1. Empfehlung: Nutzen Sie ein Ablagesystem, das Ihnen liegt
Wenn Sie mit Ihrem gegenwärtigen System unzufrieden sind überlegen Sie sich, welche Veränderungen Sie einleiten können. Planen Sie einen Neuanfang und gehen Sie sofort an die Realisierung. Entscheidend ist dabei, dass Sie es tatsächlich auch konsequent anwenden. Der beste Plan nützt nichts, wenn Sie ihn nicht umsetzen.
Haben Sie sich also für eine neue oder abgewandelte Ordnungsstruktur von Schreibtisch, Ablage und Ordnern entschieden, dann halten Sie diese Neuerung mindestens 28 Tage lang durch. Planen Sie am Ende Ihres Arbeitstages 10 Minuten ein (Aufgabenliste), um liegengebliebene Dinge zu sortieren, wegzuwerfen oder abzuheften. Noch besser: Machen Sie es am besten gleich zu einem Ritual. Und: Prüfen Sie immer wieder neue Ideen, aber behalten Sie, was funktioniert.
2. Empfehlung: Arbeiten Sie mit einem Verfallsdatum
Häufig füllt sich die Ablage, ohne dass ein Grund dafür besteht. Denn viele Unterlagen müssen Sie zwar für eine gewisse Zeit, aber nicht ewig aufbewahren. Kennzeichnen Sie deshalb Ordner und Unterlagen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr brauchen mit einem Verfallsdatum. Und zwar möglichst dann, wenn Sie sich ohnehin damit beschäftigen. Beispiel: „Kann weg am 31.12.20..“ oder „Ins Archiv am 31.3.20..“.
So haben Sie von vornherein ein effektives Entsorgungsmanagement und müssen sich beim Aufräumen Ihrer Ablage nicht noch einmal darüber den Kopf zerbrechen. Zusätzlich können Sie eine Erinnerung in Ihren Terminkalender schreiben.
3. Empfehlung: Machen Sie es gleich
Legen Sie Unterlagen nur deshalb ab, weil das Ablegen bequemer ist als über das Wegwerfen zu entscheiden? Der Haken dabei: Alles was Sie aufheben fällt Ihnen wieder vor die Füße. Die entscheidende Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet daher: „Muss ich das wirklich aufbewahren?“
Ähnlich verhält es sich mit der Bearbeitung eingehender Post und Mails. Auch hier gilt: Beantworten Sie – falls möglich – alles sofort. Also nicht erst sichten und sich vornehmen, später zu reagieren. Untersuchungen bestätigen immer wieder: Die besten Ideen für eine Antwort kommen den meisten Menschen gleich beim ersten Lesen. Später müssen Sie sich erneut in die Thematik einarbeiten. Das heißt Sie vergeuden viel Zeit, die Ihnen an anderer Stelle fehlt.
4. Empfehlung: Heften Sie separat ab, was sich nicht einordnen lässt
Es gibt bestimmt auch bei Ihnen hin und wieder Unterlagen, die Sie nicht eindeutig einer Thematik zuordnen und damit ablegen können. Damit solche Papiere nicht zu Stapelkandidaten werden, richten Sie doch für solche Fälle einen extra Ordner ein, den Sie zum Beispiel „Verschiedenes“ nennen.
Der Vorteil: Mit diesen Unterlagen müllen Sie sich nicht Ihren Schreibtisch zu. Und ob diese Unterlagen wichtig sind oder nicht, zeigt sich mit der Zeit meist von selbst: Entweder kommt später zum selben Thema noch etwas hinzu, dann lohnt es sich, eine eigene Kategorie einzuführen und eine neue Mappe anzulegen. Oder es bleibt eine Eintagsfliege und verschwindet im Papierkorb.
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