Der postalische Versand von Bewerbungsunterlagen

Vielfach finden sich in Schreibwarenabteilungen von Kaufhäusern natronbraune DIN A4-Umschläge, deren Rücken jedoch nicht verstärkt ist. Abgesehen von der nicht besonders ansprechenden Farbe werden Bewerbungsunterlagen aufgrund der Weichheit des Umschlages verknickt. Bei Regenwetter besteht zudem die Gefahr, dass die natronbraunen Standard-Umschläge durchweichen. Dass dies dem äußeren Erscheinungsbild der Bewerbungsunterlagen abträglich ist, dürfte einleuchten.

Der postalische Versand von Bewerbungsunterlagen: ideale Briefumschläge
In Schreibwarengeschäften oder auch im Spezialhandel für den Bürobedarf sind weiße DIN A4-Umschläge erhältlich, deren Rücken mit Pappe verstärkt ist, sodass die innenliegenden Unterlagen auch bei Regenwetter nicht nass werden und zudem die Gefahr wesentlich geringer ist, dass die Bewerbungsmappe während des Versandprozesses verknickt.

Der postalische Versand von Bewerbungsunterlagen: Die Beschriftung des Umschlages
Um den professionellen Eindruck der Unterlagen bereits im Vorfeld zu unterstreichen, empfiehlt es sich – auch wenn Sie eine schöne, gut lesbare Handschrift haben – sowohl die Absender- als auch die Empfängeranschrift auf Adressetiketten zu drucken und diese entsprechend auf dem Umschlag anzubringen.

Damit die Etiketten nicht allzu schief aufgeklebt werden, ist die Zuhilfenahme eines Lineals empfehlenswert. Auch von besonders originellen Versionen beim Anbringen der Adressetiketten – beispielsweise bewusst schräges Anbringen, damit der Umschlag an sich peppiger wirkt und unter Umständen aus der Masse der eingehenden Bewerbungen heraussticht – ist abzuraten. In diesem Fall empfiehlt es sich eher, auch bei der Beschriftung des Briefumschlags seriös zu bleiben.

Der postalische Versand von Bewerbungsunterlagen: Die Wahl der Briefmarke
Diesem Thema wird in der Praxis eher wenig Beachtung geschenkt, da streng genommen "Briefmarke gleich Briefmarke" ist und, unabhängig vom Motiv, 1,45 € kostet (DIN A4-Umschlag bis 500 g Gewicht und einer Höhe von weniger als 2 cm – was auf Bewerbungsunterlagen zutrifft). Dennoch wirkt das Aufkleben einer Briefmarke aus dem Automaten, auf der das Porto aufgedruckt wird, sobald der Käufer sich für den Wert der Marke entschieden hat, eher lieblos.

Der Erwerb von Postwertzeichen an einem Briefmarkenautomaten, der sich in der Regel an der Außenfassade des Postamtes befindet, ist zwar zeitlich weniger aufwändig als das Anstellen in der Schlange vor den Schaltern im Inneren des Postamtes, dokumentiert jedoch, dass Sie sich auch beim Frankieren Ihrer Bewerbung Mühe gegeben haben und nicht nur bei der Erstellung der Unterlagen. Neben den Standard-Motiven kann auch die Verwendung von Sonderbriefmarken empfehlenswert sein.

Wenn sich das Unternehmen bei Ihnen um die Ecke befindet
…ist es selbstverständlich möglich, die Bewerbung auch persönlich dort abzugeben, sodass das Frankieren des Umschlages entfällt. Dennoch sollte die Bewerbungsmappe selbstverständlich in einem pappverstärkten, weißen Umschlag beim Unternehmen abgegeben werden.

Diese Vorgehensweise ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn Sie vorab bereits telefonischen Kontakt zu einem Mitarbeiter der Firma hatten, damit Sie – auch wenn Sie Ihre Bewerbung ggf. am Empfang abgeben – bereits einen konkreten Ansprechpartner auf dem Adressetikett angeben können anstatt nur den globalen Vermerk "Personalabteilung" auf dem Empfängeretikett anzubringen.

No-Gos beim postalischen Versand von Bewerbungen
In der Praxis kommt es leider immer wieder vor, dass einige Dinge beim postalischen Versand nicht beachtet werden und somit schon vor Sichtung der Unterlagen Unmut beim Personalentscheider ausgelöst wird. Hierzu zählen:

• Gerade bei Kurzbewerbungen, die lediglich aus Anschreiben, Lebenslauf und, sofern gewünscht, noch aus dem Bewerbungsfoto bestehen, werden die Unterlagen in einem DIN-langen Umschlag verschickt, der normalerweise Korrespondenz von einer, maximal zwei DIN A4-Seiten ohne Anlagen vorbehalten bleibt.
  Die Versendung von Kurzbewerbungen in kleinen Briefumschlägen zwingt den Kandidaten, seine Unterlagen sauber zu falten und zu kuvertieren, zudem wirkt das Ganze aufgrund der verknickten Unterlagen eher lieblos auf den Empfänger und als wenn der Bewerber zu geizig wäre, ein wenig mehr Porto für einen großen Umschlag auszugeben.
• Statt einer oder maximal zwei Postwertzeichen finden sich auf dem Umschlag eine ganze Flucht von Briefmarken mit Beträgen zwischen 5 und 20 Cent, so als wenn der Bewerber noch seine Restbestände an Porto zusammengekratzt hätte, die er zufällig noch im Portemonnaie oder einem Schrank gefunden hat.
  Gerade bei bedruckten Postwertzeichen aus dem Automaten, die kein Wechselgeld herausgeben, werden eventuell überschüssige Beträge in Briefmarken ausgegeben.
• Obwohl in der Stellenausschreibung explizit vom Unternehmen angegeben wurde, dass der Versand von teuren Bewerbungsmappen und/oder der Unterlagen in einzelnen Klarsichthüllen nicht erwünscht ist, versenden manche Bewerber trotzdem ihre Bewerbungsunterlagen eben auf die Arten, die das Unternehmen nicht wünscht. Wenn sich ein solcher Hinweis in der Ausschreibung findet, werden die Unterlagen ordentlich in eine Klarsichthülle – ohne Lochrand – gesteckt.
• Der Umschlag ist nicht ausreichend frankiert, sodass das Unternehmen gezwungen ist, Nachporto zu zahlen. Dies sorgt bereits im Vorfeld für Unmut gegenüber dem Bewerber.