Akten zeitsparend archivieren

Akten zeitsparend archivieren

Lesezeit: 1 Minute Manchmal muss Platz geschaffen werden für neue Akten. Was tun? Das Archiv quillt über. Neue Räume anmieten, anbauen oder die günstigste Variante: entrümpeln und gleichzeitig alles neu so anordnen, dass in Zukunft kein Archivhorror mehr entsteht. Wie soll das gehen?

Zeitmanagement: So teilen Sie Ihre Zeit sinnvoll ein

Zeitmanagement: So teilen Sie Ihre Zeit sinnvoll ein

Lesezeit: 2 Minuten Den Ausspruch "Ich habe keine Zeit" kennen Sie sicher gut. Sie gebrauchen ihn vielleicht häufig, denn damit lässt sich alles abwimmeln, was man gerade nicht gebrauchen kann. Manchmal stimmt es ja wirklich, wenn man nicht mehr weiß, wo einem der Kopf steht und was man zuerst erledigen soll. Deshalb sollten Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit sinnvoll und effizient einteilen.

Mit Ordnungsboxen eine Ablage-Methode entwickeln

Mit Ordnungsboxen eine Ablage-Methode entwickeln

Lesezeit: 1 Minute Es gibt eine Methode, die speziell darauf ausgerichtet ist, stressfreier und vor allem produktiver zu arbeiten. Diese Methode mit Hebelordnern anzuwenden, halte ich für problematisch. Ordner schränken die Produktivität ein und sind nicht übersichtlich. Wie Sie Ihre Ablage mithilfe von Ordnungsboxen organisieren, erfahren Sie hier.

So halten Sie Ordnung im Büro

So halten Sie Ordnung im Büro

Lesezeit: 1 Minute An manchen Tagen nervt die eigene kreative Ordnung – geht es Ihnen auch so? Sie suchen wie wild und finden einfach nichts. Die endlosen Stapel und die Papierflut behalten die Oberhand. Der Papierberg hat sich über Wochen angesammelt. Heute nehmen Sie sich fest vor, dem ein Ende zu machen. Aber wie und womit sollen Sie anfangen?

Aufgaben und Termine sinnvoll planen

Aufgaben und Termine sinnvoll planen

Lesezeit: 2 Minuten Im Büro haben Sie eine Menge Aufgaben zu bewältigen, Ihre Nerven liegen blank. Ihre allgemeine Todo-Liste quillt über von kleinen oder großen Aufgaben. Doch Halt! Ihre kunterbunte Todo-Liste sollte unbedingt aufgeschlüsselt werden. Wie Sie Termine sinnvoll planen, lesen Sie hier.

Wie schaffen Sie Ordnung im E-Mail-Postfach?

Wie schaffen Sie Ordnung im E-Mail-Postfach?

Lesezeit: 2 Minuten Ihr E-Mail-Postfach ist nichts anderes als ein Briefkasten, wie Sie ihn für Ihre Briefpost kennen. Täglich entnehmen Sie die eingehende Post dem Briefkasten. Sie sortieren, bearbeiten und verteilen die Post an die entsprechenden Stellen. Und genau so sollten Sie mit Ihrem E-Mail-Postfach umgehen.

Wie Sie Termine am besten planen

Wie Sie Termine am besten planen

Lesezeit: 2 Minuten "Unsere Zeit wird uns teils geraubt, teils abgeluchst, und was übrigbleibt, verliert sich unbemerkt" (Seneca). Wie vergesse ich nichts, habe alles im Blick? Wie finde ich meine Unterlagen schnell und im richtigen Moment wieder? Wie Sie Termine richtig planen, lesen Sie hier.

Wie Sie E-Mails korrekt formulieren

Wie Sie E-Mails korrekt formulieren

Lesezeit: 2 Minuten Schreiben Sie eine E-Mail wie einen normalen Geschäftsbrief. Eine E-Mail sollte gut und einfach zu lesen sein. Das gelingt mit kurzen, einfachen Sätzen, sinnvollen Absätzen, korrekter Groß- und Kleinschreibung sowie Punkt und Komma. In diesem Artikel bekommen Sie Tipps für die korrekte Formulierung von Geschäfts-E-Mails.

Haben Sie wichtige Dokumente im Notfall griffbereit?

Haben Sie wichtige Dokumente im Notfall griffbereit?

Lesezeit: 1 Minute Plötzlich kann ein Notfall eintreten. Erste-Hilfe-Helfer, Angehörige oder Pflegepersonal benötigen wichtige Dokumente. Beispielsweise die Krankenversicherungskarte, eine Übersicht über Ihre Medikamente, die Sie gerade einnehmen, den neuesten Rentenbescheid, Versicherungsunterlagen usw. Wie können diese Dokumente schnell gefunden werden?

Der gute Ton am Telefon: So telefonieren Sie höflich

Der gute Ton am Telefon: So telefonieren Sie höflich

Lesezeit: 2 Minuten Schon ein altes Sprichwort sagt: "Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus." Da ist etwas Wahres dran. Denken Sie nur daran: Sie erhalten einen Telefonanruf und vom anderen Ende der Telefonleitung werden Sie mit einem Schwall übler Beschimpfungen überschüttet. Bestimmt wünschen Sie sich, gerade dieses Telefongespräch versäumt zu haben. Doch da müssen Sie nun durch. Wie Sie es besser machen, lesen Sie hier.

Wie Sie digitale Dokumente vorschriftsmäßig archivieren

Lesezeit: 2 Minuten Wir erhalten eine geschäftliche Nachricht oder eine Rechnung per E-Mail. Wie gehen wir damit richtig um, damit das Finanzamt nichts beanstandet? Für geschäftliche E-Mails gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papier-Dokumente. Erhalten wir eine Nachricht digital, also per E-Mail, so muss diese Nachricht auch digital archiviert werden. Das ist Vorschrift!

Was jede Privatperson über Belege wissen sollte

Lesezeit: 1 Minute Gerade im privaten Bereich ist es oft nicht klar, ob Belege aufbewahrt werden sollen. Zudem wissen viele Laien nicht, wie lange welcher Beleg aufzuheben ist, denn in einigen Fällen gelten für Privatpersonen kürzere Fristen und Regeln als im Geschäftsbereich. Im folgenden Artikel zeige ich Ihnen, worauf Sie bei Ihrer Ablage unbedingt achten sollten.

Dateianhänge: Wie nutzen und wann droht Gefahr?

Lesezeit: 2 Minuten Wozu ist ein Dateianhang gut? Sie können per E-Mail nicht nur Texte versenden, sondern Sie können beliebige Dateien – sogenannte "Attachments" anhängen und zwar: Bilder, verfasste Texte, eingescannte Briefe oder Ähnliches. Diese Anhänge entsprechen den Anlagen zu einem normalen Brief.

Welche Vorschriften müssen Sie bei der E-Mail-Archivierung beachten?

Lesezeit: 2 Minuten Seit dem 1. Januar 2007 wird jede E-Mail als Geschäftsbrief angesehen, so hat es der Gesetzgeber bestimmt. E-Mails wurden ursprünglich fast nur für formlose, unverbindliche Mitteilungen verschickt. Das hat sich inzwischen ganz entscheidend geändert. Was früher auf dem Postweg fast eine Woche gedauert hat, ist heute in wenigen Minuten erledigt oder abgeklärt.

Wie Sie mit E-Mail-Rechnungen richtig umgehen

Lesezeit: 1 Minute Schon seit geraumer Zeit bekommen Sie von der Telekom oder anderen Telefonanbietern Ihre Rechnung nicht mehr auf Papier, sondern im PDF-Format. Diese Anbieter verlangen kräftige Zuschläge, wenn Sie auf Papier-Rechnungen bestehen. Der Gesetzgeber macht es uns nun gerade nicht leicht, richtig mit dieser neuen Rechnungsform umzugehen.

Mit Vordrucken Ihren Arbeits-Alltag erleichtern

Lesezeit: 1 Minute Ein Arbeitstag wie jeder andere, denken Sie. Wie so oft kommt es dann doch anders. Von allen Seiten werden Sie gefordert. Und dann noch die allgemeinen Routinebriefe, immer der gleiche Text, höchstens ein paar kleine Anpassungen. Genau an dieser Stelle können Sie sich Ihre Arbeit erleichtern. Das Zauberwort dafür: Vordrucke anfertigen.

Vorsicht vor Umsatzsteuer-Fallen bei Angeboten

Lesezeit: 1 Minute Ein Kunde bestellt bei Ihnen ein Angebot. Wenn dieser Kunde nun vor hat zu betrügen, könnte er ein Angebot, obwohl es als solches gekennzeichnet ist, wie eine Rechnung über erbrachte Lieferung oder Leistung verbuchen und die ausgewiesene Umsatzsteuer geltend machen. Er hat nichts bezahlt, erst recht nicht die ausgewiesene Umsatzsteuer. Worauf müssen Sie bei der Angebotserstellung achten?

Zeit sparen beim Postversand

Lesezeit: 1 Minute Nehmen wir an, Sie verwenden normales Druckpapier von 80 g/m², dann können Sie bedenkenlos drei DIN-A4-Bögen einschließlich Kuvert als Standard-Brief bis 20 g versenden. Sie bleiben unter der 20-Gramm-Grenze. Mit dieser Faustregel sparen Sie sich das Nachwiegen von Standardbriefen mit 20 g Höchstgewicht.

Welche Vorteile bietet der Online-Brief?

Lesezeit: 1 Minute Das Versenden von Nachrichten im Internet soll fälschungssicher werden. Es soll auch möglich sein, vertrauliche Nachrichten im Internet zu versenden. Ist der Online-Brief die Zukunft? Welche Vorteile er hat und ob er herkömmliche Briefe ablösen wird, erfahren Sie in diesem Artikel.