Eine PST-Datei ohne Probleme zwischen Outlook-Versionen austauschen
Seit Outlook 2003 gibt es ein neues Format für persönliche Ordner – die so genannte PST-Datei. Meist merken Sie gar nichts von der Formatumstellung, da die neueren Outlook-Versionen problemlos mit einer älteren PST-Datei zurechtkommen. Umgekehrt ist das aber nicht der Fall. So sind Komplikationen programmiert, wenn Sie eine PST-Datei im neuen Format auf einem PC mit älterer Outlook-Version einsetzen wollen oder wenn eine vorhandene PST-Datei auf das neue Format umgestellt werden soll.
Die PST-Datei in Outlook
Dank Unicode-Zeichensatz werden damit unter anderem auch arabische oder asiatische Schriftzeichen unterstützt. Außerdem macht das neue Dateiformat Schluss mit der Zwei-Gigabyte-Größenbeschränkung.
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Erstellen Sie eine PST-Datei im Outlook 97-2002-Format
Was den Austausch zwischen den PST-Dateiformaten so kompliziert macht, ist der Umstand, dass es keinen speziellen Dateikonverter gibt. Das bedeutet, dass Sie alle Schritte von Hand ausführen müssen. Beginnen Sie damit, eine PST-Datei im alten Format einzurichten.
Wählen Sie das Menü „Datei“, „Neu“ und „Outlook-Datendatei“.
In einer Dialogbox stellt Ihnen Outlook die verfügbaren Dateiformate zur Auswahl. Markieren Sie „Persönlicher Ordner (.pst) für Outlook 97-2002“ und klicken Sie auf „OK“.
Geben Sie einen Dateinamen ein – beispielsweise „Outlook Ordner 97-2002.pst“ - und legen Sie fest, in welchem Ordner die PST-Datei gespeichert werden soll. Zur Bestätigung drücken Sie „OK“.
Nun will Outlook noch wissen, unter welcher Bezeichnung die Hauptebene der PST-Datei in der Ordnerliste von Outlook angezeigt werden soll. Geben Sie zum Beispiel „Persönliche Ordner (97-2002)“ in das Feld „Namen“ ein. Danach klicken Sie auf „OK“.
In Outlook ist daraufhin automatisch die soeben erstellte PST-Datei aktiv – noch ist sie natürlich leer. Kopieren Sie alle Daten, die Sie übertragen möchten und ziehen Sie bei gedrückter „STRG“-Taste die gewünschten Inhalte auf den entsprechenden Ordner. Nach Abschluss des Kopiervorgangs weist die neue PST-Datei im 97-2002-Format dieselbe Ordnerstruktur auf wie Ihre bisherige Outlook-Datei.
Schließen Sie die PST-Datei im 97-2002-Format, indem Sie in der Outlook-Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf ihren Namen klicken und im aufgeklappten Kontextmenü den Befehl „<Name der PST-Datei>“ schließen – etwa „Persönlicher Ordner 97-2002“ schließen.
Die PST-Datei im Outlook-97-2002-Format können Sie jetzt von Ihrer Festplatte auf einen PC kopieren, auf dem eine ältere Outlook-Version im Einsatz ist und dort zur Ansicht auch öffnen.
