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Keine Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates bei Einführung einer elektronischen Personalakte

Lesezeit: 3 Minuten Viele größere Unternehmen denken aktuell darüber nach, elektronische Personalakten einzuführen. Ein Veto des Betriebsrates brauchen sie hierbei nicht zu befürchten, denn dieser verfügt in diesem Zusammenhang im Allgemeinen nicht über Mitbestimmungs- oder Beteiligungsrechte.

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Keine Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates bei Einführung einer elektronischen Personalakte

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Gegenüber der papiergebundenen Variante der Personalakte zeichnen sich elektronische Personalakten dadurch aus, dass die in konventionellen Papierpersonalakten enthaltenen Daten in Datenbanken eingegeben und die vorhandenen Dokumente eingescannt und anschließend – zumindest teilweise – vernichtet werden.

Damit haben elektronische Personalakten gegenüber den papiergebundenen Personalakten einige Vorteile.

Zunächst einmal benötigt man erheblich weniger Platz als für die Aufbewahrung von papiergebundenen Personalakten. Dies spart Raumkosten und reduziert die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

In der Regel ist auch der Verwaltungsaufwand – insbesondere für das Suchen nach bestimmten Dokumenten – in der Personalabteilung erheblich geringer. Die in elektronischen Personalakten vorhandenen Daten können ferner

  • schneller bearbeitet,
  • gleichzeitig von mehreren Personen benutzt und
  • leicht weitergeleitet werden.

Der Zugriff auf elektronische Personalakten kann für bestimmte Personen oder Personengruppen auf Teile der Personalakten beschränkt werden, sodass durch Berechtigungsprofile das Datenschutzniveau als hoch angesehen werden kann.

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates bei der Einführung elektronischer Personalakten
Die Aufstellung von allgemeinen Beurteilungsgrundsätzen bedarf nach § 94 Abs. 2 BetrVG grundsätzlich der Zustimmung des Betriebsrats. Demnach lautet die Kernfrage, ob elektronische Personalakten der Personalbeurteilung und/oder der Vorbereitung von Personalentscheidungen dienen.

Zunächst handelt es sich bei einer elektronischen Personalakte lediglich um eine reine Datensammlung, die keine allgemeinen Beurteilungsgrundsätze enthält. Sofern elektronische Personalakten jedoch genutzt werden, um die dort enthaltenen Daten z. B. zu Beförderungszwecken o. ä. zu verwenden, dienen die in den elektronischen Personalakten gesammelten Daten der Vorbereitung von Personalentscheidungen.

Sobald daher der Arbeitgeber Regelungen dafür festlegt, welche Voraussetzungen für eine Beförderung auf einen höherwertigen Arbeitsplatz   vorliegen müssen, kann man von einer Aufstellung von allgemeinen Beurteilungsgrundsätzen i. S. des § 94 Abs. 2 BetrVG sprechen, was mitbestimmungspflichtig wäre.

Der Betriebsrat hat darüber hinaus gem. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der "Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen" ein Mitbestimmungsrecht. Hierbei werden an den Begriff der "technischen Einrichtung" keine besonderen Anforderungen gestellt.

Der Begriff soll lediglich klarstellen, dass die Überwachung durch Personen, insbesondere eine Überwachung durch Vorgesetzte, nicht mitbestimmungspflichtig ist. Damit fällt eine elektronische Personalakte durchaus unter den Begriff der technischen Einrichtung.

Eine Mitbestimmung des Betriebsrates aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG kommt allerdings nur in Betracht, wenn es um die Kontrolle von Verhalten oder Leistung von Arbeitnehmern geht. Diesbezüglich hat aber bereits das BAG in einer Entscheidung vom 22. Oktober 1986 ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG verneint. Nach dieser Entscheidung besteht nur dann ein Mitbestimmungsrecht, "wenn Leistungs- oder Verhaltensdaten programmgemäß zu Aussagen über Verhalten oder Leistung einzelner Arbeitnehmer verarbeitet werden."

Das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat insbesondere die Gefahren für das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers im Blick, wenn die Kontrolle statt von einer Person von einer Maschine ausgeht. Gerade daran fehlt es aber bei elektronischen Personalakten, denn gerade bei einer elektronischen Personalakte erfolgt keine Überwachung/Kontrolle durch eine automatische Verknüpfung von elektronischen Daten oder Vorgängen.

Die Verknüpfung der Daten in einer elektronischen Personalakte, die den eigentlichen Überwachungs- bzw. Kontrollvorgang ausmacht, erfolgt nach wie vor im Kopf einer Person – in der Regel eines Mitarbeiters der Personalabteilung. Diese Person greift bei ihrer Suche nach Erkenntnismöglichkeiten nicht auf Papierdokumente, sondern auf elektronische Personalakten zurück. Da bei elektronischen Personalakten ferner die Archivierungsfunktion klar im Mittelpunkt steht, verläuft der Überwachungsvorgang im Ergebnis nicht anders, als wenn die Personalakte in Papierform geführt würde.

Zusammenfassend lässt sich somit feststellen, dass von elektronischen Personalakten keine besondere Gefahren für das Persönlichkeitsrecht eines Arbeitnehmers ausgehen. Daraus folgt, dass ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von elektronischen Personalakten nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG i in der Regel nicht in Betracht kommen wird.

Beteiligungsrechte bei der Einführung elektronischer Personalakten
Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat gem. § 92 Abs. 1 BetrVG über die Personalplanung – insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf sowie über die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen – rechtzeitig und umfassend zu unterrichten sowie Art und Umfang von erforderlichen Maßnahmen mit dem Betriebsrat zu beraten.

Insofern ist der Betriebsrat gem. § 92 Abs. 1 BetrVG an der Entscheidung zur Einführung elektronischer Personalakten zu beteiligen, wenn die elektronischen Personalakten als Mittel der Personalplanung eingesetzt werden sollen und insbesondere auch dazu dienen sollen, zu entscheiden, welcher Mitarbeiter an welchen Qualifizierungsmaßnahmen teilnehmen soll.

Außerdem hat der Betriebsrat gem. § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG darüber zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze durchgeführt bzw. eingehalten werden. Da bei der Implementierung der elektronischen Personalakte die Regelungen des BDSG beachtet werden müssen, hat der Betriebsrat diesbezüglich auch ein Überwachungsrecht. Daraus ergibt such zugleich die Informationspflicht des Arbeitgebers nach § 80 Abs. 2 BetrVG.

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