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Mitarbeiter muss selbst Einsicht in die Personalakte nehmen

Lesezeit: 2 Minuten Nicht selten gibt es Streit darüber, ob und wie ein Mitarbeiter Einblick in seine Personalakte nehmen darf. Das LAG Schleswig-Holstein hat die Anforderungen daran sehr eng ausgelegt. Danach ist grundsätzlich nur der Arbeitnehmer berechtigt, Einblick in die Personalakte zu nehmen. Er kann dieses Recht nicht auf andere Personen wie z. B. einen Anwalt oder einen Gewerkschaftsmitarbeiter übertragen.

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Mitarbeiter muss selbst Einsicht in die Personalakte nehmen

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Der Entscheidung des LAG Schleswig-Holstein vom 17.4.2014 (5 Sa 385/13) lag folgender Sachverhalt zugrunde: Eine Mitarbeiterin war von ihrem Arbeitgeber zweimal abgemahnt worden. Im Verfahren vor dem Arbeitsgericht erreichte sie, dass die Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden müssen. Außerdem entschied das Arbeitsgericht, dass die Mitarbeiterin ihre Personalakte einsehen dürfe, oder dieses Recht ihrem Anwalt oder einem Rechtssekretär der Gewerkschaft übertragen könne.

Die Entscheidung des LAG Schleswig-Holstein

Die Sache ging in die Berufung zum Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein. Die Richter am LAG kamen zu einer anderen Entscheidung, die für den Arbeitgeber günstiger war. Sie beschränkten das Einsichtnahmerecht der Mitarbeiterin.

Grundsätzlich besteht ein Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte. In Betrieben mit Betriebsrat ergibt sich dieses aus § 83 Betriebsverfassungsgesetz. Aber auch in Betrieben ohne Betriebsrat besteht das gleiche Recht. Dieses hat dann eine andere Grundlage (§ 241 Abs. 2 BGB in Verbindung mit Art. 2 und Art. 1 Grundgesetz), ist inhaltlich aber gleich ausgestattet.

In der Sache entschieden die Richter am LAG, dass die Mitarbeiterin selbst zwar Einblick in ihre Personalakte nehmen dürfe. Allerdings dürfe sie dieses Recht nicht auf ihren Prozessbevollmächtigten (Rechtsanwalt oder Rechtssekretär der Gewerkschaft) übertragen. Das ist weniger, als das Arbeitsgericht ihr zugebilligt hatte. Das Arbeitsgericht hatte noch angenommen, dass sie das Recht auch vollständig übertragen kann.

Wie das Urteil zustande kam

Die Richter am Landesarbeitsgericht orientierten sich streng am Wortlaut des maßgeblichen § 83 Betriebsverfassungsgesetz. Die entsprechenden Passagen aus diesem Paragrafen lauten:

 (1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. …

Aus dem Wort "hinzuziehen"“ schlossen die Richter, dass eine komplette Übertragung des Rechts auf den Prozessbevollmächtigten nicht möglich sei. Es bestünde lediglich ein Anspruch darauf, dass ein Mitglied des Betriebsrates gleichzeitig mit der Mitarbeiterin Einblick in die Personalakte nimmt. Außerdem folge aus dem Gesetzestext auch, dass lediglich ein Mitglied des Betriebsrates hinzugezogen werden dürfe.

Der Arbeitgeber sei nicht verpflichtet, auch anderen Dritten (wie z. B. Kollegen des Betroffenen) Einblick in die Personalakte zu gewähren.

Generell sollten Sie mit der Gewährung von Einblick in die Personalakte zurückhaltend sein. Denn in dieser finden sich eine Vielzahl von vertraulichen Informationen, die schlicht nicht jeden etwas angehen.

Beachten Sie diese wichtige Ausnahme von der Beschränkung des Rechts auf Einsichtnahme

Nach Ansicht des LAG Schleswig-Holstein kann es im Ausnahmefall doch geboten sein, dass der Arbeitgeber einem konkret vom Arbeitnehmer bevollmächtigten Dritten Einblick in die Personalakte gewährt. Vorstellbar ist dies dann, wenn der Mitarbeiter selbst über einen längeren Zeitraum verhindert ist, sein Recht auf Akteneinsicht höchstpersönlich auszuüben.

Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn er länger erkrankt ist oder sich über einen längeren Zeitraum im Ausland befindet. Ein typisches Beispiel hierfür ist ein längerfristiger beruflicher Einsatz im Ausland.

Hinweis: Etwas anders ist die Situation im öffentlichen Dienst. Die Tarifverträge TVöD und TV-L erlauben ausdrücklich das Einsichtsrecht in die Personalakte durch Bevollmächtigte.

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