Eckpfeiler der neuen Richtlinie
– zehn obligatorische Rechnungsangaben sowie vier weitere Angaben, die unter bestimmten Umständen erforderlich sind, müssen auf der Rechnung vermerkt werden
– für kleine Unternehmen und Rechnungen mit geringen Beträgen können vereinfachte Verfahren angewandt werden
Anstoß für diesen Richtlinienvorschlag waren zahlreiche Beschwerden von Wirtschaftsbeteiligten, die der Kommission vorgelegt wurden. Die Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im MwSt-System, da sie den Vorsteuerabzug durch den Käufer rechtfertigt. Zur Zeit gelten in den 15 EU-Mitgliedstaaten unterschiedliche Vorschriften über die obligatorischen Rechnungsangaben und formalen Kriterien. Diese sind erforderlich, damit die MwSt-Behörden ein Dokument als Rechnung anerkennen. Unternehmen gehen immer häufiger in mehreren Mitgliedstaaten, in denen sie nicht ansässig sind, steuerpflichtigen Tätigkeiten nach, die daher unterschiedlichen MwSt-Vorschriften unterliegen. Viele Unternehmen sind bereits dazu übergegangen, die Rechnungsstellung sämtlicher Unternehmensteile in verschiedenen Mitgliedstaaten einem einzigen Unternehmensteil zu übertragen. Diese kostensparende Zentralisierung der Rechnungsstellung wird jedoch noch durch die Vielzahl von Vorschriften erschwert.
Die elektronischen Rechnungstellung ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen: die Kosten einer elektronischen Rechnung werden mit 0,28 bis 0,47 € veranschlagt, die der herkömmlichen Rechnung dagegen mit 1,13 bis 1,65 €. Sie verbreiten sich zusehends, insbesondere in Zusammenhang mit dem elektronischen Geschäftsverkehr. Aber in einigen Mitgliedstaaten muss parallel zur elektronischen Rechnung weiterhin eine Papierfassung der Rechnung übermittelt werden. In anderen EU-Staaten ist sie nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. So benötigen Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Mitgliedstaaten derzeit in bestimmten Staaten eine Sondergenehmigung für die grenzübergreifende Rechnungstellung und müssen die in dem jeweiligen Mitgliedstaat geltenden technischen Anforderungen in Bezug auf die Erstellung, Übertragung und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen erfüllen. Sie müssen dabei auch die unterschiedlichen Erfordernisse in Bezug auf die Rechnungsangaben, den Aufbewahrungszeitraum und die etwaige gleichzeitige Übermittlung von Papierrechnungen berücksichtigen.
– die Steuerbehörden der Mitgliedstaaten sind verpflichtet, elektronische Rechnungen ohne weitere Notifizierungs- oder Genehmigungsverfahren anzuerkennen, sofern dabei durch eine elektronische Signatur oder die EDI-Technologie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet wird. Durch die elektronische Unterschrift lässt sich beim Empfang von Daten, die über elektronische Netze übertragen wurden, deren Herkunft und eine etwaige Änderung nachprüfen. Die EDI-Technologie gewährleistet eine sichere elektronische Datenübertragung zwischen Großunternehmen
– es besteht die Möglichkeit, die Erstellung der Rechnungen unter bestimmten Bedingungen einem Dritten oder einem Kunden (Selbstfakturierung) zu übertragen
– Ort und Art der Aufbewahrung von Rechnungen können frei gewählt werden, auch die elektronische Aufbewahrung ist zulässig. Dies schließt auch die Online-Speicherung in einem anderen Mitgliedstaat als dem Sitzstaat ein.