Welche Vorschriften müssen Sie bei der E-Mail-Archivierung beachten?

Seit dem 1. Januar 2007 wird jede E-Mail als Geschäftsbrief angesehen, so hat es der Gesetzgeber bestimmt. E-Mails wurden ursprünglich fast nur für formlose, unverbindliche Mitteilungen verschickt. Das hat sich inzwischen ganz entscheidend geändert. Was früher auf dem Postweg fast eine Woche gedauert hat, ist heute in wenigen Minuten erledigt oder abgeklärt.

Welche E-Mails archivieren Sie rechtssicher?

Welche Mitteilungen erhalten oder versenden wir heutzutage per E-Mail?

Häufig sind es beispielsweise:

  • Bestellungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Terminbestätigungen
  • Angebote
  • Eingang- und Ausgangsrechnungen
  • Korrespondenz mit Banken und Versicherungen
  • allg. Korrespondenz

Diese Dokumente müssen auch archiviert werden. 

Viele Mitteilungen haben nebensächlichen Charakter und müssen nicht archiviert werden, zum Beispiel:

  • Werbung
  • Einladungen
  • Mitteilungen aus sozialen Netzwerken
  • Newsletter aller Art

Ganz wichtig ist, Mitteilungen sofort zu löschen, die unbestellt und unwichtig sind.

Wir erhalten alle diese Mitteilungen durcheinander und meistens ist es nicht klar, welche E-Mail nun archiviert werden muss und welche nicht.

Damit Sie sich besser zurecht finden habe ich einige wichtige Kriterien zusammengestellt:

Es gibt gesetzliche Bestimmungen für die Archivierung von E-Mails

Generell: Für E-Mails gelten die gleichen Bestimmungen wie für die übliche Archivierung von Dokumenten. Das regelt § 257 HGB und § 147 AO.

Ich gehe hier davon aus, dass Sie diese Vorschriften kennen.

Die Aufbewahrungsfristen für archivierte E-Mails entsprechen den Fristen für Dokumente in Papierform.

Meine neueste Information zu Aufbewahrungsfristen:

Das Steuergesetz 2013 sieht vor, die 10-jährige Aufbewahrungsfrist zunächst auf 8 Jahre und ab 2015 auf 7 Jahre zu verkürzen. Das ist aber noch nicht entschieden, weil im Bundesrat die Länder das abgelehnt haben, weil sie Steuermindereinnahmen bei Steuerprüfungen befürchten. Es muss also noch abgewartet werden, ob der Vermittlungsausschuss einen Kompromiss erzielen kann.

Wer ist verantwortlich für die Archivierung?

Die Geschäftsführung eines Unternehmens ist verantwortlich dafür, dass die rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails ordnungsgemäß umgesetzt werden. Wird diese Pflicht verletzt, drohen sogar Freiheitsstrafen.

Was ist an Datenschutz bei der E-Mail-Archivierung zu beachten?

Erlaubt der Unternehmer den Mitarbeitern, das E-Mail-Postfach zu privaten Zwecken zu nutzen, dann wird der Unternehmer gegenüber dem Mitarbeiter als Telekommunikations-Dienstleister angesehen (Telekommunikationsgesetz). Das heißt, dass für den Unternehmer die Pflichten des Fernmeldegeheimnisses gelten. In diesem Fall ist ein automatisches Archivieren der E-Mails nicht erlaubt.

Untersagt der Unternehmer seinen Mitarbeitern die private Nutzung der
E-Mail-Adresse, dann greift das Fernmeldegeheimnis nicht.

Muss elektronisch archiviert werden?

Ja, die elektronische Archivierung ist Pflicht.

Hinweis:

Diese Vorschriften kann man nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.

Wie die "Wiedergabe von auf Datenträgern geführten Unterlagen" in
Originalform archiviert werden muss, regelt  "Grundsätze ordnungsgemäßer
DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) VIII. Auch § 147 AO fordert
die Originalform der Archivierung.

Auf welche Datenträger oder Speichermedien kann archiviert werden?

Der Gesetzgeber hat keine bestimmen Speichermedien vorgeschrieben.
Die einzige Einschränkung ist, dass empfangene Dokumente nur so
aufbewahrt werden dürfen, dass innerhalb kürzester Zeit eine bildliche
Übereinstimmung mit dem Original herzustellen ist.

Prüfen Sie wie Sie Ihren E-Mail-Eingang optimieren können um den gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden.