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So versenden Sie Ihre E-Mail-Rechnung

E-Mail-Rechnungen sind keine "Rechnungen 2. Klasse". Sie unterliegen den gleichen gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung wie eine Papierrechnung. Wenn Sie hier patzen, bekommt Ihr Kunde als Rechnungsempfänger vielleicht Probleme. Doch damit Sie als Freiberufler oder Kleinunternehmer alles richtig machen, lesen Sie die folgenden Hinweise.

So versenden Sie Ihre E-Mail-Rechnung

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So versenden Sie Ihre E-Mail-Rechnung

Endlich ist es soweit: Die Rechnung wird per E-Mail an den Kunden versendet. Sie haben sein Einverständnis und die Rechnung ist fertig erstellt. An dieser Schnittstelle kommen die meisten Kleinunternehmer und Freiberufler eventuell noch einmal kurz ins Straucheln.

Bevor Sie jedoch überlegen, aus diesem Grund heraus beim Papierversand zu bleiben, lesen Sie weiter. Denn es ist wirklich ein völlig unkritischer Punkt, der jetzt noch ansteht. Ich habe auch wieder einen Formulierungsvorschlag für Sie, den Sie gleich in Ihre E-Mail kopieren können.

Versenden Sie die Rechnung als PDF-Anhang

Der Gesetzgeber verlangt: „Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“ Denn sonst kann der Empfänger keine Vorsteuer aus Ihrer Rechnung geltend machen. Konkret heißt das: Wenn Sie Ihrem Kunden die Rechnung als Word- oder Excel-Datei zumailen, könnte sein Finanzamt beanstanden, dass dieses Dateiformat  leicht verändert werden kann. Konsequenterweise würde das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen.

Eine PDF-Datei dagegen lässt sich nicht so leicht verändern und wird deshalb vom Finanzamt akzeptiert. Aus diesem Grund sollten Sie für den Dateianhang das PDF-Format wählen.

E-Mail-Rechnungen sind gleichgestellt

Formal sind E-Mail-Rechnungen gleichgestellt. Der Gesetzgeber betont, dass auch für E-Mail-Rechnungen die gleichen Anforderungen gelten wie für Papierrechungen. „Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen.“

Das sind die Pflichtangaben, die Sie sowieso bereits bei Papierrechnungen beachten hinsichtlich Name des leistenden Unternehmens, des Rechnungsempfänger, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung etc. Die elektronische Rechnung darf keine „Rechnung 2. Klasse“ sein. Seien Sie deshalb in allen Angaben so korrekt und penibel, wie beim Postversand.

Helfen Sie Ihren Kunden beim Umgang mit der E-Mail-Rechnung

Nicht alle Menschen sind sicher und geübt im Umgang mit PDF-Dokumenten. Geben Sie Ihrem Kunden deshalb standardmäßig in Ihrer Versandmail Unterstützung für das weitere Vorgehen.

Beispielsweise mit dem Zusatz:

  • „Um Ihre Rechnung zu lesen und auszudrucken, benötigen Sie das Programm „Adobe Reader“. Falls Sie dieses Programm noch nicht haben, können Sie es unter dem folgenden Link kostenfrei und sicher herunterladen: www.adobe.de/products/acrobat/readstep.html.
    Für weitere Fragen zu Ihrer Rechnung erreichen Sie mich unter der Telefonnummer…“

Jetzt sind Sie dran – Rechnungsversand per E-Mail organisieren

Die Gesetzeslage und wie die praktische Umstellung aussehen kann, habe ich Ihnen in meiner Miniserie als Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Formulierungsvorschlägen vorgestellt. Hier nochmals zur Übersicht die beiden Themen:

Wenn Sie jetzt also überzeugt und entschlossen sind, machen Sie den nächsten Schritt. Sofort oder Sie terminieren es als Aufgabe „Umstellen auf E-Mail-Rechnungen“. Legen Sie das Umstellungsdatum fest und bereiten Sie Ihren Schriftverkehr für die Vorankündigungen vor. Überarbeiten Sie eventuell Ihre Geschäftsbedingungen und informieren Sie Ihre Kunden fairerweise darüber. Dann sollte die Umstellung auf E-Mail-Rechnung relativ problemlos verlaufen. Für Neukunden ist dies in der Regel sowieso unkritisch. Aber Ihre Bestandskunden werden so diesen Schritt gut mitgehen.

Wenn Sie noch weitere Tipps und Erfahrungen zur Umstellung haben, hinterlassen Sie gern einen Kommentar für mich und andere Leserinnen und Leser von experto.de.

Gutes Gelingen!

Bildnachweis: Flamingo Images / stock.adobe.com

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