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E-Rechnungen rechtssicher archivieren

Lesezeit: 2 Minuten E-Rechnungen sind rechtssicher zu archivieren, wenn der Vorsteuerabzug nicht gefährdet werden soll. Eine Aufbewahrung der ausgedruckten Rechnung in Papierform reicht nicht aus. Wie Sie bei der Archivierung von elektronischen Rechnungen am besten vorgehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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E-Rechnungen rechtssicher archivieren

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Die strengen Anforderungen an E-Rechnungen sind für alle Umsätze weggefallen, die ab dem 1. Juli 2011 ausgeführt werden. Dennoch sind einige Vorgaben zu beachten, insbesondere auch zur Archivierung Ihrer E-Rechnungen.

Hinweis: Seit dem 1. Juli 2011 können Sie E-Rechnungen ohne großen technischen Aufwand elektronisch versenden – beispielsweise per Mail – sofern der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zugestimmt hat. Das hört sich zunächst einmal gut an – doch der Teufel steckt auch hier im Detail. Insbesondere die Vorschriften zum Kontrollverfahren und zur E-Rechnung-Archivierung sollten Sie beachten.

E-Rechnungen archivieren

E-Rechnungen sind entsprechend den Vorgaben der Finanzverwaltung zwingend elektronisch zu archivieren. Eine Aufbewahrung der ausgedruckten Rechnung in Papierform reicht nicht aus.

Mein Tipp: Archivieren Sie die E-Rechnungen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (von in der Regel zehn Jahren) auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt.

Für die Archivierung von E-Rechnung eignen sich nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums zum Beispiel nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Archivierung Ihrer E-Rechnungen auf solchen Medien ist vollkommen ausreichend und kostengünstig.

Beachten Sie zusätzlich zur E-Rechnung-Archivierung auch das Kontrollverfahren

E-Rechnungen sind nicht nur elektronisch zu archivieren. Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, müssen Sie die vom Gesetzgeber geforderte Authentizität und Unversehrtheit mittels eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens nachweisen. Ein wichtiger Punkt: Fehlt dieser Nachweis einer solchen Kontrolle, werden alle elektronischen Rechnungen ungültig.

Schon aus eigenem Interesse sollten Sie daher nicht nur Ihre E-Rechnungen archivieren, sondern darüber hinaus auch die Rechnungsprüfung so durchführen und dokumentieren, dass ein "verlässlicher Prüfpfad" zwischen Rechnung und Leistung vorhanden ist und der Steuerprüfer diesen auch nachvollziehen kann.

Da hierfür keine besondere Form vorgeschrieben ist, müssen Sie den Prüfer bei Betriebsprüfungen letztlich davon überzeugen, dass tatsächlich eine Kontrolle stattfindet.

Meine Empfehlung: Sie sollten Ihre E-Rechnungen nicht nur auf CDs oder DVDs archivieren, sondern dem Prüfer auch eine Dokumentation aushändigen können, aus der hervorgeht, in welcher Art und Weise bei Ihnen die Rechnungsprüfung vorgenommen wird.

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