Businesstipps

Welche Signatur müssen Sie in geschäftlichen E-Mails haben?

Lesezeit: < 1 Minute Für die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz wie Rechnungen, Briefe usw. gelten die gleichen Vorschriften wie für alle Geschäftsvorfälle auf Papier. Das hat der Gesetzgeber so bestimmt. Darüber hinaus besteht für geschäftliche E-Mails eine Signaturpflicht mit bestimmten Pflichtangaben.

< 1 min Lesezeit
Welche Signatur müssen Sie in geschäftlichen E-Mails haben?

Welche Signatur müssen Sie in geschäftlichen E-Mails haben?

Lesezeit: < 1 Minute

Die Inhalte regelt Paragraph 37a Absatz (1) des Handelsgesetzbuches (HGB). Das GmbH Gesetz und das Aktiengesetz ergänzen im § 35a bzw. § 80 diese Vorschriften. Je nach Gesellschaftsform werden mehr oder weniger ausführliche Pflichtangaben nötig.

Welche Angaben muss die E-Mail Signatur enthalten?

Im Allgemeinen:

  • Firma oder Bezeichnung des Unternehmens
  • Ort oder Sitz des Unternehmens oder der Niederlassung
  • Zuständiges Registergericht
  • Handelsregister-Nummer oder andere Registernummer – wenn vorhanden
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Vor- und Zuname des Inhabers, Geschäftsführers, Vorsitzenden

Keine Pflichtangaben für die Signatur sind zum Beispiel:

  • Telefonnummer
  • Fax
  • E-Mail Adresse oder
  • Webseite.

Diese Angaben verlangt der Gesetzgeber nicht. Ich empfehle, diese Kontaktangaben zu machen, weil die Angaben für den Empfänger hilfreich sind und als fester Bestandteil einer E-Mail-Signatur angesehen werden können. Die Angaben der E-Mail Signatur muss als reiner Text geschrieben sein. Also keine Graphik oder einen Link zu einer Webseite. Das verstößt gegen die vorgeschriebene Form.

Was geschieht bei einem Verstoß gegen die E-Mail Signaturpflicht?

Wenn die Signatur fehlt, dann drohen Abmahnungen mit Abmahngebühren und Zwangsgelder. Die Höhe richtet sich nach der Unternehmensform. Die Bußgelder belaufen sich zwischen 1.000 EURO und maximal 5.000 EURO.

Wer ist zur E-Mail-Signatur verpflichtet?

Für nicht ins Handelsregister eingetragene Unternehmen wie Einzelunternehmer besteht seit dem 22.05.2007 die Pflicht zur
E-Mail-Signatur.

Alle Kaufleute entsprechend dem Handelsgesetzbuch (HGB) und deren Mitarbeiter sind zur E-Mail-Signatur verpflichtet.

Keine Signatur ist erforderlich für rein private Zwecke

Ich rate, auch im privaten Bereich einen Kontaktblock mit Adresse, Telefonnummer für Festnetz, Mobil und E-Mail-Adresse anzugeben. Jeder Empfänger kann Sie so leichter kontaktieren.  Legen Sie den Kontaktblock einmalig über „Signatur“ an.

So, jetzt sollten Sie Ihre E-Mail-Signaturangaben prüfen, damit es kein Bußgeld gibt.

Bildnachweis: BillionPhotos.com / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal: