Personalakten in Papierform oder elektronischer Form werden oder sollten eine systematische Anlage und Führung in der Personalabteilung voraussetzen. Das Interesse der Beschäftigten ist es, dass die gespeicherte Dokumentation des Arbeitgebers keine Tatsachen enthält, die für den einzelnen Beschäftigten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können.
Unter dem Begriff Personalakte, der nicht näher gesetzlich festgelegt ist, wird jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen verstanden, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bbeschäftigten bezieht und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht. Das Bundesarbeitsgericht hat zur Personalakte einmal definiert, dass die Akte spiegelbildlich ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über seinen Werdegang geben muss.
Es ist arbeitsrechtlich nicht vorgeschrieben, wo die Akte geführt werden muss. Dies kann betrieblich oder außerbetrieblich sein (Personalabteilung, Konzernverwaltung, Steuerberater). Der Anfang der persönlichen Personalakte beginnt für den Mitarbeiter mit der Bewerbung und endet mit Ende des Arbeitsverhältnisses.
Inhalt der Personalakte
Zum Inhalt einer Personalakte können alle Unterlagen werden, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen und an deren Aufnahme der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse haben.
Vom Bewerbungsschreiben, sprich die Bewerbung mit Lebenslauf, das Lichtbild, die Zeugnisse, die Einstellung und der Abschluss des Arbeitsvertrags sowie die Durchführung des Arbeitsverhältnisses und Abwicklung mit Führungs- und Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen, Zeugnissen über Fortbildungsmaßnahmen, Krankheitsbescheinigungen, Urlaubsanträgen und -bewilligungen, bis hin zur Beendigung und Abwicklung, Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag sowie Schlusszeugnis.
Schutz des Arbeitnehmers muss gewährleistet sein
Mit der Aufnahme der vorbezeichneten Punkte, die den Hauptbegriff darstellen, ist von einer legitimen Aufnahme von Unterlagen zu sprechen, die auch den begrenzten Schutz der Arbeitnehmer im Umfang sicherstellen.
Unter der Beachtung des Schutzes von personenbezogenen Daten und deren missbräuchlicher Verwendung in Verbindung des Persönlichkeitsrechts des Einzelnen auf Achtung seiner Menschenwürde und der Entfaltung seiner individuellen Persönlichkeit sollte sich die Aktenführung auf die beschriebenen Inhalte beziehen.
Die Gerichte, welche sich über die Jahre mit dem Thema Personalakte befassen mussten, setzten zur Führung und Aufnahme stets einen Bezug zum konkreten Arbeitsverhältnis voraus,was die legitime Aufnahme von personenbezogenen Daten festigt.
Was der Arbeitgeber beachten muss
Der Arbeitgeber hat das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten zu beachten und ist somit verpflichtet, die Personalakten vor dem Zugriff Dritter zu bewahren. Das gilt auch für Betriebsangehörige. Der Kreis der zugangsberechtigten Personen ist möglichst klein zu halten und auf die für Personalentscheidungen zuständigen Mitarbeiter zu beschränken.
Kommt die Personalakte im regelmäßigen Gebrauch durch die Sachbearbeitung (erstellen Lohnabrechnung ) zur Anwendung, sind besonders sensible Daten (Angaben zum körperlichen, geistigen und seelischen Zustand) vor Einblick zu sichern.
Vorgänge aus der Personalakte entfernen
Beschäftigte können und sollten die Berichtigung, Entfernung unrichtiger, zu Unrecht belastender oder auf unzulässige Weise aufgenommener Unterlagen aus der Personalakte verlangen (Berichtigungsanspruch). Insbesondere spielt der Entfernungsanspruch bezüglich einer erstellten Abmahnung eine besondere Rolle, welches eine Vielzahl von Gerichtsentscheidungen belegt.
Streitigkeiten – welche Rechte hat der Arbeitnehmer?
Kommt es über den Inhalt der Personalakte zu Beschwerden, kann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber diese direkt vortragen. Er darf allerdings auch den Betriebsrat oder den Personalrat einschalten. Kommt es zwischen den Beteiligten nicht zu einer einverständlichen Lösung, kann der Arbeitnehmer das Arbeitsgericht anrufen.