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Elektronische Rechnungen bald ohne digitale Signatur gültig?

Geht es nach dem Willen der EU-Kommission, werden elektronische Rechnungen zukünftig auch ohne digitale Signatur anerkannt.

Elektronische Rechnungen bald ohne digitale Signatur gültig?

Mit elektronischen Rechnungen und der digitalen Signatur haben sich in der Vergangenheit bereits viele Unternehmen intensiv auseinandersetzen müssen. Mit dem Versand von elektronischen Geschäftsdokumenten lässt sich durchaus Geld sparen. Vor allem die elektronische Rechnungsstellung birgt dabei große Potenziale.

Anforderung an elektronische Rechnungen
Durch einige Änderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist das Thema elektronische Rechnung in den Fokus der Wirtschaft gerückt. Zum 01. Januar 2004 wurde die EU-Richtlinie zur Harmonisierung der Rechnungsstellung in deutsches Recht umgesetzt. Dies bezieht sich zum einen auf Pflichtangaben auf Rechnungen, wie z. B. die Steuer-/Umsatzsteuer-ID-Nummer oder den Hinweis auf vereinbarte Entgeltminderungen, zum anderen aber auch Regeln für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen.

Leider ist der deutsche Gesetzgeber bei den Anforderungen an die Übertragung von elektronischen Rechnungen über die Anforderungen der EU-Richtlinie hinausgegangen. Gerade diese verschärften Anforderungen hinsichtlich der Signatur von elektronischen Rechnungen haben die Wirtschaft aber vor einige Probleme gestellt.

Abbildung 1: Anforderungen an den Aussteller und Empfänger elektronischer Rechnungen

Anforderungen an den Aussteller elektronischer Rechnungen

Anforderungen an den Empfänger von elektronischen Rechnungen

  • Die elektronische Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
  • Für elektronische Rechnungen benötigt man daher ein Zertifikat, eine Chipkarte, ein Lesegerät sowie eine passende Software.
  • Es ist die Eingabe einer PIN erforderlich, während die Karte im Lesegerät steckt, um die elektronische Rechnung zu signieren.
  • Massensignaturen für eine Vielzahl von elektronischen Rechnungen sind möglich.
  • Es kann entweder die E-Mail oder das PDF-Dokument signiert werden.
  • Dienstleister können zum Versenden von elektronischen Rechnungen bevollmächtigt werden.
  • Der Rechnungsempfänger muss mit dem Versand elektronischer Rechnungen einverstanden sein.
  • Die übermittelte, verschlüsselte elektronische Rechnung muss im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein.
  • Die Signatur der elektronischen Rechnung muss geprüft und das Ergebnis der Prüfung muss dokumentiert werden.
  • Der Eingang der elektronischen Rechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung muss protokolliert werden.
  • Die verschlüsselte und die entschlüsselte elektronische Rechnung, sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle müssen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt. Damit ist der Rechnungsempfänger praktisch gezwungen, ein elektronisches Archiv zu betreiben. Die einfache Ablage in E-Mail Postfächern ist nicht ausreichend.

Gemäß dem Umsatzsteuergesetz und den Präzisierungen im BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004 sind zurzeit folgende Übertragungsmöglichkeiten zugelassen:

  • Jede elektronische Rechnung muss grundsätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Dies bedeutet, dass eine sogenannte sichere Signaturerstelleinheit, also eine Chipkarte einer offiziellen Zertifizierungsstelle (Trust Center) vorgeschrieben ist. Ferner muss die Signaturkarte auf eine natürliche Person ausgestellt sein.
  • Bezüglich des Austauschs von größeren Datenmengen ist es möglich, Zeitfenster für die Signierung festzulegen, damit nicht jede Signatur einzeln durch den Karteninhaber angestoßen werden muss. Außerdem kann eine Vielzahl von elektronischen Rechnungen mit einer Signierung bestätigt werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, sowohl die Signaturerstellung als auch die Signaturprüfung auf einen Dienstleister auszulagern. Im letzten Fall wird dann auch keine eigene Signaturinfrastruktur mehr benötigt.
  • Weiterhin zulässig ist das klassische EDI-Verfahren mit der zusätzlich versendeten Sammelabrechnung. Allerdings schreibt das Umsatzsteuergesetz ausdrücklich vor, dass das Übertragungsverfahren ausreichend sicher sein muss (z. B. mit X.400 oder AS2) und dies in einer entsprechenden Vereinbarung zwischen den Partnern festgelegt ist.
  • Sammelabrechnungen müssen entweder digital signiert sein oder per Brief geschickt bzw. per Standardfax gesendet und empfangen werden. Seit dem 01. Januar 2004 ist das früher übliche Verfahren mittels Faxserver nicht mehr zulässig.

Die EU-Kommission zu elektronischen Rechnungen
Geht es nach dem Willen der EU-Kommission, soll die digitale Signatur für das Versenden elektronischer Rechnung künftig wegfallen. Nach einem jetzt vorgelegten Entwurf sollen Papier-Rechnungen und elektronische Rechnungen gleichgestellt werden, ohne dass für elektronische Rechnungen noch die Signatur vorausgesetzt wird.

Die EU-Kommission begründet ihren Vorstoß damit, dass die momentan gültigen Vorschriften für die Rechnungsstellung zu kompliziert und uneinheitlich seien. Dadurch entstünde den Unternehmen beim Versandt elektronischer Rechnungen ein unangemessen hoher Verwaltungsaufwand.

Das Einsparpotenzial durch den Verzicht auf die digitale Signatur beim Versenden elektronischer Rechnungen bezifferte der zuständige EU-Kommissar Laszlo Kovacs auf bis zu 18 Milliarden Euro im Jahr.

Das für die elektronische Signatur vorgebrachte Argument, dass sich mit der Signierung elektronischer Rechnungen der Umsatzsteuerbetrug besser bekämpfen ließe, wollte die EU-Kommission nicht mehr gelten lassen. Vielmehr wurde darauf hingewiesen, dass es auch bei Papier-Rechnungen keine Pflicht zur Unterschrift gibt.

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