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E-Mail-Rechnungen – so informieren Sie Ihre Kunden

Zeit- und Kostenersparnis sind die Argumente, um von Papierversand auf elektronische Rechnung umzustellen. Viele Freiberufler und Kleinunternehmer machen sich zu Recht Gedanken, wie das bei ihren Kunden ankommt. Und ob sie sich einfach so über die Wünsche und Gewohnheiten ihrer Kunden hinwegsetzen können. Diese Fragen kläre ich in diesem Artikel. Dazu erhalten Sie konkrete Vorschläge für Ihre Kundenkommunikation.

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E-Mail-Rechnungen – so informieren Sie Ihre Kunden

Die Vorteile, Rechnungen zukünftig per E-Mail statt auf dem Postweg zu versenden, haben Sie in meinem Artikel "Mit E-Mail-Rechnungen Zeit und Geld sparen" gelesen. Grundsätzlich erlaubt das Steuervereinfachungsgesetz von November 2011 das Versenden von Rechnungen auch auf elektronischem Wege. Und zwar ohne Signatur oder weitere Programme oder Dienste. Details entnehmen Sie Artikel 5/Seite 10 ff.

Doch Ihr Kunde reagiert eventuell genauso verunsichert auf die veränderte Gesetzeslage, wie Sie selbst. Deshalb nehmen Sie Ihren Kunden beim Umstellungsprozess mit.

Nutzen Sie die Übergangszeit gut

Noch besser ist es, die Kunden während einer Übergangszeit auf die Umstellung auf E-Mail-Rechnung hinzuweisen. Dies kann mit einem kleinen Zusatz in der aktuellen Rechnung, einem Geschäftsbrief oder einer E-Mail, eventuell sogar zeitweise als Signaturzusatz, erfolgen. Dies kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen und sollte zu Ihnen passen, beispielsweise:

  • "Wir informieren Sie bereits jetzt darüber, dass wir ab …"
  • "Wir wollen Zeit sparen, um uns ganz auf Sie und Ihre Wünsche zu konzentrieren. Deshalb …"
  • "Wir machen mit beim CO2-Sparen. Deshalb erhalten Sie zukünftig …"
  • "Das papierlose Büro wird es nicht geben. Aber unser kleiner Beitrag in diese Richtung …"
  • "Bei uns können Sie zukünftig wählen: Papier- oder elektronische Rechnung. Bezahlen müssen Sie aber so oder so."
  • "Die Welt verändert sich, wir verändern uns mit. Und stellen aus diesem Grund …"
  • "Damit der gesamte Vorgang zeitnah abgeschlossen werden kann, erhalten Sie zukünftig …"
  • "Fast alles wird elektronisch abgehandelt. Zukünftig wird auch unsere Rechnung Sie auf elektronischem Wege bequem in Ihrem E-Mail-Postfach erreichen."

Denken Sie bei Ihren AGB bereits an den elektronischen Versand

Ein zusätzlicher Weg, dieses Thema elegant einzuführen, ist das Ändern der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dies kann durch einen einfachen Zusatz erfolgen, beispielsweise so:

  • "Der Auftragnehmer behält sich vor, die vereinbarte Leistung per Briefpost oder auf elektronischem Weg per E-Mail in Rechnung zu stellen."
  • "Seit 2011 sind elektronische Rechnungen elektronisch und ohne Signatur rechtmäßig. Ich erlaube mir, meine Leistungen in dieser Form abzurechnen."

Aber auch hier gilt: Reißen Sie das Ruder nicht abrupt herum, sondern nehmen Sie Ihre Kunden mit. Und der Kunde hat Vetorecht. Der Gesetzgeber formuliert hier eindeutig: "Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln" (s.o. verlinkte Gesetzesänderung zu § 14, Absatz 1 UStG). Allerdings reicht es aus, wenn der Kunde die elektronische Rechnung ohne Widerspruch akzeptiert. Wenn er aber auf eine Papierrechnung besteht, haben Sie keine Wahl mehr.

Wenn Sie diese Punkte geklärt haben, geht es darum, wie Sie die elektronische Rechnung zukünftig versenden.

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