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Zeugnisaufbau – Die richtige Gliederung eines Arbeitszeugnisses (Teil 1)

Lesezeit: 2 Minuten Der erste Teil des Beitrages beinhaltet die Themen Geschäftspapier und Einleitung. Wenn Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen, müssen Sie den üblichen formalen Aufbau für ein vollständiges und wohlgeordnetes Arbeitszeugnis beachten, der allgemein anerkannt ist und von kundigen Lesern erwartet wird. Bereits kleine Abweichungen können zu Reklamationen und damit zu unnötigen Auseinandersetzungen mit Ihrem Arbeitnehmer führen. Lesen Sie hier, wie Sie den Zeugnisaufbau sicher gestalten.

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Zeugnisaufbau - Die richtige Gliederung eines Arbeitszeugnisses (Teil 1)

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Zeugnisaufbau – Die richtige Gliederung eines Arbeitszeugnisses (Teil 1)

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Geschäftspapier

Das Zeugnis wird auf dem Firmengeschäftsbogen ausgestellt, der vom Unternehmen im Geschäftsleben üblicherweise verwendet wird. Darauf müssen alle Firmenangaben vorhanden sein, die Sie zweifelsfrei als den das Zeugnis ausstellenden Arbeitgeber ausweisen.

Hier gibt es bereits einige Unterschiede bei den Pflichtangaben zu beachten, je nachdem ob Sie

  • ein Kleingewerbetreibender, 
  • ein eingetragener Kaufmann, 
  • eine GmbH, 
  • eine GmbH & Co.KG oder 
  • eine AG

sind. Rechtssichere Informationen dazu finden Sie zum Beispiel auf der Internetseite der IHK Potsdam.

Ein Arbeitszeugnis stellt keinen Schriftwechsel mit Ihrem Arbeitnehmer dar, deshalb wird weder das Anschriftenfeld noch werden Bezugszeichen (keine Geschäfts- und Aktenzeichen) ausgefüllt. Derartige Angaben könnten nachteilig für den Arbeitnehmer interpretiert werden. (ArbG Heilbronn, 17.12.1998 – 1 Ca 476/98)

Sie können auch einen sogenannten Repräsentationsbogen mit einem Firmenlogo verwenden. Dann sollten Sie aber am Ende des Zeugnistextes vor Ihrer Unterschrift drucktechnisch den exakten Firmennamen und den Firmensitz einfügen, damit Ihr Unternehmen auch hier eindeutig als Zeugnissaussteller erkennbar ist.

Überschrift / Name des Zeugnisses

Da es verschiedene Arten von Arbeitszeugnissen gibt, sollte das auszustellende Zeugnis auch entsprechend durch seine Überschrift klar betitelt werden:

  • Zeugnis (Arbeitszeugnis, Endzeugnis)
  • Dienstzeugnis
  • Ausbildungszeugnis
  • Praktikumszeugnis
  • Zwischenzeugnis

Die Bezeichnung „vorläufiges Zeugnis“ ist umstritten. Es kann bei einem weit in der Zukunft liegendem rechtlichen Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden (z. B. lange Kündigungsfrist, Wegfall des Arbeitsplatzes durch Betriebsteilschließung etc.). Ein vorläufiges Zeugnis muss aber unverzüglich durch ein „endgültiges Zeugnis“ bei rechtlichem Vertragsende ersetzt werden.

Einleitung zum Zeugnistext

Auch die Einleitung eines Arbeitszeugnisses besteht aus verschiedenen, den zu beurteilenden Arbeitnehmer identifizierenden Bestandteilen, wie:

  • Anrede (Herr oder Frau)
  • Vor- und Zuname
  • Akademischer Grad (Titel)
  • Persönliche Lebensdaten (Geburtsdatum, aber den Geburtsort nur auf Wunsch des Arbeitnehmers aufnehmen)
  • Eintrittsdatum / Befristung (u. U. auch das Austrittsdatum – von … bis)
  • Tätigkeitsbezeichnung / Position
  • bei Teilzeitkräften ist die umfängliche Arbeitszeit zu erwähnen
  • längere Unterbrechungen (z.B. wiederholte Elternzeit (BAG, Urteil v. 10.5.2005, 9 AZR 261/04), Wehr- oder Zivildienst)

Bei den akademischen Graden (Titel), auf die der Arbeitnehmer einen unabdingbaren Rechtsanspruch hat, ist zu beachten, dass sie voll ausgeschrieben werden. Abkürzungen können unverständlich sein (z. B. Dipl.-Vw. = Dipl.-Volkswirt). Ein Doktorgrad ist ein Namensbestandteil und muss im Zeugnis jeder Namensnennung beigefügt werden. Es kann sinnvoll sein, auch betriebliche Titel (z. B. Direktor) mit anzugeben, weil geübte Leser daraus auf Vollmachen oder Vergütungen schließen können. Wenn sie nicht erwähnt werden, ist das aber kein Nachteil.

Fehlt der Titel, obwohl der Arbeitnehmer nachgewiesen einen solchen erworben hat, kann das als Indiz interpretiert werden, dass Sie als Arbeitgeber mit der Qualifikation und/oder den ausgeführten Tätigkeiten Ihres Arbeitnehmers nicht zufrieden waren. Das wäre ein sogenannter Geheimcode und damit unzulässig.

Vollkommen tabu sind Angaben zur familiären Situation des Arbeitnehmers (Familienstand, Kinder oder Wohnanschrift), zu Religion, Weltanschauung oder Parteizugehörigkeit. Einzige Ausnahme gilt hier für sogenannte Tendenzbetriebe wie Kirchen, politische Parteien oder Gewerkschaften.

Unternehmensdarstellung

Danach können Sie noch eine kurze Unternehmensdarstellung schreiben, mit der Sie zu Ihrer Branche, den Produkten, Ihrer Marktstellung, der Mitarbeiteranzahl oder Konzernzugehörigkeit informieren. Diese sogenannte „Unternehmensskizze“ ist vor allem bei Führungskräften, leitenden Angestellten, die dem Vorstand direkt unterstehen oder Geschäftsführern üblich. Sie ist weniger sinnvoll bei gewerblichen oder einfachen Tätigkeiten. Diese Informationen müssen unbedingt einen engen Bezug zur Position und Verantwortung des beurteilten Mitarbeiters haben, damit sie nicht falsch interpretiert werden können.

Lesen Sie im zweiten Teil des Artikels über den Zeugnisaufbau, was alles zur Betriebsbiographie und zur Positions- und Aufgabenbeschreibung in einem Arbeitszeugnis gehört.

Bildnachweis: sebra / stock.adobe.com

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