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Das 1×1 der E-Mails: Zielsicher entscheiden

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bei jeder E-Mail sofort zielsicher entscheiden, wie die nächste Aktion aussieht. Damit Sie endlich wieder mit einem guten Gefühl in Ihr E-Mail-Postfach schauen, weil Sie immer sofort wissen, was zu tun ist.

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Das 1×1 der E-Mails: Zielsicher entscheiden

Kennen Sie das? Es gibt Tage, an denen man vor lauter E-Mails sichten, sortieren, wieder anschauen, vielleicht auch beantworten das Gefühl hat, nicht richtig zum Arbeiten zu kommen. Gefühlt quillt das E-Mail-Postfach über und der Posteingang wird nicht wirklich leer. Und bei vielen eingehenden Mails fragt man sich: "Was mache ich jetzt, wie ist der nächste Schritt bei dieser Mail?" Lesen Sie dazu, wie Sie mit maximal vier Schritten schnelle Entscheidungen treffen, was die nächste Aktion für die jeweilige Mail ist.

Direkt-Prinzip bei E-Mails
Wenden Sie das Direkt-Prinzip aus dem Papier-Posteingang auch bei Ihren E-Mails an. So, wie Sie bei Papieren versuchen, jeden Vorgang nur einmal zur Hand zu nehmen, verfahren Sie auch bei den E-Mails. Gut anwenden lässt sich das Direkt-Prinzip, wenn Sie sich an den folgenden Leitfragen orientieren:

  1. Kann ich das sofort entsorgen?
    Ihre Aktion bei einem "ja": Sofort löschen. Machen Sie Ihren elektronischen Papierkorb zu Ihrem Lieblings-Verbündeten.
    Die Antwort lautet: Löschen nein, dann geht es weiter mit 2.
  2. Kann ich das sofort delegieren?  
    Ihre Aktion bei einem "ja": Sofort auf die Schaltfläche "weiterleiten" klicken,  Empfänger eingeben, kurze Info dazu, versenden, fertig.
    Die Antwort lautet: delegieren nein, dann geht es weiter mit 3.
  3. Kann ich das sofort erledigen? 
    Ihre Aktion bei einem "ja": In 5 Minuten vom Tisch, meist mit dem ersten Schritt "antworten".
    Die Antwort lautet: sofort erledigen nein, dann geht es weiter mit 4.
  4. Kann ich das sofort planen? 
    Ihre Aktion bei einem "ja": Entscheiden, priorisieren, terminieren und dann erledigen. Tipp: Die Mail per "drag & drop" in den Aufgabenbereich ziehen und in eine Aufgabe oder im Terminbereich in einen Termin umwandeln.

Mit diesen vier Schritten müssten Sie alle Ihre Aufgaben und Mails auf den richtigen Pfad bringen, probieren Sie es aus. Sie möchten noch mehr zum Direkt-Prinzip lesen? Hier habe ich noch einige Informationen zum Direkt-Prinzip für Sie.

E-Mail per Nachverfolgung im Blick behalten
Sie werden sicher die ein oder andere E-Mail auch einmal im Postfach stehen lassen. Dann ist es sinnvoll, diese mittels der Funktion "Nachverfolgung" mit einem Datum und einer Priorität zu kennzeichnen. So haben Sie immer sofort den Stand im Blick. Bei Outlook beispielsweise gibt es in dem "Suchordner" einen Ordner "Zur Nachverfolgung". Darin sind alle E-Mails verknüpft, die Sie mit der Funktion "Nachverfolgung" versehen haben, unabhängig davon, in welchem Unterordner die Originalmail abgelegt ist.

Tipp vom E-Mail-Experten Rainer Schulz
Ich hatte die Gelegenheit, Rainer Schulz zu interviewen. Rainer Schulz ist Geschäftsführer der Firma Globolog und beschäftigt sich beruflich mit dem Thema E-Mail. Ich fragte nach einem Tipp für unsere Leser, wie man bei einem überquellenden Posteingang nach wichtig und unwichtig unterscheiden könne. Seine Antwort:

" Bei der Vielzahl eingehender Nachrichten sollte darauf geachtet werden, ob ich als Empfänger oder unter Cc geführt bin. In aller Regel bin ich als Cc-Empfänger nicht zum Handeln aufgefordert, sondern lediglich in den Informationsfluss einbezogen. Das bedeutet, dass ich die Mail sofort aus dem Posteingang entfernen und, falls sinnvoll, in einen dem Zusammenhang entsprechenden Unterordner ablegen kann. Dieses Verfahren sollte auch auf solche Mails angewandt werden, die ich direkt empfangen und bereits bearbeitet habe."

Hat Ihnen dieser Tipp gefallen? Lesen Sie mehr im Interview mit Rainer Schulz. Nachdem Sie den nächsten Artikel gelesen haben, wissen Sie, wie Sie Ihr E-Mail-Postfach noch besser organisieren können.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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