Listen Sie alle Aufgaben für Ihren Vertreter oder Nachfolger auf
Wichtig ist bei der Einarbeitung einer Vertretung oder Nachfolge immer, dass Sie nichts vergessen. Nehmen Sie sich also Zeit und listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie tagtäglich erledigen müssen.
Woran müssen Sie denken? Vielleicht hilft es Ihnen, jeden Tag aufzuschreiben, was Sie gemacht haben oder nehmen Sie sich Ihre Stellenbeschreibung als Gedankenstütze. Klären Sie außerdem, ob sich das Aufgabengebiet nach Ihrem Weggang ändern soll. Vielleicht sind neue Aufgaben vorgesehen, über die Sie schon in der Einarbeitungsphase mit Ihrer Vertretung sprechen können. Oder Kollegen können etwas erklären und vorbereiten.
Ablaufplan bei der Einarbeitung
Wichtig ist eine Einarbeitung mit System und wenn Sie nur sehr wenig Zeit haben, sollten Sie sich immer die wichtigsten Themen zuerst vornehmen. Kleinigkeiten können notfalls auch während Ihrer Abwesenheit von einem Kollegen erklärt werden, der Sie möglicherweise schon einmal in der Urlaubszeit vertreten hat.
Erstellen Sie für die Einarbeitung einen Ablaufplan. Notieren Sie genau, was Sie am ersten, was erst am zweiten oder dritten Tag erklären wollen. Nehmen Sie hierfür Themenblöcke, um die Vertretungsperson nicht zu verwirren oder zu überfordern. Haken Sie bereits erklärte Themen direkt ab, um auch selbst während der Einarbeitungsphase den Überblick zu behalten.
Zeigen Sie Ihrem Nachfolger die Praxis, nicht nur Theorie
Lassen Sie Ihre Vertretung oder Ihren Nachfolger praktisch arbeiten. Eine Einarbeitung kann nicht ausschließlich auf theoretischer Ebene stattfinden. Erst in der Praxis stößt man auf Fragen und Probleme und benötigt einen direkten Ansprechpartner.
Unklarheiten können also direkt am Praxisfall gelöst werden. Daran erkennen Sie, ob Sie bestimmte Themen noch nicht detailliert genug erklärt haben und können dies nachholen.