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E-Mail-Korrespondenz: Bleibt der höfliche Umgang miteinander auf der Strecke?

Lesezeit: 4 Minuten Eike Hovermann ist Geschäftsführer der Akademie für Sekretariat und Büromanagement und arbeitet als freiberuflicher Trainer im Internetbereich. Er ist Mitautor eines großen Korrespondenz-Buchs und Verfasser zahlreicher Fachbeiträge zum Thema Internet und E-Mails.

Im Geschäftsleben gibt es für die klassische Korrespondenz geschriebene und ungeschriebene Regeln, die von den meisten beherzigt oder berücksichtigt werden. Doch wie sehen diese Regeln für die elektronische Post aus? Der E-Mail-Austausch steht für schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Besteht da nicht die Gefahr, dass um der Schnelligkeit willen einige Gesetze, Empfehlungen, Regeln oder wichtige Höflichkeitsformeln missachtet werden? Im folgenden E-Mail-Abc erhalten Sie alle wichtigsten Tipps rund um den korrekten, höflichen, sinn- und stilvollen Umgang mit dieser modernen Korrespondenzform.

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E-Mail-Korrespondenz: Bleibt der höfliche Umgang miteinander auf der Strecke?

E-Mail-Korrespondenz: Bleibt der höfliche Umgang miteinander auf der Strecke?

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Abkürzungen/Akronyme

Während Sie in der privaten und geschäftlichen Korrespondenz mit Sicherheit schon die Empfehlung gehört haben, dass Sie auf den Einsatz von Abkürzungen nach Möglichkeit ganz verzichten sollten, so hat sich dies im Bereich der elektronischen Post anscheinend noch nicht bis zu jeder und jedem Anwendenden herumgesprochen. Es werden teilweise wenig bekannte Akronyme gebraucht.

Oder kennen Sie alle folgenden Akronyme und deren deutsche Übersetzung?

ASAP: As soon as possible/So schnell wie möglich

BTW: By the way/Übrigens

FAQs: Frequently asked questions/Häufig gestellte Fragen

IMHO: In my humble/honest opinion/ Meiner bescheidenen/ehrlichen Meinung nach

TIA : Thanks in advance/Vielen Dank im voraus

Sie können nicht immer davon ausgehen, dass jeder diese Abkürzungen wirklich kennt, geschweige denn, dass jeder Englisch spricht; denn die Abkürzungen haben in der Regel ihren Ursprung in der englischen Sprache.

Verwenden Sie nach Möglichkeit keine Abkürzungen, wenn Sie nicht wirklich sicher sind, dass Ihr Adressat sie versteht. Im Geschäftsbereich gilt: grundsätzlich keine dieser Abkürzungen.

Anlagen/Attachments

Mit einem Klick auf die Büroklammer in Ihrem E-Mail-Programm können Sie jede Datei mit jedem Inhalt an Ihre E-Mail-Nachricht anhängen. Beachten Sie bei diesen Anhängen, dass erstens die Datei nicht zu groß – in der Regel größer als 300 KB – ist und zweitens der/die Empfänger/-in mit der entsprechenden Datei auch etwas anfangen können soll.

Schicken Sie kein Attachment, zum Beispiel eine WinWord-Datei, wenn Sie dieselbe Information auch als eigentliche Nachricht senden können.

Versenden Sie sehr große Dokumente, Fotos oder Excel-Tabellen per E-Mail, ist das für die oder den Empfangenden nicht unbedingt schön, wenn Sie den E-Mail-Anschluss mit einer sehr langen Übertragung blockieren. Eine gute Lösung für diese Fälle sind Komprimierungsprogramme, zum Beispiel WinZip, mit denen Sie sehr große Dateien auf ein Minimum der Größe verkleinern können.

Fragen Sie im Zweifelsfall mit einer kurzen Mail, ob Ihr Adressat mit einer komprimierten Datei etwas anfangen kann, und schicken Sie den Anhang erst, wenn Sie eine entsprechende Antwort erhalten haben.

Anreden

E-Mails sind so herrlich unkompliziert, und außerdem soll es immer ganz schnell gehen. Leider bleibt dabei häufig eine ordentliche Anrede auf der Strecke. Aber seien Sie einmal ehrlich: Sparen Sie wirklich Zeit, wenn Sie auf eine Anredezeile verzichten?

Zu jeder geschäftlichen E-Mail gehört auch eine Anrede. Die Empfehlungen für E-Mail-Anreden stimmen mit denen für die herkömmliche Korrespondenz überein (siehe Duzen/Siezen). Wenn Sie jemanden in einem per Post verschickten Brief nicht mit „Hallo, Herr Müller“ anreden würden, sollten Sie dies in einer E-Mail auch nicht tun.

Auch Kolleginnen und Kollegen möchten korrekt angeredet werden. Eine Anrede gehört zum guten Ton! Verzichten Sie bei Ihren E-Mails nicht auf eine passende Anrede. Dies gilt für den Versand von internen und externen Mails. Ausgenommen sind hier die E-Mails, die als Antwort mehrfach hin- und hergehen. Bei diesen E-Mails ist die erneute Anrede nicht bei jeder Antwort notwendig.

BCC

BCC steht für “ Blind Carbon Copy“, also „Kohlepapier-Durchschlag“. Die Personen, die Sie in dieses Feld eintragen, erhalten eine Kopie Ihrer E-Mail. Niemand kann jedoch sehen, an wen diese E-Mail noch gegangen ist.

Betreff/Subjectline

Damit für die Empfängerin oder den Empfänger auf den ersten Blick ersichtlich ist, worum es in der E-Mail geht, sollten Sie Ihren elektronischen Brief mit einem aussagekräftigen, passenden Titel versehen. Denn der Betreff ermöglicht einen effektiven Umgang mit Ihrer Nachricht. Ist die Subjectline, wie es im E-Mail-Verkehr heißt, aussagekräftig, hat dies den Vorteil, dass die E-Mails nach Prioritäten geöffnet werden können. Immer mehr Menschen erhalten im Berufsleben täglich mehr als 50 E-Mails, so dass ein Abarbeiten nach Prioritäten sich dafür genauso empfiehlt wie für andere Tätigkeiten auch.

Duzen/Siezen

Für die geschäftliche Korrespondenz gilt: Duzen Sie im E-Mail-Verkehr nur diejenigen, die Sie in der herkömmlichen Korrespondenz auch duzen würden. Die Kommunikation per E-Mail ist kein Freifahrtschein für allzu große und unangebrachte Vertrautheit.

Wenn Sie generelle Nachrichten ohne direkten Ansprechpartner im privaten Bereich versenden, verwenden Sie die Du-Form. Zum Beispiel: „Wer von Euch kann mir helfen?“ Dies ist gerade in „Diskussionsforen oder Chat-Räumen“ üblich. Orientieren Sie sich auf solchen Plattformen an dem allgemeinen Ton, der dort herrscht. Sie werden mit „Sie“ im Netz angesprochen? Dann gehen Sie davon aus, dass die Person es vorzieht, gesiezt zu werden. Respektieren Sie diesen Wunsch, ohne ihn negativ zu bewerten.

Geschäftliche E-Mails sollten Sie genau so verfassen, wie Sie sonst auch Geschäftsbriefe formulieren.

Postfachkontrolle

Prüfen Sie mindestens einmal, besser zweimal täglich Ihre elektronischen Postfächer, um auf eingegangene Post antworten zu können. Dies gilt nur für diejenigen, die in ihrem Unternehmen über keine Standleitung verfügen und die elektronische Post noch selbst abrufen müssen. Wenn die Kommunikation per E-Mail wirklich funktionieren soll, sollten Sie Ihre E-Mails täglich abrufen, lesen und nach Möglichkeit beantworten oder zumindest einen kurzen Zwischenbescheid geben. Alles andere wäre wenig effektiv und unhöflich.

Postkartengrüße

Eine neue und sehr witzige Idee ist die Versendung von elektronischen Postkarten

Postkarten, die Sie auf den Webseiten verschiedener Anbieter mit Text und den verschiedensten Grafiken versehen können. Ihr Postkartenadressat erhält dann eine E-Mail, in der die entsprechende Internet-Adresse mit der Abbildung der Postkarte steht. Derartige Postkartengrüße sind nur für den privaten Bereich geeignet und dort auch nur für Personen, die Sie sehr gut kennen.

Rechtschreibung

Auch eine schnell geschriebene E-Mail oder E-Mail-Antwort sollte korrekt geschrieben werden. Prüfen Sie die Rechtschreibung genauso wie bei einem persönlichen Brief.

Unterschrift

Verzichten Sie auf aufwendige Signaturen (Bilder aus zusammengesetzten Zeichen der Tastatur) als Unterschriften. Sie sind zwar sehr beliebt, aber unnötig. Beenden Sie Ihre Briefe mit einem freundlichen Gruß und Ihrem Namen.

Bei geschäftlichen Signaturen müssen Sie die wichtigsten Informationen einbinden. Hier ein Beispiel für eine geschäftliche Signatur:

Eike Hovermann

Geschäftsführer Akademie für Sekretariat und Büromanagement GmbH Wiedenbrücker Straße 12

59555 Lippstadt

Telefon: (0 29 41) 96 61 0

Telefax: (0 29 41) 96 61 09

E-Mail: info@akadsek.de

Internet: www.akadsek.de

Unternehmenssitz: Lippstadt

Amtsgericht Paderborn HRB 2267

Unterschrift, eingescannt als Bild

Manche Mail-Programme können auch in die E-Mail eingebaute Bildelemente, wie eine digitalisierte Unterschrift, anzeigen. Empfänger/-innen, deren Software dazu nicht fähig ist, ärgern sich meist über solchen Daten-Ballast (Müll). Seien Sie deshalb sparsam mit derartigen Grafikelementen.

Eine eingescannte Unterschrift mag zwar sehr nett aussehen, ist aber ein Sicherheitsrisiko. Jeder kann am Computer diese eingescannte Unterschrift als einzelne Grafik aus der E-Mail herausnehmen, und dann könnten Unbefugte diese genauso wie bei einem Brief oder einem Fax missbrauchen.

Bildnachweis: Rawpixel.com / stock.adobe.com

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