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Recht des Arbeitnehmers zur Einsicht in seine elektronische Personalakte

Lesezeit: 2 Minuten Für die meisten Arbeitnehmer ist die Personalakte wie ein Buch mit sieben Siegeln. Dabei hat jeder Angestellte das Recht auf Akteneinsicht. Dies gilt auch für elektronische Personalakten.

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Recht des Arbeitnehmers zur Einsicht in seine elektronische Personalakte

Lesezeit: 2 Minuten

Der Begriff Personalakte ist gesetzlich nicht definiert und äußerst dehnbar, denn weder Form noch Inhalt sind vorgeschrieben. Bei einer Personalakte handelt es sich aber immer um eine Sammlung von Schriftstücken und Aufzeichnungen über persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers.

Personalakten sollen ein möglichst vollständiges Bild über den Werdegang von Beschäftigten liefern und dem sachgemäßen Personaleinsatz und der effektiven Personalplanung dienen. Darüber hinaus haben Personalakten die Funktion einer zahlungsbegründenden Unterlage.

Elektronische Personalakten
Personenbezogene Mitarbeiterdaten sind mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme durch Dritte (Mitarbeiter, Kunden etc.) zu sichern. Daher sollte der Zugang zu Personalakten nur den unmittelbar mit der Bearbeitung der Personalakten betrauten Kräften sowie den Vorgesetzten des Mitarbeiters möglich sein.

Die klassische Personalakte in Papierform wird wahrscheinlich – zumindest in größeren Unternehmen mit vielen Angestellten – mittelfristig durch elektronische Personalakten abgelöst werden.

Bei elektronischen Personalakten handelt es sich im Prinzip um Softwarelösungen zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte. Diese für Personalabteilungen entwickelten Systeme ersetzen durch elektronische Archivierung zunehmend die traditionelle Personalakte aus Papier.

Recht auf Akteneinsicht
Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer nach dem Betriebsverfassungsgesetz das Recht auf Einsichtnahme in seine eigene Personalakte. Zu dieser Einsichtnahme in seine Personalakte kann der Arbeitnehmer als Zeuge auch ein Mitglied des Betriebsrates mitnehmen.

Stellt der Arbeitnehmer im Zuge seiner Einsichtnahme in die Personalakte fest, dass dort Tatsachen beschrieben sind, die aus seiner Sicht nicht zutreffen, so hat er das Recht, der Personalakte eine Gegendarstellung hinzuzufügen. Von diesem Recht auf Gegendarstellung sollten Arbeitnehmer insbesondere Gebrauch machen, wenn in einer Abmahnung Vorwürfe gegen sie erhoben werden, mit denen sie nicht einverstanden sind.

Darüber hinaus haben Arbeitnehmer das Recht, Schriftstücke aus der Personalakte entfernen zu lassen. Dies gilt insbesondere für Unterlagen, die in einer Personalakte nichts zu suchen haben.

Schließlich haben Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass Abmahnungen nach einem gewissen Zeitraum aus ihrer Personalakte entfernt werden.

Einsicht in eine elektronische Personalakte
Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in seine Personalakte bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen Sinn, das heißt § 83 BetrVG gilt auch für elektronische Personaldaten.

Das Einsichtsrecht der Arbeitnehmer in ihre Personalakten besteht grundsätzlich nur während des Beschäftigungsverhältnisses. Nach seinem Ausscheiden kann ein Arbeitnehmer sein Einsichtsbegehren nur noch auf die allgemeine Fürsorgepflicht stützen.

Ob Kopien und Notizen angefertigt werden dürfen, ist schon bei papiergebundenen Personalakten streitig. Der Arbeitnehmer wird sich allerdings grundsätzlich Notizen machen dürfen, kann aber nicht verlangen, dass ihm Fotokopien überlassen werden.

Dementsprechend bedeutet das Einsichtsrecht in die elektronische Personalakte nicht, dass der Mitarbeiter automatisch das Recht hat, den ganzen Akteninhalt auszudrucken.

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