Ihr Haushaltsplan im Verein ist eine Gegenüberstellung der finanziellen Einnahmen und Ausgaben. Es gilt die Devise: Wie viel Geld habe ich zur Verfügung, wo bekomme ich es her und wie viel kann ich wofür ausgeben. Je detaillierter und genauer Ihre Finanzplanung ist, desto sicherer bleiben Sie vor unbezahlbaren Luftschlössern und platzenden Investitionsblasen im Nebel einer schlechten Planung Ihres Haushaltes verschont.
Die Bedeutung der Planung eines Haushaltes für Ihren Verein
Nicht jeder Verein wird seinen Haushalt im Detail mittel- oder langfristig vorher planen können. Oft geschehen Finanzmitteleingänge kurzfristig, sind längerfristig nicht erwartbar oder von der Gnade der Fördermittel- oder Sponsoringbearbeiter abhängig. Unregelmäßige und unvorhersehbare Finanzeingänge machen eine Haushaltsplanung schwer und unsicher.
Für Vereine mit regelmäßigen oder vorhersehbaren Finanzeingängen, vielen oder kontinuierlich wiederkehrenden Aktivitäten und einem größeren Mitgliederaufkommen ist professionelles Finanzmanagement mit der Planung eines Vereinshaushaltes unabdingbar. Ein Haushaltsplan hilft den Überblick zu behalten.
Die Gewährleistung des Vereins zur Pflicht der Planung eines Haushaltes Legen Sie die Planung, Durchführung und Kontrolle eines Haushaltsplanes in den Regularien Ihres Vereins (Satzung, Finanzordnung) fest.
- Funktionen und Verantwortlichkeiten aus dem Vorstand und der Mitgliederschaft für die Erstellung, Durchführung und Kontrolle des Haushaltsplanes (Etatrecht, Entscheidungskompetenzen).
- Vor der jährlichen Mitgliederhauptversammlung wird der Haushaltsplan für das nächste Geschäftsjahr erstellt. Dieser dient der Feststellung und Festlegung der Finanzmittel, die zur Erfüllung der Aufgaben des Vereins in einem Haushaltsjahr voraussichtlich erforderlich sind und zur Verfügung stehen.
- Information und Unterrichtung der Mitgliederversammlung.
- Abstimmung des Haushaltsplanes durch die Mitgliederversammlung.
- Entlastung (im Verweigerungsfall Belastung) der Haushaltsverantwortlichen nach Ablauf des Geschäftsjahres durch die Mitgliederversammlung.
Finanztechnische und -rechtliche Erfordernisse des Vereins zur Planung eines Haushaltes
- Verantwortlich ist bei der Planung des Haushaltes der Vereinsvorstand (§ 26 BGB, Geschäftsführungspflicht, Wahrung der Vermögensinteressen des Vereins).
- In der Endkonsequenz der Rechtsvorstand, der im Negativfall unter Umständen mit seinem Privatvermögen haftet.
- In der Ausgabenplanung müssen steuerliche Abgaben und die Zweckbindung bestimmter Einnahmen (Zuschüsse) beachtet werden.
- Die Rücklage einer Sicherheitsmarge (5-10% des planbaren Etats) für unvorhergesehene oder höhere Ausgaben schützt vor bösen Überraschungen.
- Für finanzielle Realeinschätzungen ist ein nüchterner, objektiver Umgang mit aktuellen und früheren Haushaltsansätzen und übrig gebliebenen Geldmitteln nötig.
Systematik der Planung eines Haushaltes im Verein
1. Haushaltsplanung für das kommende Geschäftsjahr
- Ausgangspunkt: Haushaltsplan des Vorjahres mit Abweichungsanalyse
- Aktivitätenplanung für das kommende Jahr mit Machbarkeitsanalyse
- Kostenschätzung der geplanten Aktivitäten
2. Haushaltsansatz für das kommende Geschäftsjahr
- detaillierte Aufstellung des Haushaltes
- Vorlage des zukünftigen Haushaltsplanes in der Mitgliederversammlung mit Abstimmung
3. genehmigter Haushaltsplan als Grundlage der Vereinsarbeit im kommenden Geschäftsjahr
- Kontrolle und Einhaltung des geplanten Haushaltes
- Überwachung der Finanzeingänge
- Zuweisung der Finanzmittel
- Überwachung der Haushaltsansätze
- Entscheidungen über Abweichungen