Zeitmanagement

Zeitmanagement: Neue Zeitreserven im Alltag entdecken

Kennen Sie das: Eigentlich haben Sie eine wichtige Aufgabe vor sich, aber dann möchten Sie nur mal schnell eine andere Kleinigkeit erledigen. Dann kommt etwas dazwischen – ein Anruf, eine Frage eines Kollegen – und als Sie wieder auf die Uhr schauen, sind zwei Stunden vergangen. Deshalb ist es wichtig sich darüber klar zu werden, wo Ihre Zeit bleibt und wie Sie Zeitreserven für sich nutzen können.

Führen Sie ein Zeitprotokoll

Das ist eine sehr effektive Methode, um herauszufinden, wo eigentlich Ihre Zeit bleibt. Es gibt keinen besseren Weg, um Ihre eigenen Erwartungen in Sachen Zeit zu entlarven und sichtbar zu machen. So werden Sie in die Lage versetzt, effektiver als bisher festzulegen, wofür Sie Ihre Zeit ab sofort einsetzen werden und wofür nicht. Auf diese Weise werden Sie auch ein ganz neues Zeitbewusstsein bekommen.

Wie gehen Sie am besten vor? Protokollieren Sie eine ganz normale Woche – keine Feiertag, keine besonderen privaten oder beruflichen Vorhaben. Halten Sie dann akribisch Tag für Tag fest, womit Sie Ihre Zeit verbringen – vom Aufstehen bis zum Schlafen gehen. Schummeln Sie nicht! Sie decken nur dann Zeitreserven auf – und die gibt es mit Sicherheit auch bei Ihnen – wenn Sie ehrlich zu sich selbst sind. Auch wenn es schlimm erscheint: Es kann ja nur noch besser werden.

Analysieren Sie Ihre Zeitverwendung

Nach Ablauf der Woche analysieren Sie dann das Protokoll. Schauen Sie sich Ihre Aufzeichnungen genau an und stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Welche Ihrer Tätigkeiten beanspruchen die meiste Zeit? Wollen Sie das überhaupt? Und welche Dinge kommen zu kurz, obwohl sie Ihnen wichtig sind?
  • Bei welchen Aufgaben verdrehen Sie die Augen, weil sie Ihnen besonders viel Mühe bereiten? Können Sie einige davon abgeben?
  • Wo verlieren Sie Zeit durch aufschieben, trödeln und sich nicht entschließen können?

Solch ein Protokoll zu führen ist anfangs zwar lästig, bringt Ihnen aber auch viele Vorteile. Allein schon deswegen, weil Sie bereits während Ihrer Notizen zu den jeweiligen Tätigkeiten ein Gefühl dafür bekommen, wo Sie Ihre Zeit wirklich effektiv einsetzen und wo Sie noch erheblichen Veränderungsbedarf haben. Die Ergebnisse werden Sie – bei korrekter Ausführung – überraschen.

Sorgen Sie für Ausgeglichenheit in Ihrem Leben

Wenn Sie eine Woche lang aufgeschrieben haben, womit Sie Ihre Zeit verbringen, sollten Sie den nächsten wichtigen Schritt tun: Betrachten Sie Ihr persönliches Zeitprotokoll im Hinblick auf Ihre verschiedenen Lebensbereiche.

  • Wie viel Zeit haben Sie für den Bereich Beruf investiert?
  • Wie viel für den Partner, die Familie und die sozialen Kontakte?
  • Haben Sie sich auch um Ihre Gesundheit gekümmert?
  • Wie viel Zeit hatten Sie für Hobbys und Freizeit?  

Die Ergebnisse lassen Sie erkennen, ob Ihre Balance halbwegs ausgewogen ist oder ob es (erheblichen) Veränderungsbedarf gibt. Nehmen Sie diese Erkenntnisse nicht auf die leichte Schulter. Schon so mancher hat es versucht – und dann gab es ein böses Erwachen.

Erstrebenswert wäre es, wenn jeder Bereich zu seinem Recht kommt. Allerdings wird das in den meisten Fällen nicht immer möglich sein. Achten Sie aber darauf, dass nicht ein Bereich ein absolutes Übergewicht bekommt, denn in diesem Fall wird sich Ihr Körper melden oder Sie haben mit psychischen Problemen zu kämpfen. Lassen Sie es deshalb gar nicht erst so weit kommen.

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Burkhard Krupa