Dialogfenster der Listeneinträge aufrufen
Um Ihre Liste anzulegen, müssen Sie das Dialogfenster "Benutzerdefinierte Listen" aufrufen. Bis Excel 2003 finden Sie Sie es unter dem Menüpunkt "Extras – Optionen". Rufen Sie dort die Registerkarte "Benutzerdefinierte Listen" auf.
In Excel 2007 klicken Sie zuerst auf die runde Schaltfläche mit dem Windows-Symbol oben links im Fenster und wählen dort "Excel-Optionen". Gehen Sie zur Kategorie "Häufig verwendet" und anschließend auf "Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel".
In der neuesten Excel-Version 2010 klicken Sie auf den Menüpunkt "Datei". Gehen Sie in die "Optionen" und dort auf die Kategorie "Erweitert". Der Aufruf des Fensters erfolgt über die Schaltfläche "Benutzerdefinierte Listen bearbeiten", die Sie ganz unten in diesem Bereich finden.
Listen für die Autoausfüll-Funktion anlegen
Sie sehen auf der linken Seite im Dialogfenster "Benutzerdefinierte Listen" die bereits angelegten Listen. Die Namen der Wochentage und Monate auf Deutsch und Englisch, in einer Lang- und einer Kurzform. Diese Listen können Sie nicht löschen.
Klicken Sie in den rechten Fensterbereich und tragen Sie dort den ersten Begriff Ihrer eigenen Liste ein. Drücken Sie die Enter-Taste (Eingabe) und tragen Sie den nächsten Begriff ein usw. Sobald Sie Ihre Liste fertiggestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Damit ist Ihre Liste im Excel-Programm abgespeichert und kann ab sofort genutzt werden.
Hinweis: Sie können auf diese Weise Text und Kombinationen von Text mit Zahlen eintragen. Es spielt (fast) keine Rolle, wie lang Ihre Einträge sind. Bedenken Sie jedoch, dass Sie später einen der Einträge genauso in eine Excel-Zelle eingeben müssen, wie Sie ihn in der Liste geschrieben haben. Wie Sie es schaffen, auch reine Zahleneinträge als Liste zu definieren, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Einträge aus einem Excel-Arbeitsblatt als Liste definieren
Zusätzlich zu der oben beschriebenen Methode lassen sich bereits vorhandene Listen in einer Excel-Tabelle auch in das Fenster importieren. Auch bei dieser Vorgehensweise rufen Sie zunächst das Dialogfenster "Benutzerdefinierte Listen" auf. Klicken Sie dann im rechten Teil des Fensters unterhalb des Eingabefeldes für die Listeneinträge in das freie Feld. Markieren Sie die bereits erstellte Liste im Arbeitsblatt und klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren". Nun werden im oberen Fensterbereich die Einträge für die Liste angezeigt. Mit einem Klick auf "Hinzufügen" speichern Sie die Liste ab.
Wenn Sie Zahleneinträge als Liste definieren möchten, weisen Sie den Zellen zuerst das Format "Text" zu. Die Zahlen erscheinen daraufhin linksbündig in der Zelle. In diesem "Zustand" ist der Import als benutzerdefinierte Liste kein Problem.
Ändern und Löschen benutzerdefinierter Excel-Listen
Sie können das Dialogfenster für Ihre Listen jederzeit aufrufen. Wählen Sie im linken Fensterbereich eine Liste aus, wird sie Ihnen im rechten Fensterbereich angezeigt. Klicken Sie in dieses Feld, um Änderungen durchzuführen ("Hinzufügen" nicht vergessen) oder wählen Sie "Löschen", um die Liste zu entfernen.
Tragen Sie auf einem Arbeitsblatt einen Begriff aus Ihrer Liste in eine Zelle ein (es muss nicht der erste Begriff sein!) und kopieren Sie sie. Die weiteren Listeneinträge werden von Excel automatisch in die Zellen eingefügt.