Eigentlich sollten die Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen verkürzt werden. Doch die Erleichterungen sind mit dem Jahressteuergesetz 2013 gescheitert. Also bleibt es vorerst bei den bisherigen Regelungen. Hier erhalten Sie jetzt die komplette Stichwortliste, getrennt nach zehn- und sechsjähriger Aufbewahrungsfrist.
Kennen Sie das? Zum Jahresabschluss und Jahresanfang werden Ordner neu angelegt, in die Ablage oder ins Archiv überführt. Spätestens dann stellt sich für die meisten die Frage: Was muss ich wie lange aufbewahren? Denn als Freiberufler oder Unternehmen unterliegen Ihre Geschäftsunterlagen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Und da gibt es gerade bei Solounternehmen und kleinen Betrieben immer wieder Unsicherheiten.
Hier erhalten Sie zu den Aufbewahrungsfristen erste Hinweise und Erläuterungen. Zur schnellen Übersicht finden Sie jeweils eine Stichwortliste für die wichtigsten Punkte der zehn- und sechsjährigen Fristen.
Beachten Sie aber bitte, dass es neben dem Handelsgesetz und der Abgabenordnung eine Reihe von unterschiedlichen Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen gibt. Prüfen Sie daher im Einzelfall, welche Richtlinien Ihr Unternehmen wie zu beachten hat. Im Zweifelsfall gilt: Lassen Sie es durch Fachleute prüfen.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist eigentlich genau?
Für steuerlich relevante Unterlagen ist die Aufbewahrungsfrist von zehn bzw. sechs Jahren festgeschrieben. Die Frist beginnt jeweils am Ende des betreffenden Jahres zu laufen. Doch welche Steuerunterlagen können Sie jetzt konkret entsorgen? Für die Steuerunterlagen aus dem aktuellen Jahr beginnt die Frist am 1.1. des Folgejahres und endet am 31.12. zehn bzw. sechs Jahre später. Können Sie jetzt alles aus 2002 entsorgen, weil dabei die zehn Jahre um sind?
Hier muss man auf die Feinheiten achten. Flüchtig betrachtet sieht es so aus: Am 1.1.2013 können Sie Unterlagen aus dem Geschäftsjahr 2002 (und älter) bei zehnjähriger Aufbewahrungsfrist entsorgen. Ebenso die Unterlagen aus dem Jahr 2006 (und älter) bei sechsjähriger Aufbewahrungsfrist.
So sind Sie auf der sicheren Seite bei den Aufbewahrungsfristen
Gesetzlich ist Folgendes geregelt (§ 147 AO): Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden bzw. am Ende des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden. Was kompliziert klingt, ist einfach: Sie haben sehr wahrscheinlich den Jahresabschluss 2002 erst in 2003 erstellt. Dementsprechend beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1.1.2004 und am 31.12.2014.
Der Tipp für die Praxis, der hier gegeben wird: Verlängern Sie "intern" die Aufbewahrungsfrist um ein Jahr, dann wird nichts zu früh vernichtet.
Konkret: Am 1.1.2013 können Sie die steuerrelevanten Unterlagen
- bei zehnjähriger Frist aus dem Jahr 2001 und älter,
- bei sechsjähriger Frist aus dem Jahr 2005 oder älter vernichten.
Diese Unterlagen sind 10 bzw. 6 Jahre aufzubewahren
| 10 Jahre Unterlagen aufbewahren / A-Z | 6 Jahre Unterlagen aufbewahren / A-Z |
|---|---|
| Ausgangsrechnungen | Bankbürgschaften |
| Außendienstabrechnungen/Gehaltslisten | Bestellungen |
| Bankbelege | Betriebsprüfungsberichte |
| Bewertungsunterlagen | Briefe |
| Bewirtungsbelege | Darlehensunterlagen |
| Buchungsanweisungen | Einfuhrunterlagen |
| Buchungsbelege | Exportunterlagen |
| Datenflusspläne für die EDV-Buchführung | Fahrtkostenerstattungsbelege |
| EDV-Journal | Finanzberichte |
| Eingangsrechnungen | Gebäude- und Grundstücksunterlagen |
| Einheitswertbescheide | Gehaltskonten |
| Eröffnungsbilanz | Handelsregisterauszüge |
| Fahrtenbuch | Kassenzettel |
| Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung | Investitionszulagenanträge |
| Geschäftsberichte | Kostenvoranschläge |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) | Kreditunterlagen |
| Grundbuchauszüge | Lagerprotokolle |
| Gutschriften | Lohnbelege |
| Handelsbilanz | Lohnkonten |
| Handelsbücher | Lohnunterlagen |
| Hauptbuch | Mahnschreiben |
| Hauptbuchkonten | Mietunterlagen |
| Hilfsbücher, soweit Buchungsunterlagen betreffend | Nachnahmebelege |
| Inventar | Patente |
| Inventarunterlagen | Preislisten |
| Jahresabschlüsse | Provisionsabrechnung |
| Jahresabschlusserläuterungen | Registrierkassenstreifen |
| Jahresabschlusslisten | Rentenversicherungsunterlagen |
| Journale | Schadensunterlagen |
| Kassenberichte | Scheckunterlagen |
| Kassenbücher und -blätter | Schriftverkehr (allgemein) |
| Kontenpläne | Sparprämienunterlagen |
| Kontoauszüge | Telefonkostenbelege |
| Lageberichte | Überstundenlisten |
| Lagerbuchführung | Vermögenswirksame Leistungen |
| Lieferscheine | Versand- und Frachtunterlagen |
| Nebenbücher | Versicherungspolicen |
| Portokassenbücher | Wechsel |
| Postbankbelege | Wechselunterlagen |
| Quittungen | Zollbelege |
| Rechnungen | |
| Reisekostenabrechnungen | |
| Repräsentationskostenbelege | |
| Sachkonten | |
| Saldenbestätigungen | |
| Saldenbilanzen | |
| Schecks | |
| Steuerunterlagen | |
| Steuererklärungen | |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | |
| Verträge | |
| Wechselbuch | |
| Zahlungsanweisungen | |
| Zinsabrechnungen |
Und Ihre Unterlagen aus dem Geschäftsjahr 2012?
Für den Abschluss 2012 beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist am 1.1.2014 und endet damit am 31.12.2024. Dabei ist die „interne Verlängerung“ bereits eingerechnet. So vermeiden Sie, dass Sie Ihre Geschäftsunterlagen zu früh vernichten.
Jetzt sind Sie dran – Aufbewahrungsfristen und Entsorgen von steuerrelevanten Unterlagen
Der Artikel enthält nur erste allgemeine Hinweise und die "A bis Z-Listen" erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl die Informationen mit größter Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sicher denken Sie auch daran, die Unterlagen per Reißwolf zu entsorgen? Sonst holen Sie sich in einem meiner Artikel einige Anregungen, welcher Aktenvernichter der für Sie passende ist.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation