In den wenigsten Fällen ist die Personaldecke so stark, dass Sie aus der Stammbelegschaft heraus längerfristig erkrankte Mitarbeiter ersetzen können. Werden bei Ihnen im Unternehmen zum Beispiel nur drei Mitarbeiter beschäftigt und von denen fällt einer lange aus, so bleibt Ihnen gar nichts anderes übrig, als sich um eine Vertretung zu kümmern. In der Regel werden Sie dann einen Vertreter einstellen müssen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um einen befristet eingestellten Mitarbeiter.
Krankheitsvertretung ist sachlicher Grund für die Befristung
Außerhalb der Möglichkeit, Arbeitnehmer ohne sachlichen Grund für maximal zwei Jahre zu beschäftigen, benötigen Sie einen sachlichen Grund für die Befristung eines Arbeitsvertrages. Ein solcher sachlicher Grund kann nach § 14 Abs. 1 Nr. 3 des maßgeblichen Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) auch die Vertretung eines anderen Arbeitnehmers sein. Die Vertretung kann dann sogar länger als zwei Jahre andauern.
Vereinbaren Sie Befristungen immer schriftlich
Eine Befristung ist nur dann wirksam vereinbart, wenn dies schriftlich erfolgt ist (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Das gilt ohne jede Ausnahme. Vereinbaren Sie die Befristung nur mündlich, ist das Arbeitsverhältnis zwar wirksam, nicht jedoch die Befristung. Die Folge: der zur Vertretung eingestellte Mitarbeiter hat einen unbefristeten Arbeitsvertrag bei Ihnen.
Sorgen Sie bei der Formulierung für klare Verhältnisse, indem Sie zum Beispiel auch eine zeitliche Höchstgrenze vereinbaren. Die Kombination von Zeit- und Zweckbefristung ist ausdrücklich möglich. Sie könnten die Regelung im Arbeitsvertrag daher zum Beispiel wie folgt formulieren:
Der Mitarbeiter wird ab dem …. befristet zur Vertretung des erkrankten Mitarbeiters Paul Meyer eingestellt. Das Arbeitsverhältnis endet automatisch mit dem Ende der Arbeitsunfähigkeit des erkrankten Mitarbeiters Paul Meyer, spätestens aber am 31.12.2012.
Beachten Sie das Ende des Arbeitsverhältnisses
Das vereinbarte Ende des Arbeitsverhältnisses sollten Sie sorgfältig im Auge behalten. Der BGH hat zwar entschieden, dass Sie den zur Vertretung des erkrankten Arbeitnehmers mit einer solchen kombinierten Zeit- und Zweckbefristung eingestellten Mitarbeiter bis zum vereinbarten kalendermäßigen Ende weiter beschäftigen dürfen, wenn der erkrankte Arbeitnehmer verstirbt (BAG, 29.6.2011, Az.: 7 AZR 6/10).
Sie brauchen also den Vertreter nicht gleich zu kündigen, wenn der Vertretene verstirbt, aber den Kalender sollten Sie trotzdem im Auge behalten.
Unbefristetes Arbeitsverhältnis "droht"
Denn arbeitet der Vertreter über die zeitliche Höchstbefristung hinaus weiter, entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, wenn der Mitarbeiter bewusst seine arbeitsvertraglichen Pflichten erfüllt und Sie als Arbeitgeber das bewusst in Kauf nehmen (§ 15 Abs. 5 TzBfG). Seien Sie da sehr penibel, denn die Arbeitsgerichte sind es auch!
Rettung: Rechtzeitiger Widerspruch
Gewöhnen Sie es sich grundsätzlich an, die befristet eingestellten Mitarbeiter vor Ablauf der Befristung nachweisbar darüber zu informieren, dass das Arbeitsverhältnis mit Ablauf der Befristung enden wird. Das können Sie z. B. durch folgende Formulierung tun:
Hiermit weisen wir darauf hin, dass wir an der vereinbarten Befristung Ihres Arbeitsverhältnisses festhalten. Das Arbeitsverhältnis endet damit wie im Arbeitsvertrag vereinbart zum …. Rein vorsorglich widersprechen wir hiermit bereits jetzt der weiteren Beschäftigung über das Ende des befristeten Arbeitsverhältnisses hinaus.