Kennen Sie das? Der Auftrag ist erledigt und jetzt kommt der schönste Teil: die Rechnungsstellung. Doch vor allem Freiberufler und Kleinunternehmen erleben dies oft anders. Denn ihr Rechnungsaufkommen ist zwar nicht utopisch hoch, führt aber immer zu der Überlegung, wie man dabei mehr Zeit einsparen kann und vielleicht auch den einen oder anderen Euro. Wenn die Rechnung geschrieben ist, kommen noch die Arbeitsgänge drucken, falzen, in Briefumschlag stecken, Briefumschlag frankieren und stempeln hinzu. Dazu der Weg zur Post. Diese Vorgänge sind sicher sehr gut eingespielt und gehen flott von der Hand. Aber sind sie optimal?
Seit der Gesetzgeber auch elektronische Rechnungen zulässt, bietet sich bei der Rechnungsstellung durch Umstellung auf E-Mail-Versand Zeit- und Kostenpotenzial an. Doch können und sollten Sie so einfach umstellen? Was ist zu beachten? Und was haben Sie von der Umstellung? Beginnen wir mit dem letzten Punkt und kommen dann zu konkreten Vorschlägen, die Sie sofort umsetzen können.
Die 3 Vorteile von E-Mail-Rechnungen liegen auf der Hand
Der größte Vorteil macht sich sicher im Geldbeutel, sprich bei den Betriebsausgaben bemerkbar. Denn erstens sparen Sie die Kosten für den Ausdruck, Briefumschlag und das Porto komplett. Neben diesen Materialkosten reduziert sich als zweiter Vorteil auch der Arbeitseinsatz um einiges, aber natürlich nicht vollständig. Trotzdem spielt die Zeit eine Rolle, denn als dritter Vorteil ist die Rechnung schneller beim Kunden. Dies erhöht die Aussicht, dass die Erstattung schneller erfolgt.
Bedenken Sie aber auch: Wenn Sie von einem auf den anderen Tag sang- und klanglos umstellen, könnten Sie Kunden verlieren oder zumindest unzufrieden machen. Die Postrechnung ist immer noch die gewohnte Form. Und prinzipiell brauchen Sie das Einverständnis Ihres Kunden zur E-Mail-Rechnung.
Überlegen Sie für sich und Ihr Business: Sind die Vorteile für Sie nachvollziehbar? Bieten sie einen Nutzen für Sie? Denn nur dann macht eine Umstellung Sinn. Wie schätzen Sie das "ich-poche-auf-meine-Papierrechnung-Verhalten" Ihrer Kunden ein? Je höher, desto behutsamer sollten Sie vorgehen, damit Sie keine Kunden verärgern oder verlieren.
Von einem auf den anderen Tag einfach umstellen?
Es empfiehlt sich, die Kunden bei diesem Schritt "mitzunehmen". Wenn Ihre Kunden bislang die Post-Rechnung gewohnt waren, stellen Sie behutsam um. Denn der Kunde hat jetzt die Kosten: Will er seine Rechnung auf Papier abheften, muss er sie zukünftig selbst ausdrucken. Zudem hat der Kunde das Recht auf eine Papierrechnung.
Bevor Sie also nur Ihre Kosten- und Zeitersparnis sehen, verhandeln Sie. Keine Angst, wenn Sie Kunden fragen statt vor vollendete Tatsachen zu stellen, entwickelt sich das in der Regel in Ihrem Sinne.
Wie machen Sie das?
Klären Sie beispielsweise bereits bei der Auftragsstellung, welches Rechnungsformat der Kunde bevorzugt: Postversand oder E-Mail-Versand. Eventuell schaffen Sie Anreize für den Kunden und so eine Win-win-Situation. Beispielsweise ein längeres Zahlungsziel. Damit entfällt allerdings ein Vorteil der Umstellung für Sie (s.o.). Haben Sie zudem im Blick, dass es zu einem späteren Zeitpunkt schwierig werden kann, dem Kunden diesen Vorteil wieder "wegzunehmen", wenn komplett auf E-Mail-Rechnung umgestellt ist.
In meinem nächsten Artikel zum Thema E-Mail-Rechnungen lesen Sie Formulierungsvorschläge, die Sie sofort in Ihren Schriftverkehr einbauen können.