Kennen Sie das? Ihr Sommerurlaub rückt endlich immer näher. Das heißt aber auch, dass Sie die Zeit Ihrer Abwesenheit vorbereiten müssen. Sie haben eine Urlaubsvertretung, die Ihren Platz einnimmt, während Sie entspannt am Strand liegen oder historische Stätten besichtigen. Doch damit Sie wirklich beruhigt in den Urlaub gehen können, ist noch einiges zu tun. Angefangene Aufgaben und Projektschritte sind zum Abschluss zu bringen. Dazu wiederkehrende Aufgaben und Aktuelles.
Und Sie wissen: Je besser Ihre Vorbereitung und Einweisung ist, desto besser kann Ihre Urlaubsvertretung den Job erledigen. Und desto entspannter können Sie auch nach dem Urlaub wieder einsteigen.
Ist Ihre Vertretung geeignet?
Normalerweise streben Unternehmen an, die Urlaubsvertretung wechselseitig zu gestalten. Mehr lesen Sie dazu in meinem Artikel "Ist alles klar für die Urlaubsvertretung im Team?". Doch nicht immer können Aufgaben problemlos von Teammitgliedern ausgefüllt werden. Dann wird eine "echte" Urlaubsvertretung erforderlich. Um die notwendige Qualifikation festzustellen, werten Sie die Arbeitsplatzbeschreibung aus. Achten Sie darauf, dass sie auf einem aktuellen Stand ist.
Anhand der Stellenbeschreibung kann ein geeigneter Kollege oder eine geeignete Kollegin bestimmt werden. Manchmal wird auch jemand aus einer anderen Abteilung "ausgeliehen". Oder es wird eine externe Urlaubsvertretung angefordert. Langfristig sollte allerdings – auch für einen möglichen Krankheitsfall – jemand aus dem Unternehmen entsprechend qualifiziert und eingewiesen werden. Wichtig ist hier die Überprüfung der fachlichen Eignung der Urlaubsvertretung.
Einweisung der Urlaubsvertretung
Wenn eine externe Urlaubsvertretung kommt, starten Sie am besten mit dem Vorstellen bei Kollegen und Vorgesetzten. Machen Sie Ihre Urlaubsvertretung mit den Hierarchien im Unternehmen genauso bekannt wie mit den Örtlichkeiten. Die Einweisung in die Aufgaben sollte mündlich, schriftlich und praktisch erfolgen. Erstellen Sie zudem eine Namens- und Telefonliste mit Notfall-Nummern.
Weiterhin muss die Urlaubsvertretung mit entsprechenden Kompetenzen wie Kennwörtern und Zugangsberechtigungen ausgestattet sein, wie es der Arbeitsplatz erfordert. Bei besonders wichtigen Kunden empfiehlt es sich, die Urlaubsvertretung vorzustellen. Planen Sie für die Übergabe von Ihnen zu Ihrer Urlaubsvertretung und zurück ausreichend Zeit ein.
Post und E-Mails müssen klar sein
Gehen Sie zusammen die Handhabung der täglichen Post durch. Klären Sie, welche Post von der Vertretung bearbeitet werden soll und welche bis zu Ihrer Rückkehr liegen bleiben kann. Erläutern Sie auch, wie eingehende Post sortiert und evtl. verteilt und weitergeleitet wird. Unter Umständen sind Unterschriftenregelungen zu beachten.
Bei den E-Mails legen Sie fest, welche E-Mails beantwortet und welche an andere Personen weitergeleitet werden sollen. Eventuell gibt es Themen und Absender, die für Ihre Urlaubsvertretung tabu sind. Geben Sie zudem vor, wie Sie gearbeitet werden soll: Sollen Newsletter, Rundschreiben und Werbung gelöscht oder separat gesammelt werden oder im Posteingang verbleiben? Weisen Sie auch auf eventuelle Filterfunktionen oder Regeln Ihres E-Mail-Programms hin, die Sie eingestellt haben.
Spezialliste für die Aufgaben und Deckblatt für Projekte
Machen Sie Ihre Urlaubsvertretung ganz praktisch mit Ihrer Wiedervorlage und Ablage vertraut. Wichtig ist dabei, dass Ihre vorgeplanten und terminierten Aufgaben im Blick sind. Dazu gehört auch die Einweisung, wo Unterlagen zu den Vorgängen aufbewahrt werden. Ihre Urlaubsvertretung wiederum muss alle Vorgänge auch für Sie sauber in das System einpassen. Auf jeden Fall muss klar sein, welche Vorgänge liegen bleiben können und wo Handlungsbedarf ist.
Für die Übersicht der anstehenden Aufgaben erstellen Sie am besten eine Liste:
- Unterteilen Sie in 3 Spalten: tägliche, wöchentliche und aktuelle Aufgaben.
- Notieren Sie dazu Termine, Prioritäten, Ansprechpartner sowie den Hinweis, wo entsprechende Unterlagen zu finden sind.
Erstellen Sie für laufende Projekte ein Deckblatt
- mit Projektname, Projektdauer, Projektverantwortlichen und Ansprechpartnern.
- Notieren Sie, wo was im PC und als Papiervariante abgelegt ist.
- Skizzieren Sie den aktuellen Stand sowie die nächsten Projektschritte.
- Vermerken Sie, welche Aktionen noch offen sind und wann und wie Ihre Urlaubsvertretung diese abschließen soll.
Jetzt sind Sie dran – Urlaubsvertretung
Gehen Sie mit Blick auf Terminkalender, Aufgaben- und Projektübersichten noch einmal durch, welche Dinge während Ihrer Abwesenheit anfallen werden und was auf Ihre Vertretung zukommen könnte. Versetzen Sie sich gedanklich auch in die Position der Urlaubsvertretung. Was für Sie selbst selbstverständlich ist, kann für Ihre Vertretung Neuland und gar nicht logisch sein. Dann machen Sie eine saubere Übergabe, damit Sie Ihren Urlaub richtig genießen können.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation