Die Urlaubsübergabe: Gute Vorbereitung ist alles
Eine Urlaubsübergabe ist immer mit zusätzlicher Arbeit für denjenigen verbunden, der Ihre Aufgaben übernehmen soll. Damit Ihre Vertretung nicht überfordert wird, sollten Sie möglichst viele Arbeiten vor Ihrem Urlaub erledigen. Sind es zu viele Vorgänge, verliert Ihre Vertretung leicht den Überblick und es kann schneller etwas schieflaufen.
Überlegen Sie sich auch gut, an wen Sie welche Vorgänge übergeben. Gibt es eine strikte Regelung in Ihrem Unternehmen oder können Sie vielleicht Ihre Aufgaben auf mehrere Kollegen verteilen? Überlegen Sie dann, wer wofür am kompetentesten ist, vielleicht schon mit dem Thema in Berührung gekommen ist oder am meisten Zeit hat, etwas für Sie zu übernehmen.
Die Urlaubsübergabe: Alles in einer Mappe
Bereiten Sie für Ihre Urlaubsübergabe am besten eine Mappe vor, in die Sie die zu übergebenden Vorgänge einsortieren – nach Termin oder Priorität, wie es für Sie am sinnvollsten erscheint. Notieren Sie auf einem Deckblatt, welcher Vorgang sich in welchem Fach befindet und wann Handlungsbedarf besteht.
So gibt das Deckblatt schon einen guten Überblick und alles ist gut zusammengefasst in einer Mappe, was Ihrer Vertretung viel Zeit des Suchens nach Unterlagen erspart. Notieren Sie außerdem Ansprechpartner mit Kontaktdaten, sodass im Notfall jemand Ihrer Vertretung weiterhelfen kann.
Die Urlaubsübergabe nach Ihrer Rückkehr
Sind Sie wieder zurückgekehrt, erfolgt die umgekehrte Urlaubsübergabe. Ihre Vertretung übergibt Ihnen die Mappe und sollte möglichst auf dem Deckblatt oder per Notiz auf dem jeweiligen Vorgang kenntlich gemacht haben, ob etwas erledigt ist oder nicht bzw. wie der Stand der Dinge ist. So können Sie schnell erkennen, worum Sie sich noch selbst kümmern müssen und welche Vorgänge in die Ablage gehen können.