Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Immer mehr Arbeitgeber lassen ihre Mitarbeiter selbst ihre Arbeitszeugnisse verfassen. Das hat für die Arbeitgeber den Vorteil, dass Sie Kosten sparen und weniger schnell Gefahr laufen, wegen eines Zeugnisses mit dem jeweiligen Mitarbeiter bzw. Zeugnisempfänger in eine rechtliche Auseinandersetzung zu geraten. Für den Zeugnisempfänger bietet diese Vorgehensweise den Vorteil, dass Sie direkt Einfluss nehmen können auf den Inhalt Ihres Arbeitszeugnisses.
Das Zeugnis hat eine doppelte Funktion
Es dient zum einen dem beruflichen Fortkommen des Arbeitnehmers. Ihm wird ermöglicht, bei Bewerbungen um einen Arbeitsplatz seinen beruflichen Werdegang, persönliche und fachliche Befähigungen und Eignungen nachzuweisen. Außerdem wird die freie Wahl des Arbeitsplatzes erleichtert. Als Ausfluss der Fürsorgepflicht als arbeitsvertraglicher Nebenpflicht muss das Zeugnis von Wohlwollen getragen sein.
Drittens gibt das Zeugnis für Arbeitskräfte suchende Arbeitgeber Auswahlkriterien für die Stellenbesetzung an die Hand. Es muss deshalb auch der Wahrheit entsprechen. Sein Wert beruht gerade auf der Person des Ausstellers, der durch seine Unterschrift die Richtigkeit der über den Arbeitnehmer gemachten Aussagen bestätigt.
Rechtsgrundlage zum Zeugnis
Seit dem ersten Januar 2003 gilt für alle Arbeitnehmer einheitlich § 109 GewO (Gewerbeordnung). In § 630 Satz 2 BGB (Pflicht zur Zeugniserteilung) wird für Arbeitsverhältnisse auf § 109 GewO verwiesen.
Der Zeugnisanspruch eines Auszubildenden ist in § 16 BBiG geregelt. Arbeitszeugnisse müssen klar und verständlich formuliert werden, und dürfen keine Formulierungen oder Merkmale beinhalten, die nicht deutlich definierbar sind und den Zweck haben, negative Aussagen über den Mitarbeiter zu machen.
Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Unterschieden wird laut Gesetz zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Zeugnis. Das einfache Zeugnis gibt Art und Dauer der Beschäftigung des Arbeitnehmers wieder; das qualifizierte Zeugnis enthält darüber hinaus Angaben zu Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers im Arbeitsverhältnis. Begrifflich wird außerdem nach dem Zeitpunkt differenziert, zu dem das Zeugnis erstellt wird. Das ist zunächst das gesetzlich allein geregelte Endzeugnis, das wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erteilt wird.
Daneben gibt es das Zwischenzeugnis, das während des ungekündigten Arbeitsverhältnisses – regelmäßig aus besonderem Anlass – erteilt wird und das vorläufige Zeugnis. Dieses wird wegen einer bevorstehenden Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben alle Arbeitnehmer; vorausgesetzt wird allein ein Arbeitsverhältnis im allgemeinen arbeitsrechtlichen Sinn.
Art und Umfang der geschuldeten Arbeit sind unerheblich. Gleichgültig ist, ob die Arbeit in Vollzeit oder Teilzeit, im Haupt- oder Nebenberuf geschuldet ist oder ob das Arbeitsverhältnis bereits während der Probezeit beendet wird. Leitende Angestellte sind (selbstverständlich) ebenfalls anspruchsberechtigt. Der Anspruch besteht auch im sog. „Faktischen Arbeitsverhältnis“.
Ein Zwischenzeugnis ist nach allgemeiner Meinung auf Wunsch der Arbeitnehmer aufgrund arbeitsvertraglicher Nebenpflicht dann zu erteilen, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt. Im Fall fristloser Kündigung ist das Zeugnis vom Arbeitgeber unverzüglich, das heißt ohne schuldhaftes Zögern iSv § 121, zu erteilen. Am Allerwichtigsten ist es, dass das Zeugnis vollständig ist, d. h. zu allen Aspekten der Leistung und des Verhaltens in ausreichendem Umfang Stellung bezieht.
Ein vollständiges Arbeitszeugnis besteht aus:
- Einleitung
- Aufgabenbeschreibung
- Leistungsbeurteilung
- Beurteilung des Sozialverhaltens
- Beendigungsformel
- Dankes- und Bedauernsformel und Zukunftswünschen
Form und Inhalt des schriftlich zu erteilenden Zeugnisses bestimmen sich nach seinem Zweck, dem Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen zu dienen. Wie alle anderen Arbeitspapiere ist das Zeugnis eine Holschuld iSd § 269 Abs 2 BGB. Hält der Arbeitgeber das rechtzeitig verlangte Zeugnis nicht bis spätestens zum letzten Tag des Ablaufs der Kündigungsfrist mit den anderen Arbeitspapieren bereit, hat er es auf seine Gefahr und Kosten dem Arbeitnehmer zu übersenden.
Das Qualifizierte Zeugnis
Dies betrifft über Art und Dauer der Beschäftigung hinaus Leistung und Verhalten. Für den Arbeitgeber gilt der Grundsatz der Wahrheitspflicht. Der Arbeitnehmer kann nicht verlangen, dass die Beurteilung auf Leistung oder Verhalten oder bestimmte Zeiträume beschränkt wird. Das Zeugnis soll ein Gesamtbild zum Arbeitnehmer und seiner Tätigkeit ergeben. Die Aufgabenbeschreibung, auch Stellenbeschreibung genannt, soll alle wesentlichen Tätigkeiten aufführen, die der Arbeitnehmer ausgeübt hat.
Dabei ist darauf zu achten, dass die qualifizierteren Tätigkeiten zuerst genannt werden. Die Stellenbeschreibung kann aus einer punktuellen Aufzählung bestehen oder als Fließtext angelegt werden, wobei die punktuelle Aufzählung mit Spiegelstrichen oder Bullet Points oft übersichtlicher wirkt. Das gilt besonders für längere Aufgaben- bzw. Stellenbeschreibungen.
Das Zeugnis schließt regelmäßig mit einer Schlussnote. An sich erscheint das nicht geboten, wenn ein differenziertes Zeugnis erteilt wird, das auf die einzelnen Anforderungen eingeht und zu Qualität der Arbeitsleistung und dem Verhalten konkrete Aussagen trifft.
Ihre Leistung wird dann vollständig beurteilt, wenn das Zeugnis zu allen wesentlichen Aspekten der Leistung Stellung bezieht. Diese sind:
Arbeitsbereitschaft
Identifikation, Engagement, Initiative, Dynamik, Elan, Pflichtbewusstsein, Zielstrebigkeit, Energie, Fleiß, Interesse, Einsatzwille, Mehrarbeit
Arbeitsbefähigung
Ausdauer, Belastbarkeit, Flexibilität, Stressstabilität, Optimismus, Auffassungsgabe, Denkvermögen, Urteilsvermögen, Konzentration, Organisationstalent, Kreativität
Fertigkeiten, Fachkenntnisse und Weiterbildung
Inhalt, Aktualität, Umfang, Tiefe, Anwendung, Nutzen/Eigeninitiative der Weiterbildung, Bildungserfolg, Zertifikate
Arbeitsweise und Arbeitsstil (bei Ausbildungszeugnissen auch Lernweise)
Selbstständigkeit, Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit, Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit, Planung, Systematik, Methodik, Sicherheit, Sauberkeit, Hygiene.
Bildnachweis: fizkes / stock.adobe.com