Die Zeiten in denen Firmen die Personal suchen und hier Stellen ausschreiben gehen immer mehr davon ab Bewerbungsunterlagen auf dem Postweg zu verlangen sondern weiche auf schnellere und kostengünstigere Methoden aus. Der elektronische Briefkasten etwa ist eine dieser Methoden.
Grundsätzliches zur E-Mail Bewerbung
Grundsätzlich ist hier erst einmal wichtig zu wissen, ob das Unternehmen an der Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail interessiert ist oder nicht, denn auch wenn viele Firmen in der heutigen Zeit E-Mail Bewerbungen akzeptieren, gibt es doch noch genügend Unternehmen die auf die klassische Übersendung der Bewerbung per Post großen Wert legen.
E-Mail Bewerbung oder Bewerbung per Post?
Der einfachste Weg zu erkennen, was die Firma bevorzugt ist, wenn die Firmen in ihre Stellenanzeige angeben dass die Vorlage der Bewerbungsunterlagen per Mail erwünscht wird. Wenn dies aus der Stellenanzeige nicht eindeutig hervorgeht, so achten Sie bei den Stellenanzeigen auf den Ansprechpartner: Ist hier E-Mailadresse angegeben? Ist dies nämlich der Fall, so ist das Unternehmen auch mit der Vorlage Ihrer Bewerbung per Mail einverstanden bzw. bevorzugt diesen Weg.
Vorsicht bei der Erstellung der E-Mail Bewerbung
Es empfiehlt sich natürlich, den Text Ihrer Bewerbung in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen und dann erst in Ihr E-Mail Fenster einzufügen, da diese Textverarbeitungsprogramme über Fehler- und Grammatiküberprüfungen verfügen was manche E-Mail Provider nicht anbieten. Bei dieser Methode sollten Sie aber Berücksichtigen, dass Sie nach dem Einfügen des Textes diesen nochmals auf
- Schriftgröße
- Schriftfarbe
- Einzüge und
- Zeilen- und Absatzabstände
hin zu überprüfen. Es kommt nicht selten vor, dass in das E-Mail Fenster Ihres Providers der zuvor erstellte Text automatisch verändert wird. So kann es passieren das sich die Schriftgröße, Schriftfarbe, die Einzüge und Zeilenabstände verändern und das Programm Sonderzeichen nicht erkennen kann und diese dann durch andere ersetzt.
E-Mail Bewerbung bei Unternehmen
Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen bei der Angabe der Kontaktdaten an wen Sie ihre Bewerbung richten generell immer nur die Angaben machen auch welchen Weg Sie ihre Bewerbung vorlegen sollen. Ist die E-Mailadresse angegeben oder eine Telefonnummer, dann ist ausdrücklich gewünscht, dass Sie diese auch verwenden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, so rufen Sie einfach bei dem betreffenden Unternehmen oder dem Ansprechpartner an und erkundigen Sie sich ob er die Vorlage von E-Mail Bewerbungsunterlagen akzeptiert.
Manche Firmen haben auf Ihren Onlineportalen eine separate Karriereseite, auf der nicht nur die ausgeschriebenen Stellen aufgelistet sind, sondern auch eine Eingabemaske zur Übersendung der Bewerbungsinformationen. Diese Methode ist für Firmen sehr kostengünstig, da kein Papier anfällt und Informationen des betreffenden Bewerbers nicht nur bei einer späteren Einstellung gleich genutzt werden können, sondern Firmen hier auch erkennen, ob sich ein Bewerber schon einmal bei dem Unternehmen beworben hat.
Für Sie als Bewerber ist dieser Weg nicht nur kostengünstig weil sie Ihre Bewerbungsunterlagen nicht ausdrucken und versenden müssen, sondern Sie brauchen sich auch keine Gedanken darüber machen welche Unterlagen Sie dem Unternehmen zusenden sollen und welche Informationen von Ihnen erwartet werden, es wird genau vorgegeben was das Unternehmen alles von Ihnen wissen will und welche Unterlagen sie per Download dem Unternehmen übersenden sollen. Oftmals verzichten Bewerber jedoch auf den einfacheren und auch für sie kostengünstigeren Weg, die Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu übersenden weil sie denken, diese haben nicht den gleichen Stellenwert wie eine postalische Bewerbung.
Der erste Kontakt bei der E-Mail Bewerbung
Einer der Hauptgründe weshalb Unternehmen immer mehr auf die E-Mail Bewerbung zurückgreifen ist der, dass der Kontakt zwischen dem Bewerber und der Personalabteilung des Unternehmens schnell und bequem zustande kommt, vorausgesetzt der Bewerber hält sich natürlich an die „Spielregeln“. Dies hat den Vorteil, dass beide Seiten in kurzer Zeit zu Entscheidungen kommen können ohne hier zuvor einen langen und zeitintensiven Bewerbungsprozess durchlaufen zu müssen.
Haben Sie als Bewerber durch die Vorlage Ihrer E-Mail Bewerbung Interesse im Unternehmen geweckt, so werden Sie binnen weniger Tage aufgefordert werden, Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per Post an das Unternehmen zu übersenden oder Sie werden gleich direkt zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Sollte das Unternehmen diesbezüglich auf Sie zukommen, so reagieren Sie in jedem Fall, auch wenn Sie möglicherweise kein Interesse mehr an dieser Stelle haben, denn wenn Sie nicht reagieren erweckt dies schnell den Eindruck von Desinteresse und hinterlässt einen schlechten Eindruck bei dem Unternehmen.
Dies ist vor allem deshalb so wichtig, weil es durchaus möglich sein kann, dass Sie sich möglicherweise wieder einmal bei dieser Firma bewerben wollen und dann kann Ihnen diese fehlende Rückmeldung zum Nachteil ausgelegt werden. Denn wie gesagt, Bewerbungen per E-Mail werden im Regelfall gespeichert.
Punkten Sie bei Ihrer E-Mail Bewerbung durch einen guten Stil
Denken Sie bei Ihrer Bewerbung daran, dass Sie mit Ihrem Schreiben Kontakt zu einem Unternehmen, möglicherweise zu Ihrem zukünftigen Arbeitgeber aufnehmen. Da die moderne Kommunikation immer mehr eine eigene Sprache entwickelt, sollten Sie in Ihren Schreiben „Klartext“ sprechen. Vermeiden Sie es unvollständige Sätze zu schreiben, achten Sie auf eine gute Grammatik und fehlerfreie Texte und vermeiden Sie flapsige Anmerkungen. Genau wie bei der postalischen Bewerbung stellt auch der Onlinebewerbung Ihre Visitenkarte dar mit der Sie den ersten Eindruck bei dem Unternehmen hinterlassen. Beachten Sie hier den Grundsatz:
Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck
Und gerade bei der elektronischen Erstellung von Schreiben und sonstigen Unterlagen schleichen sich schnell „Leichtsinnsfehler“ ein. Ist die Bewerbung ersteinmal weggeschickt, so gibt es keine Möglichkeit mehr Fehler zu korrigieren. An besondere Bedeutung gewinnt dieser Grundsatz, weil Sie bei einer Onlinebewerbung gegenüber dem Unternehmen noch anonymer auftreten als Sie dies bei einer postalischen Bewerbung schon der Fall ist. Legen Sie hier einen guten Stil an den Tag, können Sie hier bei ihrem zukünftigen Arbeitgeber bereits Punkten.
Worauf müssen Sie bei E-Mail Bewerbungen achten?
Wie bei der postalischen Bewerbung auch, gehen beim Arbeitgeber oftmals eine Vielzahl an E-Mail Bewerbungen ein. Das erste was der potentielle Arbeitgeber hier zu sehen bekommt, ist die Betreff-Zeile, auch Subjekt-Zeile genannt. Deshalb ist es wichtig, dass die Betreff-Zeile Ihrer E-Mail Bewerbung eindeutige Angaben enthält die kurz und prägnant sind, um eine schnelle Zuordnung gewährleisten zu können. Es empfiehlt sich hier nicht nur den Begriff „Bewerbung“ und auf welche Stelle Sie sich bewerben zu verwenden, sondern eindeutige Zuordnungsmerkmale wie
- Kennziffer
- Ihren Namen
- Wo die Stelle ausgeschrieben war.
Dies ist für den Personalchef oftmals wichtig da Unternehmen Stellen nicht nur einmal inserieren, sondern diese Stellen in verschiedenen Internetportalen oder Zeitungen ausschreiben. Ihr Name hilft dem Personalchef die Orientierung unter verschiedenen E-Mails nicht zu verlieren und diese entsprechend der betreffenden Person zuzuordnen. Eine „Betreff-Zeile“ könnte beispielsweise so aussehen:
- Bewerbung von „Name Vorname“ auf „Stelle“ und „Kennziffer“ bei „Quelle“
oder:
- Ihre Stellenanzeige „Bezeichnung“ bei „Quelle“ „Kennziffer“ von „Name Vorname“
Denken Sie hierbei vor allem daran, dass dieses Anschreiben Ihre Visitenkarte darstellt und entscheiden dafür ist, ob Ihre Bewerbung Berücksichtigung finden wird oder nicht. Wenn Sie sich ganz sicher sein wollen das Ihr Text über das gewünschte Format verfügt, dann schicken Sie ihre Bewerbung erstmals an sich selbst auf eine E-Mailadresse oder an einen guten Freund und überprüfen die eingegangene E-Mail, denn genau so wird Sie auch der potentielle Arbeitgeber erhalten.
Gestaltung Ihrer E-Mail Bewerbung
Je nachdem welchen E-Mailprovider Sie verwenden stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten der grafischen und farblichen Gestaltung Ihres Anschreibens zur Verfügung. Nutzen Sie diese Möglichkeiten damit sich Ihr Anschreiben aus der Masse heraus abhebt und ins Auge stickt. Es empfiehlt sich hier Ihrem Anschreiben farbliche Aktzenten in den Farben des Unternehmens bei welchem Sie sich bewerben zu verwenden.
Dateianhänge Ihrer E-Mail Bewerbung
Denken Sie bei der Auswahl der Dateien ,die Sie ihrem Bewerbungsschreiben mit anhängen wollen, daran, dass Sie hier auf ein gängiges Format (.doc, .pdf, .xls oder .txt) zurückgreifen. Sie können davon ausgehen das die Zeit des zuständige Sachbearbeiter in der Personalabteilung des Arbeitgebers bei dem Sie sich bewerben knapp bemessen sein wird und dieser kein großes Interesse daran hat, erst ewig lange nach einem geeigneten Programm zu suchen mit dem Dateianhänge geöffnet werden können. Kann dieser die von Ihnen mit ihre Bewerbung mit gesandten Dateianhänge nicht öffnen, so landen diese Allerwahrscheinlichkeit im Papierkorb und möglicherweise Ihre Bewerbung ebenfalls.
Achten Sie bei Ihren Dateianhängen darauf, dass diese nicht zu groß sund virenfrei sind, denn auch dies wird dazu führen das Ihre Bewerbung erst gar nicht geöffnet sondern ungelesen im Papierkorb „abgelegt“ wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Dateiformat und welche Größe ihre Dateinahhänge haben dürfen, erkundigen Sie sich bei dem betreffenden Arbeitgeber und klären dies ab. So sparen Sie sich und dem zukünftigen Arbeitgeber Zeit und geben Ihrer Bewerbung eine Chance.
Sachverhalt und E-Mail Adresse klarstellen
Sollten Sie über kein vorgefertigtes Anschreiben verfügen und dieses auch nicht über ein Textverarbeitungsprogramm sondern direkt in Ihrem E-Mail Postfach erstellen wollen, achten Sie darauf, dass Sie auch hier alle Normen und Strukturen eines vernünftigen Briefes enthalten sind. Ferner sollte aus diesem Anschreiben hervorgehen
- Auf welche Stelle Sie sich konkret bewerben
- Wie Sie auf die ausgeschriebene Stelle aufmerksam geworden sind
- Sowie Ihre vollständige Anschrift inklusive Telefonnummer
Dies ist umso wichtiger, um vom potentiellen Arbeitgeber schnell und unkompliziert kontaktiert werden zu können. Sollten Sie über eine etwas „außergewöhnliche“ E-Mailadresse wie etwa „Mausi01“ verfügen, sollten Sie sich eine dezentere E-Mailadresse zulegen, da solche Pseudonyme auf einen potentiellen Arbeitgeber eher abschreckend wirken könnten. Wenn Sie den Weg der E-Mail Bewerbung wählen, sollten Sie regelmäßig kontrollieren, da Arbeitgeber sich oftmals sehr schnell zurückmelden und eine genauso rasche Rückantwort erwarten.
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