Kennen Sie das? Sie rufen Ihre E-Mails ab. Dabei ist Ihr E-Mail-Postfach schon reichlich gefüllt. Unschlüssig beginnen Sie mit der Antwort einer Mail, brechen dann aber erst einmal ab. Zwei E-Mails löschen Sie, denn Sie haben gelesen, dass Ihnen jemand blaue Pillen zur Verbesserung Ihres Lebens anbietet. Eine Fortbildung würde Sie interessieren, Sie wissen aber nicht, ob Sie wirklich Zeit haben. Erst einmal wieder schließen. Sie sehen zwei abonnierte Newsletter, die aber ebenso ungelesen bleiben, wie die anderen Newsletter dieser Woche.
Zwischen diesen ganzen E-Mails hätten Sie fast die Terminbenachrichtigung zur nächsten Arbeitskreis-Sitzung übersehen. Sie überprüfen, ob der Termin frei ist. Einen Anschlusstermin müssten Sie eventuell um eine halbe Stunde verschieben, aber vielleicht reicht die Zeit auch? Das wollen Sie heute Nachmittag entscheiden, jetzt ist dafür keine Zeit.
Schnell überfliegen Sie noch einmal Ihre E-Mails und entdecken mit schlechtem Gewissen die Mail eines Kollegen, dem Sie schon längst hatten antworten wollen. "Immer diese 1.000 Mails jeden Tag", denken Sie noch, bevor Sie sich anderen Aufgaben zuwenden.
Darum! Bringen Sie Ordnung in Ihre E-Mails
Wenn Sie in Ihrem Posteingang "gefühlte" zwei Kilometer scrollen können, ist roter Alarm angesagt. Ein voller und unsortierter Posteingang ist der Zeitkiller Nummer 1. Ihr Posteingang sollte immer aktuell, aufgeräumt und übersichtlich sein. Unmengen von E-Mails im E-Mail-Postfach bringen die beste Büroorganisation irgendwann zum Erliegen.
Sie fragen sich jetzt vielleicht, warum ich auf diesen Punkt so viel Wert lege. Ganz einfach: Ein voller Posteingang führt zu Verhalten wie im Folgenden beschrieben.
- Alte E-Mails werden immer wieder angeschaut.
- E-Mails werden nochmals gelesen.
- Man überlegt, was man sich beim letzten Mal zu der Mail überlegt hat: "Da war doch noch was" signalisiert das Gehirn. Doch es fällt einem nicht ein, also wird die Mail ohne weitere Aktion geschlossen. Bis zum nächsten "Da war doch noch was".
- Die vielen Mails frustrieren auf Dauer.
- "Dauer-Mails" frustrieren nicht nur, sie beunruhigen auch.
- Man macht sich Sorgen, weil man das ungute Gefühl hat, nicht wirklich zu wissen, was in den vielen Mails "drin" ist. Und ob gerade irgendetwas "anbrennt".
- Es entsteht ein Gefühl von "Ich habe noch Tausend Mails zu erledigen".
Wie viel Ordnung ist in Ihrem E-Mail-Posteingang?
Schauen Sie jetzt in Ihren aktuellen Posteingang, was sagt Ihnen Ihre schnelle Bestandsaufnahme?
- Wie viele E-Mails sehen Sie? Mehr als 20? Gelbe Karte. Mehr als 40? Rote Karte.
- Älter als 2 Wochen? Gelbe Karte. Älter als vier Wochen? Rote Karte.
- Mehr als dreimal "reingeschaut" im Laufe der Zeit? Gelbe Karte. Mehr als fünfmal "reingeschaut"? Rote Karte.
- Sie wissen nicht, was drin steht? Gelbe Karte. Sie wissen nicht, was, von wem, warum? Rote Karte.
- Sie hatten mindestens einmal den Gedanken, eine bestimmte Mail zu löschen? Gelbe Karte. Sie hatten mindestens dreimal die Löschen-Idee? Rote Karte.
- Sie hatten vor vier Wochen das letzte Mal einen komplett leeren Posteingang, von da an nicht mehr? Gelbe Karte. Wie Ihr Posteingang leer aussieht, wissen Sie gar nicht mehr? Rote Karte.
Sie merken, "grüne" Karten habe ich nicht angeboten, aber auch keine "dunkelroten". Manchmal gibt es einzelne E-Mails, bei denen es völlig in Ordnung ist, dass sie einen unbestimmten Status haben. Doch wenn Ihr E-Mail-Postfach nie geleert ist und immer eine Menge an "unbestimmten Kandidaten" enthält, dann können Sie Ihre Arbeitsorganisation verbessern.
Lesen Sie meine Artikelserie "Das 1×1 der Mails" und suchen Sie sich genau die Punkte heraus, von denen Sie sich die größte Verbesserung in Ihrer Büroorganisation versprechen. Alles andere ignorieren Sie bitte.
Konsequentes Löschen von E-Mails
Vielleicht ist es Zeit, für einige neue Verhaltensweisen? Sobald Sie aus dem Betreff oder den ersten Worten ersehen, dass die E-Mail ein Spam, eine Virenwarnung oder ein Kettenbrief ist, löschen Sie die E-Mail sofort. Falls möglich, definieren Sie Regeln und Absenderadressen, damit solche E-Mails sofort in den Spam-Ordner geleitet werden. Das war der erste Tipp zur Verbesserung Ihres E-Mail-Managements.
Wissen Sie, warum sich das Postfach überhaupt immer wieder füllt? Wenn Sie weiter lesen, dann entdecken Sie in Teil 2, warum es so oft und so hartnäckig zu Dauergästen im E-Mail-Postfach kommt.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation