Als Rechnungsempfänger online erstellter Rechnungen müssen Sie aufpassen. Schließlich soll das Finanzamt die Rechnungen anerkennen: Sie alleine entscheiden, von welchem Geschäftspartner Sie Online-Rechnungen akzeptieren und von welchem nicht. Einen Überblick, welche technische Ausstattung Sie als Rechnungsempfänger oder –aussteller benötigen, entnehmen Sie der folgenden Übersicht.
Online-Rechnungen: Darauf achten Rechnungsempfänger
Geben Sie Ihr Einverständnis, dass Sie elektronisch erstellte Rechnungen akzeptieren, ist es nicht erforderlich, dass Sie selbst Rechnungen online versenden. Sie alleine entscheiden, von welchem Geschäftspartner Sie Online-Rechnungen akzeptieren und von welchem nicht (BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004, Az.: IV B 7 – S 7280 – 19/04, Textziffer 2.1).
Übersicht: Die erforderliche Ausstattung beim Rechnungsempfänger und –aussteller:
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Rechnungsaussteller
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Rechnungsempfänger
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Beispiel
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Signaturkarte, auf der Ihre persönliche Signatur gespeichert ist
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Nicht erforderlich
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Signaturkarte der Sparkassen
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Zugelassenes Kartenlesegerät der Klasse 2 oder 3
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Nicht erforderlich
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Z.B. Reiner cst cyberJack
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Software zur Erstellung der digitalen Signatur. Wird vom Kartenaussteller mitgeliefert.
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Software zur Prüfung der digitalen Signatur
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z.B. kostenlose Software von seccommerce
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Gültige E-mail-Adresse, die bei der Antragstellung der Signatur mit angegeben wird
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E-Mail als Kontaktadresse, da die Daten vie E-Mail versand werden
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z.B. usta@kahr-online.de
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Formlose Einverständniserklärung des Rechnungsempfängers
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Formlose Erteilung der Einverständniserklärung, dass der elektronische Rechnungseingang akzeptiert wird
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Das Einverständnis kann per Brief, Fax oder E-Mail erteilt werden. Inhalt: … hiermit akzeptieren wir die Übermittlung von Rechnungen mit qualifizierter Signatur
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Elektronisch versandte Rechnungen müssen 10 Jahre elektronisch vorgehalten werden. Archivierung kann auch auf CD, DVD oder Festplatte erfolgen.
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Elektronisch erhaltene Rechnungen müssen 10 Jahre elektronisch vorgehalten werden. Archivierung kann auch auf CD, DVD oder Festplatte erfolgen.
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Kein Unterschied zur papiergebundenen Buchführung, da Sie hier die Belege ebenfalls 10 Jahre aufbewahren müssen.
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Nicht erforderlich.
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Prüfbericht der Zertifikatsprüfung ist ebenfalls 10 Jahre lang zu speichern. Alle geeigneten Medien sind dafür zulässig.
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