Zeitmanagement

Selbstmanagement: Nutzen Sie diesen alten, aber bewährten Tipp

Selbstmanagement: Nutzen Sie diesen alten, aber bewährten Tipp
geschrieben von Burkhard Krupa

Sie haben Ihren stressigen Arbeitstag ganz gut im Griff, und dennoch gibt es immer wieder unerwartete Störungen, neue Aufgaben und Anfragen von Kollegen oder vom Chef: „Könnten Sie mal eben…?“ Es spricht nichts dagegen, anderen aus der Patsche zu helfen, solange Sie zu Ihren eigentlichen Aufgaben kommen. Doch warum fällt es vielen Menschen so schwer, anderen Grenzen zu setzen? Hier einige Tipps.

1. Praxistipp: Lehnen Sie auch mal ab!

Lernen Sie, in berechtigten Situationen Anfragen abzulehnen. Der simple Hintergrund: Sie können nur ein bestimmtes Maß an Arbeit bewältigen. Und wenn Sie immer wieder nachgeben, kommen Sie nie zu Ihrer eigentlichen Arbeit. Verweisen Sie auf Ihre drängenden Projekte, auf andere Kollegen oder bieten Sie Alternativen an.

Das gilt erst recht für die Damen unter meinen Lesern: Aus Angst vor Nachteilen gehen gerade sie mehr Verpflichtungen ein, als ihnen gut tut. Hier ist es angebracht, öfter Nein zu sagen und an Ihre eigenen Bedürfnisse zu denken. Denn angepasstes Verhalten kann leichter ausgenutzt werden, selbstbewusstes Auftreten dagegen wird eher honoriert. Natürlich sollten Sie nicht aus Prinzip Nein sagen. Blocken Sie nur ab, wenn es wirklich nicht geht.

Drei Vorteile sprechen dafür, auch mal Nein zu sagen:

  • Sie gewinnen Zeit für sich, Ihre Aufgaben und halten Ihrerseits Termine ein
  • Ihr Selbstbewusstsein steigt, wenn Sie merken, dass Ihr Verhalten akzeptiert wird
  • Ihr Handlungsspielraum bleibt erhalten und Sie können Unvorhergesehenes besser abfedern

2. Praxistipp: Zusammenarbeit heißt nicht, für die anderen die Arbeit zu machen

Es wird immer ein paar Pappenheimer unter Ihren Kollegen geben, die glauben, Ihre Gutmütigkeit und Hilfsbereitschaft ausnutzen zu können. Selbstverständlich sollten Sie helfen, wo Sie können. Aber mit Augenmaß. Ob Sie Nein sagen hängt von der Art des Anliegens und von der bisherigen Zusammenarbeit ab.

Das kann ein unverschuldeter Engpass sein: Ihr Kollege steckt unerwartet in Schwierigkeiten. Er bittet Sie, ihm auszuhelfen, weil ein wichtiger Auftrag davon abhängt. In einem solchen Fall sollten Sie nur dann Nein sagen, wenn bei Ihnen selbst Land unter ist und Sie beim besten Willen nicht helfen können. Das kann aber auch ein verschuldeter Engpass sein: Ihr Kollege hat sich bei einem Projekt so viel Zeit gelassen, dass jetzt die Luft brennt.

Er ist bekannt dafür, stets auf den letzten Drücker zu arbeiten. Nun sollen Sie aushelfen. In einem solchen Fall sollten Sie selbst dann Nein sagen, wenn Sie helfen könnten. Ihr Kollege soll es sich gar nicht erst angewöhnen, sich auf Ihre Gutmütigkeit zu verlassen. Belasten Sie sich aus falsch verstandener Hilfsbereitschaft nicht selbst zusätzlich.

3. Praxistipp: Vor einem Ja zwei Fragen beantworten

Stellen Sie sich vor einer Zusage zwei Fragen: Kann ich die zusätzliche Aufgabe übernehmen und will ich sie übernehmen? Die erste Frage zielt darauf, ob Sie die fachliche Kompetenz und die Zeit haben, dem Kollegen den Gefallen zu tun. Die zweite Frage zielt auf Ihre Prioritäten und Ihre eigene Entscheidung.

Haben Sie erst mal Ja gesagt, dann auch zu den Konsequenzen. Zum Beispiel Ihre eigenen Arbeiten zu vernachlässigen oder Termine zu verschieben. Es ist immer Ihre Wahl, etwas auch abzulehnen. Das hat nichts mit mangelnder Hilfsbereitschaft zu tun, sondern damit, dass Sie sich Ihren Aufgaben bewusst sind. Dazu gehört eben auch, hin und wieder Grenzen zu ziehen. Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa

Experte für Zeitmanagement

Bildnachweis: fizkes / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Burkhard Krupa