokolle, Informationsmaterial bis hin zu Tonträgern, Filmen, Plakaten und Zeitungsausschnitten.
Wo sollte man Archivgut aufbewahren?
Da das Archivgut sehr wahrscheinlich lange aufbewahrt werden soll, sollte der Aufbewahrungsort frei von Feuchtigkeit, Schmutz, Staub, Sonne und Mäusefraß sein. Ein Raum, der trocken ist und ausreichend Stauraum und Regale für die diversen Mappen und Kartons hat, reicht somit aus.
Wie kann man Archivgut aufbewahren?
Wenn Sie das Archivierungsmaterial auswählen, dann ist es ratsam darauf zu achten, dass dieses ausreichend Schutz bietet und vor allen den Zahn der Zeit übersteht. Umweltpapier ist nicht empfehlenswert, es hat einen zu hohen Holzanteil und Säuregehalt und wird eine längere Aufbewahrung nicht überstehen. Klebestreifen sollten Sie nur verwenden, wenn diese archivierungsfreundlich sind, denn manche Kleber können auf Dauer Papier zersetzen. Das gilt auch für einige Allzweckkleber.
Selbst in trockenen Räumen fängt Metall an zu rosten; verwenden Sie von daher nur Büroklammern aus Kunststoff. Wenn Sie Plastikhüllen verwenden möchten, dann achten Sie darauf, dass diese keine Weichmacher enthalten, denn diese können das Papier zersetzen und Bildmaterial zerstören.
Auch im Archiv sollte Ordnung herrschen
Je umfangreicher das Archiv, desto schwieriger ist die Organisation. Doch es lohnt sich. Wenn im Unternehmen bereits ein Ablage- oder Ordnungssystem existiert, dann sollten Sie dies auch für das Archiv verwenden, denn das entspricht dem unternehmens- und abteilungsinternen Aufgabenprinzip. Auch sollte das System detailliert und ausbaufähig sein.
Ungeordnete Unterlagen sollten entsprechend sortiert und in das System eingepasst werden. Sehr wichtig ist es, eine Übersicht über das Archivgut zu erstellen, denn das erleichtert den späteren Zugriff, insbesondere, wenn das Archivgut ständig wächst.
Unterscheidungen könnten nach folgenden Kriterien gemacht werden:
- Arbeitsplatzarchiv – Jeder Arbeitnehmer archiviert nach vorgegebenen, übergreifenden Ordnungskriterien.
- Abteilungsarchiv – Eine Zusammenfassung jedes einzelnen Arbeitsplatzarchivs. Da dies arbeitsplatzübergreifende Dokumente betrifft, sollten eventuell Zugriffsrechte vergeben werden.
- Unternehmensarchiv – Langzeitarchiv zur Erfüllung gesetzlicher und organisatorischer Regelungen mit entsprechenden Zugriffsrechten.
Auch jede einzelne Liste richtet sich wiederum nach dem verwendeten Aufgabenprinzip. In den meisten Firmen hat das Geschäftsjahr oberste Priorität, gefolgt Unterteilungen in Sammelbehälter oder Regalflächen, die wiederum nach Aufgaben beziehungsweise Abteilungen getrennt sind. Innerhalb dieser Sammelbehälter kann man dann weiter ins Detail gehen. Gibt es für ein Aufgabengebiet mehrere Sammelstellen, so muss alles nummeriert werden.
Welche Archivierungssysteme gibt es?
- Die konventionelle Methode – Nach der konventionellen Art wird das Archivgut physisch zusammengetragen, geordnet und dann nach einem definiertem Ordnungssystem verstaut.
- Die elektronische Archivierung – In der modernen Arbeitswelt und insbesondere in größeren Unternehmen weicht man auf eine elektronische Archivierung aus. Da mittlerweile ohnehin das meiste elektronisch erstellt wird (Briefe, Angebote, usw.), kann der Rest dann auch gescannt oder abgelichtet werden und auf elektronischen Massenspeichermedien oder in einer Cloud gespeichert werden.
- Auslagerung – Sollte Ihnen kein Platz zur Verfügung stehen, so können Sie sich öffentliche Archivräume auch mit anderen teilen. Auch gibt es Firmen, die die Archivierung für Sie gegen Entgelt übernehmen.
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