Kennen Sie das? Sie erhalten von einem Geschäftspartner eine E-Mail und möchten gleich zurückrufen. Leider finden Sie keine Telefonnummer und rufen erst Ihre Kontakte auf. Bequemer wäre es gewesen, hätten Sie die Daten am Ende der E-Mail vorgefunden.
Doch es geht hier um mehr als nur den Komfort. Denn wenn Ihr Geschäftspartner keine Adressangaben in seinem E-Mail-Schriftverkehr angibt, ist das mehr als nur ein Schönheitsfehler. Ähnlich wie im normalen Schriftverkehr dürfen auch in E-Mails die Angaben zum Unternehmen nicht fehlen.
Es geht um Unternehmensname, Rechtsform, Vorstand, Handelsregisternummer und Registergericht sowie weitere Adressdaten. Früher war dies nur für gedruckte Geschäftsbriefe vorgeschrieben, 2007 hat der Gesetzgeber dies auch für die elektronische Post und Fax geregelt.
Keine dienstlichen E-Mails ohne Signatur
Alle E-Mails, die von Unternehmen an externe Empfänger gehen, unterliegen den E-Mail-Pflichtangaben . Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens muss die entsprechenden Angaben in seine E-Mail-Signatur (Absenderkennung am Ende der Mail) aufnehmen. Ein Link auf die Kontakt- oder Impressumsseite der Webseite des Unternehmens genügt nicht.
Um eine korrekte E-Mail-Bezeichnung zu erstellen oder eine bestehende zu überprüfen, kann man den kostenlosen Pflichtangaben-Assistenten der IT-Recht Kanzlei nutzen. Wenn Sie wissen wollen, wie alle im Unternehmen einheitliche und immer aktuelle Signaturen verwenden, lesen Sie meine Artikelserie Professionelle E-Mails .
Checkliste: Wie gut beherrschen Sie das 1×1 der E-Mails?
Zum Abschluss können Sie überprüfen, wie gut Sie im Umgang mit Ihren E-Mails und Ihrem E-Mail-Postfach sind. Natürlich immer unter der Voraussetzung, dass das vorgeschlagene Thema in Ihrem speziellen Fall auch wirklich ein sinnvolles Vorgehen wäre. Wenn Sie mit "nein" antworten und Sie halten den Vorschlag für sinnvoll, dann holen Sie sich einfach in dem entsprechenden Teil meiner Artikelserie noch einige Anregungen.
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So ist es |
ja |
nein |
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E-Mails, die erkennbar Werbung, Spam etc. sind, werden ungesehen gelöscht. |
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Abonnierte Newsletter werden auch gelesen, sonst abbestellt. |
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Eingehende E-Mails werden nach einem stimmigen System bearbeitet. Beispielsweise nach dem Direkt-Prinzip: löschen, delegieren, sofort erledigen oder terminieren. |
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E-Mails werden gegebenenfalls mit der Funktion "Nachverfolgung" versehen, um sie im Blick zu behalten. |
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Wenn ich nur im Cc stehe, informiere ich mich und lege die E-Mail dann ab beziehungsweise lösche sie. |
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Ich habe sinnvolle Unterordner geschaffen. |
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Die Unterordner sind auf aktuellem Stand und werden regelmäßig von "Altlasten" befreit. |
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Ich weiß, wie ich E-Mail archiviere. Und tue es auch. |
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Ich rufe E-Mails am Block ab, um genug Zeit für ungestörtes Arbeiten an anderen Aufgaben zu haben. |
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Ich brauche keine Massenmails, um mich wichtig zu fühlen. |
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Meine Betreffe sind möglichst eindeutig formuliert, so dass der Empfänger schnell orientiert ist, worum es geht. |
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Bei dienstlichen Mails verwende ich eine rechtlich korrekte und bezüglich der Unternehmensdaten aktuelle Signatur. |
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Jetzt sind Sie dran – das 1×1 der E-Mails
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Ich bin überzeugt, dass Sie einige der vorgestellten Schritte bereits ganz selbstverständlich umsetzen. Bei allen anderen Punkten suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie verändern möchten. Überlegen Sie, wie die nächsten Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Und dann tun Sie es.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation