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Die elektronische Rechnung – bald auch ohne Signatur möglich

Jeder Unternehmer kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt. Nun sollen die bislang sehr hohen Anforderungen der elektronischen Rechnung reduziert und so Bürokratiekosten in Milliardenhöhe abgebaut werden.

Die elektronische Rechnung – bald auch ohne Signatur möglich

Ein Beispiel aus der Praxis: Nach einem anstrengenden Arbeitstag treffen sich die Jungunternehmerinnen Gabi und Hannah zum entspannten Feierabendspaziergang. Ganz abschalten können beide aber noch nicht. Gabi hat heute per E-Mail eine Rechnung von ihrem neuen Telefonanbieter bekommen und weiß damit nicht so recht etwas anzufangen. "Kennst Du Dich mit elektronischen Rechnungen aus?"

Hannah hat selbst schon elektronische Rechnungen ausgestellt und erhalten. Sie schmunzelt: “Dann fängst Du ja jetzt auch endlich damit an, Papier zu sparen!“

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Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden. An die elektronische Rechnung sind keine höheren Anforderungen zu stellen als an Papierrechnungen.

Hannah erklärt: "Bisher war es so, dass elektronische Rechnungen nur dann umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt wurden, wenn sie mit einer digitalen Signatur ausgestellt wurden."

Was ist eine elektronische (digitale) Signatur?
Die elektronische Signatur ist das Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift. Sie soll das Dokument vor Manipulationen schützen. So ermöglicht sie den sicheren elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr in der Anonymität des Internet. Steuerlich ist zu berücksichtigen, dass die Signatur, separat von der elektronischen Rechnung, auf einem unveränderbaren Datenträger aufbewahrt werden muss.

"Neu ist, dass voraussichtlich mit Wirkung ab dem 1.07.2011 elektronische Rechnungen auch ohne Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen sollen", weiß Hannah, "jedenfalls, wenn der Gesetzentwurf so angenommen wird."

Papier- und elektronische Rechnungen werden gleichgestellt
Für die steuerliche Berücksichtigung müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Doch was bedeutet ‚Echtheit der Herkunft‘ und ‚Unversehrtheit der Rechnung‘? Die Echtheit der Herkunft der Rechnung ist gegeben, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhaltes bedeutet, dass Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert werden dürfen."

Aufbewahrung
Für elektronische Rechnungen ist es verpflichtend, dass sie als Wiedergaben auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, die keine Änderungen mehr zulassen. Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, den Grundsätzen zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel zehn Jahre.

"Das klingt nach wirklicher Erleichterung, wenn elektronische Rechnungen bald auch ohne Signatur möglich sind. Ich gehe auch unter die "Papiersparer"!", freut sich Gabi.

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