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Arbeitszeit effektiv strukturieren – Was ist zu beachten?

Gerade in der heutigen Zeit sind viele Menschen daran interessiert, noch effizienter zu arbeiten. Leider fehlt es gerade Selbstständigen und Freiberuflern immer wieder an der richtigen Struktur, um dieses Ziel in die Tat umzusetzen. Doch welche Methoden sind tatsächlich geeignet, um den täglichen Workflow in die Höhe zu treiben?

Arbeitszeit effektiv strukturieren - Was ist zu beachten?

Arbeitszeit effektiv strukturieren – Was ist zu beachten?

Schwerpunkte setzen

Auf der einen Seite ist es von Bedeutung, sich den tatsächlichen Prioritäten der Arbeit zu widmen. Für einen Selbstständigen sind dies die Aktivitäten, die für die eigentliche Generierung des persönlichen Einkommens verantwortlich sind. Zunächst ist eine Analyse der aktuellen Produktivität zu empfehlen, die zum Beispiel mithilfe verschiedener Apps möglich ist. Damit werden die tatsächlichen Arbeitszeiten aufgezeichnet. Schnell zeigt sich, dass ein typischer Acht-Stunden-Tag aus langen Telefonaten und Gesprächen und wenig reiner Arbeitszeit besteht.

Um nun etwas an der Lage zu ändern, ist es äußerst hilfreich, sich Tag für Tag erneut an die fünf wichtigsten Aufgaben zu erinnern. Diese lassen sich zum Beispiel mit einem Magnetboard über dem Schreibtisch anbringen. Hier gelangen Sie zu den Experten dieses Themas, die wertvolle Tipps für die Anschaffung bieten. Wird das persönliche tägliche Ziel so visuell verdeutlicht, so fällt es im Anschluss nicht mehr schwer, die fünf zentralen Punkte nicht aus den Augen zu verlieren und nach dieser Maxime zu handeln. Die Produktivität steigt im Anschluss direkt in die Höhe

Fokussierter Arbeiten

Verschiedene wissenschaftliche Studien haben sich in den vergangenen Jahren mit „Deep Work“ beschäftigt. Damit gemeint ist das vollständige Eintauchen in eine Arbeitsphase, das häufig den Arbeitstag sehr erfolgreicher Menschen bestimmt. Sie sind dazu in der Lage, für zwei oder gar drei Stunden ihre komplette Aufmerksamkeit allein auf die Arbeit zu richten. Dabei setzen sie sich das Ziel, alle äußeren störenden Einflüsse auszublenden, um so den Workflow zu verbessern.
Jeder hat die Möglichkeit, sich in dieser Disziplin zu üben. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass wir rund zehn Minuten brauchen, bis wir mental in unserer aktuellen Tätigkeit aufgehen und so noch bessere Leistungen erbringen. Wer jedoch mehrmals pro Stunde durch ein leises Vibrieren des Smartphones aus dem aktuellen Kontext gerissen wird, gerät gar nicht erst in diese so produktive Phase. Ein erster Schritt besteht deshalb darin, alle äußeren Ablenkungen für den gewünschten Zeitraum auszuschalten

Die klare Abtrennung der Pausen

Um in effektive und konzentrierte Arbeitsphasen gelangen zu können, spielen sogleich die Pausen eine wichtige Rolle. Wer nicht effektiv arbeitet leidet sehr häufig unter einer Vermischung von Arbeitszeit und Ruhezeit. In diesem Stadium wird die Pause zur Arbeit, da sie zeitlich nicht klar definiert wurde. Die Arbeit selbst findet derweil in einem wenig konzentrierten Zustand statt und zeichnet sich aus diesem Grund nicht durch eine besondere Effektivität aus. Zumindest einmal pro Stunde sollte eine kleine zielgerichtete Pause von fünf Minuten eingelegt werden. Mindestens alle drei Stunden ist es ratsam, gut 20 Minuten von der eigenen Arbeit abzusehen und sich kurz anderen Dingen zu widmen.
Obwohl es auf den ersten Blick einen Widerspruch ergibt – wer sich klare Pausen definiert und diese einhält, nimmt dadurch einen positiven Einfluss auf seine Leistungsfähigkeit. Schon aus diesem Grund lohnt es sich auf ganzer Linie, diese zweite und so wichtige Seite der Medaille nicht aus den Augen zu verlieren, sondern ihren Wert und Nutzen für die persönliche Arbeit zu erkennen

Die richtige Erholung

Wie wichtig Schlaf für unsere Konzentration ist, wurde schon in den vergangenen Jahren wissenschaftlich klar unter Beweis gestellt. Leider gönnen wir uns gerade in der eigentlichen Kernschlafphase oft zu wenig Ruhe. Erwachsene sollten rund sieben bis acht Stunden täglich schlafen, um auf der ganzen Höhe ihrer Leistungskraft zu sein. Lässt sich dies während der Nacht nicht einrichten, so kann es helfen, einen Mittagsschlaf in Betracht zu ziehen. Schon Winston Churchill, der in seiner Zeit als englischer Premierminister für seine besonders intensiven Arbeitsphasen bis spät in die Nacht bekannt war, setzte auf den Mittagsschlaf. Wer im Büro die Möglichkeit hat, rund 20 Minuten zu ruhen, versorgt sich für die kommenden Stunden mit frischer Energie. Länger sollte der Schlaf am Mittag jedoch nicht andauern. Ansonsten fällt es im Anschluss daran schwer, wieder in die Gänge zu kommen und sich frisch in die Arbeit zu stürzen.

Bildnachweis: jcomp / stock.asobe.com

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