Wie Sie mit E-Mail-Rechnungen richtig umgehen

Schon seit geraumer Zeit bekommen Sie von der Telekom oder anderen Telefonanbietern Ihre Rechnung nicht mehr auf Papier, sondern im PDF-Format. Diese Anbieter verlangen kräftige Zuschläge, wenn Sie auf Papier-Rechnungen bestehen. Der Gesetzgeber macht es uns nun gerade nicht leicht, richtig mit dieser neuen Rechnungsform umzugehen.
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Wie sind Rechnungen zu behandeln, die ab Juli 2011 ausgestellt sind?

Bis Juli 2011 waren solche Rechnungen nur unter äußerst strengen, gesetzlichen Auflagen steuerlich rechtskräftig. Auf Druck von Brüssel verabschiedete die Regierung rückwirkend zum 01.07.2011 den Artikel 5 des Steuervereinfachungsgesetzes.

Hier wird geregelt, dass per E-Mail verschickte Rechnungen oder solche als PDF zum Downloaden auch ohne digitale Signatur zum Vorsteuerabzug anerkannt werden. Wichtig ist, dass die Mail im Betreff als "Rechnung" bezeichnet ist und sie alle Pflichtangaben enthält, die für eine ordnungsgemäße Rechnung vorgeschrieben sind.

Bei diesen Rechnungen muss darüber hinaus sichergestellt werden, dass die Rechnung

  1. echt ist, das bedeutet, die Identität des Rechnungsstellers ist korrekt;
  2. unversehrt ist, das heißt, die Rechnung wurde nicht auf dem elektronischen Übermittlungsweg manipuliert;
  3. lesbar ist, sie muss im Fall einer Prüfung für den Finanzbeamten sichtbar gemacht werden können.

Wichtig zu beachten bei E-Mail-Rechnungen

Es reicht keinesfalls, die E-Mail- oder PDF-Rechnung einfach nur auszudrucken und in der Buchhaltung entsprechend wie Papier-Rechnungen abzuheften. Ein solcher Ausdruck kann höchstens als Beleg zum Überweisen und zum Verbuchen verwendet werden. Der Gesetzgeber schreibt vor:

"Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderung mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung nur als Papierausdruck ist in diesen Fällen unzulässig."

Eine solche Archivierungspflicht besteht seit 1.1.2007 auch für den elektronisch geführten geschäftlichen Schriftverkehr. Einen Fragen- und Antworten-Katalog des Bundesfinanzministeriums zur Neuregelung finden Sie im Internet.

Ich empfehle Ihnen dringend, Ihre Unterlagen entsprechend zu prüfen. Sie vermeiden damit böse Überraschungen bei der nächsten Steuerprüfung.

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