Kennen Sie das? Sie erhalten eine E-Mail von einem Geschäftspartner mit dem Betreff „Info“. Beim Öffnen sehen Sie als erstes einen einzigen, langen Textblock. Lustlos beginnen Sie zu lesen und fragen sich, worum es wohl geht. Die ersten drei Sätze sind reine Begrüßungsfloskeln. Die überspringen Sie schnell. Ihr Blick fliegt über den Text, weil Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen möchten, was Ihnen aber nicht gelingt.
Sie scrollen in der E-Mail zum letzten Satz, der Sie mit ausschweifenden Floskeln verabschiedet und mit dem Namen des Geschäftspartners endet. Ihr Telefon klingelt und erleichtert schließen Sie die E-Mail.
Viele E-Mails werden geschrieben, wenige sind gut
E-Mails sind eine schnelle und nicht mehr wegzudenkende Kommunikations- und Arbeitsform. Fast alle E-Mail Nutzer sind von der Vielzahl der E-Mails überfordert. Wenn dann neben der Quantität auch noch die Qualität der E-Mails nicht stimmt, wird der Nutzen von E-Mails zur Belastung oder führt bestenfalls zur Unlust beim Leser.
Sie haben keinen Einfluss darauf, wie gut ein Absender für Sie seine E-Mail formuliert. Sie selbst können jedoch zur Verbesserung der E-Mail Kommunikation beitragen, wenn Sie die folgenden Punkte beachten. Der Vorteil für Sie? Sie erhöhen die Chancen, dass der Empfänger Ihre E-Mail auch bearbeitet.
Ist Ihr Betreff in der E-Mail aussagekräftig?
Ein fehlender Betreff in einer Geschäfts-E-Mail ist ein absolutes „no go“, das geht gar nicht. Wenn Sie zumindest „Info“, „Termin“, „Anfrage“ oder „Projekt Bahnhof“ schreiben, sind Sie bereits einer der besseren E-Mail Schreiber.
Zufriedenstellend sind solche Betreffs jedoch nicht. Lernen Sie, aussagekräftige Betreffzeilen zu formulieren. Am besten kombinieren Sie diesen Tipp gleich mit meinem nächsten Vorschlag: Pro E-Mail nur ein Thema. Das vereinfacht Ihnen das Schreiben der E-Mail und dem Empfänger das Bearbeiten – bietet also ausschließlich Vorteile für alle Seiten. Schreiben Sie in den Betreff kurz und knackig, worum es genau geht.
Hier sind einige Anregungen:
- Terminoptionen in der 32. KW
- Bitte überprüfen Sie den Statusbericht
- Projekt Meyer – inhaltliche Abstimmung für Zwischenpräsentation
- TOPs für die Teambesprechung am kommenden Mittwoch / noch besser: Datumsangabe und Uhrzeit
So wird die E-Mail übersichtlich
Floskeln Sie beim Ein- und Ausstieg einer E-Mail nicht zu lange und womöglich „schwulstig“ herum, sondern kommen Sie gleich zur Sache. Wenn Ihnen das unhöflich erscheint, beginnen Sie mit dem Satz: „Darf ich gleich zur Sache kommen? Ich möchte Ihnen vorschlagen, dass…“. Für die eigentliche Mitteilung beachten Sie bitte das folgende bewährte Vorgehen:
- Schreiben Sie kurze Sätze
Wenn Sie zu langen Sätzen in E-Mails neigen, trainieren Sie eine Zeitlang die Regel „Aus einem Satz mach zwei“. Das geht immer, das garantiere ich allen Lang-Satz-Schreibern. - Schreiben Sie in kurzen Blöcken
Untergliedern Sie in sinnvolle Absätze. Für alle, die Endlostexte schreiben: Versuchen Sie es mit meiner Regel „Nach zwei langen Sätzen ein Absatz“ bzw. „Nach drei bis vier kurzen Sätzen ein Absatz“. - Gliedern Sie Ihre Gedanken
Verwenden Sie zur Orientierung Aufzählungszeichen oder Numerierungen. - Schreiben Sie, was Sie vom Empfänger wollen
Formulieren Sie Bitten oder Aufträge klar und eindeutig. Beispielsweise: „Ich bitte Sie, mir per E-Mail oder telefonisch bis zum 12.3. mitzuteilen, welche Medien ich für Sie reservieren darf.“ Oder „Der Briefentwurf ist als Datei beigefügt. Bitte tragen Sie Ihre Vorschläge und Ergänzungen direkt in die Worddatei ein. Und dann bitte bis Freitag, den 16.4., an mich zurück, danke“.
Jetzt sind Sie dran – Checkliste: „So schreiben Sie professionelle E-Mails“
Setzen Sie einige meiner Vorschläge bereits um? Dann herzlichen Glückwunsch! Sie haben sich eher an einigen Stellen ertappt gefühlt? Das macht nichts. Denn jetzt wissen Sie es besser. Überlegen Sie sich, welchen der vorgestellten Punkte Sie ab jetzt beim Schreiben Ihrer E-Mails umsetzen werden.
Damit Ihnen das leichter fällt, habe ich die wichtigsten Punkte und Formulierungsvorschläge in einer Checkliste für Sie zusammen gestellt. Sie können diese anfordern unter VNR-LeserInnen (at) wera-naegler.de (kostenfrei, werbefrei, keine Registrierung oder Datensammlung).
Gutes Gelingen für Ihre nächste E-Mail!
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