1. Kosten für die Bewerbungsunterlagen
Die Auslagen für Briefporto, Schreibpapier, Bewerbungsmappen, Kopierkosten und Fotos muss der Bewerber selbst tragen. Ausnahme: Sie haben z. B. eine spezielle kostspielige Anforderung gestellt, die über die normalen Bewerbungsunterlagen hinausgeht.
2. Auslagen für Initiativbewerbungen
Bei Initiativbewerbungen müssen die Bewerbungsunterlagen nicht auf Kosten des Unternehmens zurückgeschickt werden. Aus Imagegründen empfiehlt sich jedoch in jedem Fall eine individuelle Absage mit Rücksendung der Unterlagen.
3. Kosten für eine unaufgeforderte persönliche Vorstellung
Wenn Sie z. B. eine Anzeige geschaltet haben, fordert diese Interessierte lediglich dazu auf, die Bewerbungsunterlagen zu schicken. Taucht ein Bewerber trotzdem ohne Aufforderung persönlich bei Ihnen auf, müssen Sie dessen Auslagen nicht erstatten.
4. Flugkosten
Flugkosten des Bewerbers müssen nur übernommen werden, wenn die Entfernung so groß ist, dass sie mit angemessenem Zeitaufwand nur mit dem Flugzeug zurückgelegt werden kann. Oder wenn der Bewerber als Kandidat für eine Führungsposition eingeladen wurde.
5. Kosten für den Verdienstausfall
Diese müssen nicht erstattet werden, weil der Bewerber einen Anspruch auf bezahlte Freistellung zur Stellensuche gegen seinen bisherigen Arbeitgeber hat (§ 629 BGB).
In diesen Fällen müssen Sie die Kosten übernehmen:
Sie müssen zahlen, wenn Sie den Bewerber aufgefordert haben, sich persönlich bei Ihnen vorzustellen. Und zwar auch dann, wenn es durch Ihr Verschulden nicht zum Vorstellungsgespräch gekommen ist oder Sie ihn nicht einstellen. (Eine Aufforderung zur persönlichen Vorstellung liegt übrigens dann vor, wenn Sie bereits in der Stellenanzeige zur persönlichen Vorstellung auffordern, ein beauftragter Berater den Bewerber zu Ihnen einlädt oder Sie ihn selbst zum Vorstellungsgespräch laden).
Fahrtkosten: Eine Fahrt mit der Bahn in der 2.Klasse müssen Sie bezahlen. Die Anreise mit dem Pkw erstatten Sie mit den steuerrechtlichen Kilometerpauschalen, wobei der Bewerber die kilometermäßig günstigste Fahrstrecke wählen muss. Ausnahme: Der Bewerber ist aus anderen Gründen bereits vor Ort. Dann müssen Sie ihm nur die vor Ort verursachten Fahrtkosten erstatten.
Übernachtungskosten müssen Sie nur dann übernehmen, wenn eine Hin- und Rückreise am selben Tag nicht zugemutet werden kann. Verpflegungskosten müssen Sie nach den steuerrechtlichen Pauschalsätzen für Dienstreisen oder nach Beleg abrechnen.
Tipp: Sie müssen die genannten Kosten nicht übernehmen, wenn Sie Ihren Bewerber mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch ausdrücklich schriftlich darauf hinweisen.