Angenommen, Sie haben ein größeres Projekt vor sich und fangen ohne viel nachzudenken einfach an zu arbeiten. Was passiert? Sie stolpern von einem Problem zum nächsten, weil Sie vorher nicht nachgedacht haben, wie Sie sinnvoll Ihre Zeit einteilen nutzen können. Sie kommen Ihrem Ziel kaum näher oder falls doch, dann nur mit einem unverhältnismäßig hohem Aufwand. Es kommt wie es kommen muss: Ihre Motivation sinkt rapide, Ablenkungen jeglicher Art haben ein leichtes Spiel und zu guter Letzt geben Sie vielleicht ganz auf.
1. Tipp: Sparen Sie Zeit mit guter Planung
Wissenschaftliche Studien zeigen, dass sich Ziele sicherer und schneller erreichen lassen, wenn Sie Ihre Vorgehensweise und damit die nötigen Handlungsschritte möglichst genau planen und sich diese anschließend gedanklich Revue passieren lassen. Vor allem bei größeren Aufgaben ist diese Vorgehensweise sinnvoll und sehr effektiv.
Der Clou: Allein schon die Vorstellung, wie etwas ablaufen soll (wen wann anrufen, wann von wem welche Zuarbeit anfordern), verschafft Ihnen Klarheit über Ihr Vorgehen und spart dadurch viel Zeit. Die Planung vorzunehmen kostet Sie vielleicht zehn bis fünfzehn Minuten, doch die Zeit, die Sie auf diese Weise einsparen, bringt Ihnen erheblich mehr.
2. Tipp: Sparen Sie Zeit durch eine stille Stunde
Eine stille Stunde kann die Zeit sein, bevor Sie mit Ihrer eigentlichen Arbeit beginnen oder auch am Abend nach Büroschluss. In beiden Fällen besteht der Zeitspareffekt darin, dass Sie in dieser Zeit, in der Sie von anderen nicht gestört werden und auch selbst Störungen von vornherein ausschalten (Handy, Telefon etc.), wesentlich mehr schaffen als in der normalen Bürozeit, die von Ablenkungen und Unterbrechungen nur so wimmelt.
Auf diese Weise steigt nicht nur Ihre Produktivität erheblich, sondern Ihre Kreativität kommt voll zum Tragen. Wenn Sie in dieser Zeit eine Strategie, beispielsweise für Ihr Marketing, erarbeiten wollen, brauchen Sie dafür vielleicht eine halbe Stunde, zu anderen Zeiten kommen Sie leicht auf das Doppelte oder Dreifache.
Und noch eine Idee für die stille Stunde am Morgen: Fangen Sie nicht mit Routinetätigkeiten an (Post sortieren, Mails abrufen, Anrufbeantworter abhören), durch die Andere über Ihre Zeit bestimmen und Sie sich von deren Anliegen steuern lassen. Kümmern Sie sich zuerst um die Dinge, die Ihnen wichtig sind und nehmen dann erst Kontakt mit anderen Menschen auf.
3. Tipp: Sparen Sie Zeit durch gedrosselte Perfektion
Perfektion mag im Krankenhaus und in der Luftfahrt erhebliche Bedeutung haben, doch wenn Sie mit diesem Anspruch auch an jede einzelne Ihrer Aufgaben herangehen, schaffen Sie sich einen der größten Zeitfresser, die es überhaupt gibt.
Die Folge: Sie haben weniger Erfolge durch abgearbeitete Aufgaben zu verzeichnen, weil Sie teilweise "ewig" an manchen Dingen sitzen, Ihre Gelassenheit nimmt ab und Sie fordern den Stress geradezu heraus. Wenn bisher nichts Ihren Schreibtisch verlassen hat, was nicht noch mal genau geprüft, geringfügig verbessert oder nachgearbeitet wurde, dann bauen Sie eine neue Gewohnheit auf. Stärken Sie Ihre Selbstdisziplin und beweisen Sie sich selbst, dass Perfektionismus nicht das Nonplusultra ist.
Definieren Sie Ihren Qualitätsstandard neu und begnügen Sie sich mit einem "gut" statt "perfekt". Warum? Sie erledigen Ihre Aufgaben schneller, haben dadurch mehr Zeit, die Sie woanders besser investieren können und Ihre Zufriedenheit wächst.
Außerdem: Ab einem bestimmten Punkt stehen weder Kosten noch Zeitaufwand in einem vernünftigen Verhältnis zum (nie erreichbaren) perfekten Ergebnis.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement