Mit den Bewerbungsunterlagen übersenden Ihnen die Bewerber sensible Informationen zu privaten Lebensumständen, ihrer aktuellen beruflichen Situation usw. Nicht selten wird dabei auch das aktuelle Gehalt mitgeteilt.
Bewerbungsunterlagen vor dem Zugriff Unbefugter schützen
Die Informationen in den Bewerbungsunterlagen unterliegen dem Datenschutz. Als Empfänger der Bewerbungsunterlagen sind Sie dafür verantwortlich, dass dieser Datenschutz gewahrt wird. Dazu gehört auch, dass nicht mehr Personen als unbedingt notwendig Zugang zu diesen Informationen haben.
Natürlich ist mitunter die Versuchung der Kollegen groß, zu schauen, wer sich auf eine neue Stelle beworben hat. Beschäftigen Sie beispielsweise in einem kleinen Unternehmen 3 Mitarbeiter im Sekretariat, die üblicherweise auch die Post öffnen, und suchen einen weiteren Mitarbeiter, ist die Versuchung gelegentlich zu groß. Es ist verständlich, dass die Kollegen schon mal wissen wollen, wer denn da möglichweise dazu kommt. Nur, mit Datenschutz und vertraulichem Ungang mit Bewerbungsunterlagen hat das nichts mehr zu tun.
So begrenzen Sie die Anzahl der Leser von Bewerbungsunterlagen
Es haben sich einige Möglichkeiten entwickelt, um zu erreichen, dass die Anzahl der Leser von Bewerbungsunterlagen begrenzt wird:
- Legen Sie zunächst fest, wer intern bei der Bewerberauswahl beteiligt sein muss, daher Zugang zu den Bewerbungsunterlagen benötigt, und wer nicht.
- Informieren Sie bereits in der Stellenanzeige darüber, an wen die Bewerbungsunterlagen zu adressieren sind.
- Bestimmen Sie intern, wer eingehende Post mit Bewerbungsunterlagen öffnen soll. In der Regel lassen sich Bewerbungsunterlagen einfach im Posteingang identifizieren.
- Weisen Sie alle Personen noch einmal gesondert auf den notwendigen vertraulichen Umgang mit Bewerbungsunterlagen hin.
- Stellen Sie sicher, dass Bewerbungsunterlagen verschlossen aufbewahrt werden.