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Personalakte: 1. Begriff der Personalakte

Lesezeit: 2 Minuten Zur Personalakte eines Arbeitnehmers gehören alle Urkunden, Schriftstücke und sonstigen Vorgänge, die seine persönlichen und dienstlichen Verhältnisse betreffen und in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

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Personalakte: 1. Begriff der Personalakte

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Bei der Personalakte handelt es sich um eine Sammlung von Urkunden, Schriftstücken, Aufzeichnungen und sonstigen Vorgängen über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers, die in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Die Personalakte sollte ein möglichst vollständiges Bild über den Werdegang des einzelnen Beschäftigten wiedergeben. Ferner dient die Personalakte dem sachgemäßen Personaleinsatz und der effektiven Personalplanung. Schließlich hat die Personalakte noch die Funktion einer zahlungsbegründenden Unterlage.

Beim Führen von Personalakten kommt es nicht auf die Bezeichnung Personalakte, sondern vielmehr darauf an, ob die Unterlagen das Arbeitsverhältnis angehen oder mit diesem in einem inneren Zusammenhang stehen.

Keine Verpflichtung zum Führen der Personalakte
Abgesehen von einigen wenigen gesetzlichen Vorschriften ist ein Arbeitgeber weder nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) noch aufgrund vertraglicher Nebenpflichten verpflichtet, Personalakten anzulegen beziehungsweise zu führen. Damit kann jeder Arbeitgeber vollkommen frei darüber entscheiden,

  • ob und in welcher Quantität und Qualität er Personalakten führen will,
  • wo er die Personalakten aufbewahrt,
  • welche Personen er mit der Betreuung der Personalakten beauftragt oder
  • ob er Personalakten in Papierform präferiert oder elektronische Personalakten vorzieht.

Inhalt der Personalakte
Obwohl Inhalt und Form von Personalakten somit nicht normiert sind, enthalten Personalakten in der betrieblichen Praxis dennoch im Allgemeinen die folgenden Unterlagen:

  • Zu den Unterlagen, die sich häufig als erstes in Personalakten befinden, gehören vor allem ein Personalfragebogen sowie die Bewerbungsunterlagen wie z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Lichtbild, Zeugniskopien etc.
  • Der Arbeitsvertrag ist ein elementares Element jeder Personalakte.
  • Zu den wichtigen Bestandteilen von Personalakten gehören ferner alle abrechnungsrelevante Daten z. B. zur Eingruppierung, Zugehörigkeit zu einer bestimmten Tarifgruppe, außertarifliche Regelungen etc. In die Personalakte gehören somit auch Unteralgen über Urlaubsansprüche und zum genommenen bzw. eingereichten Urlaub.
  • Sonstige abrechnungsrelevante Daten, z. B. Unterlagen über Trennungsgeld,   Umzugskostenvergütung, Reisekostenvergütung, Unterlagen über Unterstützungen und Zuschüsse, Unterlagen über die Entlassung oder Versetzung in den Ruhestand etc.
  • Besoldungs-/Gehaltsvorgänge einschließlich Vorgänge über Abtretungen, Pfändungen, Verpfändungen, Gehaltsvorschüsse etc.
  • Nachweise über die Schulbildung, Aus- und Fortbildung einschließlich der Prüfungszeugnisse gehören ebenfalls in die Personalakte, sofern diese Unterlagen nicht schon aus den Bewerbungsunterlagen hervorgehen.
  • Gesundheitszeugnisse und ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen Eignung gehören dann in die Personalakte, wenn diese für die Ausübung der Tätigkeit erforderlich sind. Ferner Nachweise der Schwerbehinderteneigenschaft, Dienstunfälle und Unterlagen über Erkrankungen.
  • Unterlagen zum Werdegang im eigenen Unternehmen, wie zum Beispiel über Umbesetzungen, Übertragung eines Dienstpostens, Aufnahme einer Teilzeitbeschäftigung, Ermäßigung der Arbeitszeit, Dienstjubiläen, dienstliche Beurteilungen, Zeugnisse etc.
  • Vorgänge über mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die zutreffend und relevant sind.

In die Personalakte gehören auch Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis sowie Unterlagen über Straf-, Berufsgericht-, Bußgeldverfahren, soweit ein Bezug zur dienstlichen Tätigkeit besteht.

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