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Outlook-Ordner: So schaffen Sie eine sinnvolle Struktur

Lesezeit: 2 Minuten Vielleicht kennen Sie das auch: Sie sehen in den Posteingang und werden von der Fülle der Emails erschlagen – schnell Klappe zu! Legen Sie jetzt neue Outlook-Ordner an. So bringen Sie Struktur und Ordnung in Ihr Ablagesystem.

2 min Lesezeit

Outlook-Ordner: So schaffen Sie eine sinnvolle Struktur

Lesezeit: 2 Minuten

Sie können zu jedem Standardordner wie Posteingang, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen zusätzliche Outlook-Ordner gleichen Typs anlegen – entweder als Unterordner oder als selbständigen Ordner.

Wann ist ein neuer Outlook-Ordner sinnvoll?
 Hier eine kleine Auswahl:

  • wenn Sie keine Übersicht mehr haben
  • wenn Sie mehrere Email-Konten verwalten
  • wenn Sie Ihre Kunden klassifizieren
  • wenn Sie mit Projekten arbeiten
  • wenn Sie mit zeitlich strukturierten Tätigkeiten zu tun haben
  • wenn Sie mit der Regel-Funktion Emails verschieben möchten

Dann macht es für Sie Sinn, neue Ordner anzulegen.

So legen Sie neue Outlook-Ordner an
Sie rufen das Fenster zum "Neuen Ordner erstellen" über "Menü", "Datei", "Ordner" und "Neuer Ordner…" auf. Alternativ dazu klappen Sie in der Symbolleiste unter "Neu" das Auswahlmenü auf und gehen auf "Ordner" .In Outlook 2010 gelangen Sie über die Registerkarte "Ordner" und der Gruppe "Neu" zum Befehl "Neuer Ordner".

Dies alles können Sie sich sparen, wenn Sie – wo immer Sie sich in Outlook befinden – einfach die Tastenkombination "Strg+Umsch+E" ausführen – schon öffnet sich das Fenster "Neuen Ordner erstellen".

Jetzt sollten Sie sich entscheiden, welchen Ordner-Typ Sie anlegen und ob Sie ihn als Unterordner oder als eigenständigen Ordner erstellen möchten.

Unterordner oder eigenständiger Outlook-Ordner? Das ist die Frage!
Sie möchten zum Beispiel für Ihr Projekt X einen Email-Ordner anlegen und entscheiden sich für einen Unterordner vom Posteingang.

Jetzt wählen Sie bei "Ordner enthält Elemente des Typs:" "E-Mail und Bereitstellung" aus und markieren im Feld "Ordner soll angelegt werden unter:" den "Posteingang". Jetzt fehlt noch der Name des Outlook-Ordners. Sie geben vielleicht "Projekt X" in die Zeile von "Name:" ein und bestätigen mit OK. Nun sehen Sie beim "Posteingang" das "Projekt X" als Unterordner.

Wenn es für Sie Sinn macht, legen Sie den Email-Ordner als eigenständige Ablage an: dazu markieren Sie im Fenster der aufgeführten Ordner den obersten, also Ihren "Persönlichen Ordner" (falls Sie ihm nicht einen anderen Namen gegeben haben).

Nun ist interessant, welchen Namen Sie diesem Ordner geben möchten. Würden Sie ihn "Projekt X" nennen, würde er sich alphabetisch unter "P" einordnen – nun ist das wohl nicht die beste Lösung. Er verlöre sich in den Weiten Ihrer Ordnerstruktur – irgendwo in der Nähe des Posteinganges.

Da aber Outlook alphabetisch sortiert und Sonderzeichen und Zahlen vor den Buchstaben rangieren, haben Sie die einmalige Chance Ihren Ordner ganz oben in der Hierarchie zu platzieren: fügen Sie ihm zum Beispiel einen Unterstrich "_" davor, dann würde der Ordner "_Projekt X" heißen. Damit wäre er ganz oben angesiedelt und von Ihnen schnell zu erreichen.

Ich empfehle Ihnen, diese strategische Überlegungen – Unterordner oder eigenständiger Ordner und wo soll er sich einsortieren – bei jedem neuen Ordner anzustellen.

Der Trick mit den Outlook-Ordnern als Unterordner
Ich verrate Ihnen noch einen Trick: Sie können die Ordnertypen auch untereinander mischen, also für ein Projekt zum Beispiel einen Emailordner als Hauptordner anlegen. Kontakte-, Kalender- und Aufgabenordner sind dann Unterordner desselben. Sie können die Outlook-Ordner beliebig mischen und verschachteln.

Aber Achtung! Wenn Sie ein neues Element anlegen möchten, dann sollten Sie sich im jeweiligen Ordner befinden. Sonst wird das Element im Standardordner angelegt. Dann müssen Sie ihn an den richtigen Ort verschieben.

Zusammenfassung: Mit ein wenig Überlegung und Strategie legen Sie sich eine sinnvolle Ablage-Struktur mit Outlook-Ordnern an.

Lesen Sie im nächsten Artikel dieser dreiteiligen Serie, wie Sie sicher mit Tastaturbefehlen Elemente in Ihre Outlook-Ordner kopieren, verschieben und umwandeln.

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